Первичные документы бухгалтерского учета — перечень
Первичные документы бухгалтерского учета важны и в вопросах ведения бухучета, и в определении объема налоговых обязательств. Ответственному за составление первичных документов бухгалтерского учета специалисту компании важно четко понимать содержание и формы таких документов, а также знать специфику ведения учетных регистров.
Роль первичного документа в бухгалтерском учете
Первичные документы — это документы, при помощи которых компания оформляет произошедшие на предприятии хозяйственные события (п. 1 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Первое, что следует отчетливо понимать бухгалтерам любой организации: сегодня какого-либо определенного обязательного для всех перечня форм первичных документов бухгалтерского учета не существует. Любая фирма сама для себя определяет формы первичных документов в зависимости от цели их применения.
Однако для таких документов законодательно установлен перечень обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ), а составлять документы необходимо с учетом требований ФСБУ 27/2021.
ВАЖНО! Применяемые в бухучете формы должны быть обязательно закреплены в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 1/2008, утвержденного приказом Минфина РФ от 06.10.2008 № 106н).
О том, сколько нужно хранить первичные документы, читайте в материале «Какой срок хранения документов в архиве организации?».
Таблица со сроками хранения документов приведена в системе КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к правовой системе и переходите в справочный материал.
Перечень возможных первичных документов бухгалтерского учета
Перечень первичных документов бухгалтерского учета в 2022-2023 годах может быть таким:
- Товарная накладная. Это документ, в котором отражается перечень передаваемых товарно-материальных ценностей. Накладная оформляется в 2 экземплярах и содержит сведения, которые впоследствии отражаются в счете-фактуре. Накладная подписывается представителями обеих сторон, участвующих в сделке, и заверяется печатью (если ее фирма использует в своей практике). Вы можете бесплатно скачать бланк и образец товарной накладной ТОРГ-12, кликнув по картинке ниже:
О наиболее часто применяемой ее форме читайте в статье «Унифицированная форма ТОРГ-12 — бланк и образец».
- Акт сдачи-приемки. Он составляется по завершении выполнения определенных работ (услуг), чтобы подтвердить, что результат работ соответствует изначальным требованиям договора.
Образец такого акта смотрите здесь.
- Первичные документы расчета с персоналом по оплате труда (например, расчетно-платежные ведомости). Вы можете бесплатно скачать бланк и образец расчетно-платежной ведомости Т-49, кликнув по картинке ниже:
- Документы, связанные с наличием объектов ОС, – здесь компания может оформлять такую документацию из перечня первичных учетных документов бухгалтерского учета:
- Акт приемки-передачи ОС по форме ОС-1 – при поступлении или выбытии объекта, не относящегося к зданиям или сооружениям. Вы можете бесплатно скачать бланк и образец акта приема-передачи основных средств ОС-1, кликнув по картинке ниже:
- Если объект ОС является зданием или сооружением, то его поступление или выбытие оформляется актом по форме ОС-1а.
- Списание объекта ОС оформляется актом по форме ОС-4.
- Если требуется задокументировать факт проведенной инвентаризации, составляется инвентаризационная опись ОС по форме ИНВ-1.
- Если же инвентаризация проводилась в отношении НМА, то опись будет составляться уже по форме ИНВ-1а.
- Отдельной группой первичных документов являются кассовые документы. К ним относится, в частности, такой список первичных документов бухгалтерского учета 2022-2023 годов:
- Приходный кассовый ордер. Вы можете бесплатно скачать бланк и образец приходного кассового ордера (КО-1), кликнув по картинке ниже:
- Расходный кассовый ордер. Вы можете бесплатно скачать бланк и образец расходного кассового ордера (КО-2), кликнув по картинке ниже:
- Платежное поручение.
О правилах оформления этого документа читайте здесь.
- Авансовый отчет.
О том, чем руководствоваться, оформляя такой документ, читайте в этой статье.
- Акт зачета взаимных требований.
Об особенностях применения этого документа читайте здесь.
- Бухгалтерская справка.
Приведенный список не исчерпывает всего объема первичных документов, применяемых в бухучете, и может быть расширен в зависимости от особенностей учета, осуществляемого в каждой конкретной организации.
Полный список первичных документов вы найдете в Справочнике от КонсультантПлюс. Получите бесплатно пробный доступ к системе и переходите к перечню.
ВАЖНО! Не являются первичными документами бухгалтерского учета из перечня 2022-2023 – список был предложен выше:
- Договор. Это документ, в котором оговариваются права, обязанности и ответственность сторон, участвующих в сделке, сроки и порядок расчета, особые условия и т. д. Его данные задействуют при организации учета по аналитике расчетов с контрагентами, но сам он учетных операций не формирует.
- Счет. В этом документе отражается сумма, которую покупатель соглашается оплатить, принимая условия поставщика. В счете может присутствовать дополнительная информация об условиях сделки (сроки, порядок оплаты и поставки и т. д.), т. е. он дополняет договор.
- Счет-фактура. Этот документ составляется для налоговых целей, поскольку на его основании покупатели принимают к вычету суммы НДС, предъявленные поставщиками (п. 1 ст. 169 НК РФ). Таким образом, счетом-фактурой при отсутствии других документов, характеризующих определенную сделку, невозможно будет подтвердить расходы по данной сделке (письма Минфина РФ от 25.06.2007 № 03-03-06/1/392, ФНС от 31.03.2006 № 02-3-08/31, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 19.04.2006 № А78-4606/05-С2-20/317-Ф02-1135/06-С1).
Следует иметь в виду, что приведенные в перечне унифицированные формы первичных бухгалтерских документов не являются обязательными для применения, т. к. с 2013 года (после принятия закона № 402-ФЗ) бланки таких форм можно разрабатывать самостоятельно. Но в большинстве случаев они продолжают использоваться. Поэтому в 2022–2023 годах перечень унифицированных форм первичных бухгалтерских документов,содержащихся в постановлениях Госкомстата, продолжает оставаться актуальным.
Какие сведения должны содержать формы первичных документов
Несмотря на то что обязательных для всех форм первичных документов в настоящее время не существует, законодателем установлены требования к содержанию таких документов. Перечень обязательных реквизитов, которые должны содержаться в каждом первичном документе, приводится в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Это, в частности:
- название документа;
- дата, когда такой документ был составлен;
- информация о составившем документ лице (наименование компании или ИП);
- суть факта хозяйственной жизни, который был оформлен данным документом;
- денежные, числовые характеристики, измерители произошедшего события (к примеру, в каком объеме, в каких единицах и на какую сумму товарная продукция была реализована покупателям);
- сведения об ответственных специалистах, которые оформляли свершившееся событие, а также подписи таких специалистов.
Если первичка не соответствует требованиям, организацию могут ждать в том числе и налоговые последствия.
Получите бесплатный доступ к КонсультантПлюс и узнаете о том, какие претензии у налоговиков возникают наиболее часто и как им противостоять.
О том, как делегируется право подписи, читайте в статье «Приказ о праве подписи первичных документов – образец».
Первичные документы и регистры бухгалтерского учета
Как могут быть классифицированы первичные документы бухгалтерского учета?
Если первичный документ выпустила сама компания, то он может относиться либо к группе внутренних, либо к группе внешних. Документ, который составлен внутри фирмы и распространяет свое действие на компанию-составителя — это внутренний первичный документ. Если же документ был получен со стороны (или составлен фирмой и выдан на сторону), то это будет внешний первичный документ.
Внутренние документы фирмы подразделяются на следующие категории:
- Распорядительные первичные документы — такие, которыми фирма отдает распоряжение какой-либо своей структурной единице или сотруднику. К указанной категории относятся приказы компании, распоряжения и т. д.
- Исполнительные первичные документы. В них компания отражает факт того, что определенное хозяйственное событие свершилось.
- Документы бухгалтерского оформления. С их помощью компания систематизирует и обобщает сведения, содержащиеся в иных распорядительных и оправдательных документах.
После того как хозяйственное событие было оформлено первичным документом, далее требуется отразить произошедшее событие в учетных регистрах. Они, по сути, являются носителями упорядоченной информации, в них аккумулируются и распределяются признаки и показатели хозяйственных сделок.
По внешнему виду выделяют следующие регистры:
- книги;
- карточки;
- свободные листы.
Исходя из способа ведения регистра, выделяют следующие группы:
- Хронологические регистры. В них фиксируют произошедшие события последовательно — от первого по времени свершения к последнему.
- Систематические регистры. В них компания классифицирует свершившиеся сделки по экономическому содержанию (пример — кассовая книга).
- Комбинированные регистры.
По критерию содержания информации, отражаемой в регистрах, выделяются:
- синтетические регистры (к примеру, журнал-ордер);
- аналитические регистры (платежная ведомость);
- комбинированные регистры, в разрезе которых фирма осуществляет как синтетический, так и аналитический учет.
Итоги
Обязательных для всех форм и перечня первичных документов бухгалтерского учета в настоящее время не существует: любой хозсубъект вправе самостоятельно определить для себя формы первичных документов, которые он будет применять в своей деятельности.
Вместе с тем наиболее распространенными первичными документами бухгалтерского учета выступают имеющие аналоги среди унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом.
После того как первичный документ оформлен, необходимо перенести информацию из него в учетный регистр.
- Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
- ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Унифицированные формы первичных документов (перечень)
Унифицированные формы документов привычны и удобны в работе, поэтому, несмотря на то, что большинство из них с 2013 года необязательны, они применяются до сих пор. Об унифицированных формах документов мы расскажем в этой статье.
Унифицированные формы первичных бухгалтерских документов — что это значит?
На протяжении долгих лет, вплоть до 2013 года, в качестве первичных документов для целей бухгалтерского и налогового учета могли использоваться лишь документы, составленные по специально утвержденным формам. Эти формы получили название унифицированных. В свободной форме допускалось составлять только те документы, для которых унифицированной формы не существовало.
Со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ экономические субъекты получили право разрабатывать формы документов самостоятельно при условии соблюдения определенных требований к ним. С 2022 года требования закона о бухучете в части документооборота дополняет новый ФСБУ 27/2021. Читайте о новом ФСБУ в нашей статье.
Однако многие компании продолжают применять унифицированные бланки, т.к. они соответствуют всем требованиям законодательства. Эксперты КонсультантПлюс собрали все формы в единый материал. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Справочную информацию.
После этого большинство унифицированных форм первичных документов стали рекомендуемыми, однако остались и обязательные. О них речь пойдет далее.
Какие унифицированные формы первичной учетной документации являются обязательными
Обязательными продолжают оставаться формы первичной документации, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (см. письмо Минфина России от 06.03.2013 № 03-03-06/1/6700). Например, это:
- Кассовые документы из альбома унифицированных форм, утвержденного постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (информация Минфина России № ПЗ-10/2012, письмо Минфина России от 28.02.2013 № 03-03-06/1/5971).
- Транспортная накладная по форме из приложения 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272 (это следует из писем Минфина России от 06.09.2016 № 03-03-06/1/52112, от 20.07.2015 № 03-03-06/1/41407, ФНС РФ от 17.05.2016 № АС-4-15/8657@)..
Таким образом, обязательность применения унифицированных форм относится не только к кассовым документам, но и к транспортной накладной.
Как правильно оформлять первичные документы, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Скачать бланк транспортной накладной вы можете в статье «Подтверждение транспортных расходов — какими документами?» .
А еще обязательными являются формы, установленные для бюджетников. Их можно найти в приказе Минфина от 30.03.2015 № 52н об утверждении форм первичных документов и регистров бухучета госорганов и бюджетников и указаний по их применению.
Что означает «альбом унифицированных форм первичной учетной документации» (примеры)
Альбомом унифицированных форм принято именовать так называемую тематическую подборку форм документов. Так, существуют альбомы по учету:
- кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;
- кассовых операций;
- торговых операций;
- основных средств и нематериальных активов;
- материалов;
- продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения;
- результатов инвентаризации;
- работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ и др.
Унифицированные формы кадровых документов (табели, ведомости и т. п.)
Унифицированные формы кадровых документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Условно их можно разделить на 2 группы:
