Справочная информация: «Сроки хранения документов организаций» (Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)
В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 данного Федерального закона.
К указанным перечням документов относятся:
1) перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней, утверждаемые уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (в настоящее время — Росархив, ранее — Минкультуры России):
— Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (до 18 февраля 2020 года — Перечень, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558);
— Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Росархива от 28.12.2021 N 142 (до 13 февраля 2022 года — Перечень, утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182).
Также см. Инструкцию по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
Кроме того, до 17 декабря 2020 года для определения сроков хранения управленческих документов за 80-е — первую половину 90-х годов XX в., а также специфической (отраслевой) документации применялся Перечень типовых документов, утв. Главархивом СССР 15.08.1988.
2) утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения (см. также Методические рекомендации по подготовке указанных перечней);
3) перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения и инструкция по его применению, утверждаемый уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства совместно с Банком России.
Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс.
В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
О методике работы по организации хранения и учета документов по личному составу см. Методические рекомендации, разработанные ВНИИДАД.
Внимание! С 1 января 2021 года действует механизм «регуляторной гильотины». По общему правилу в рамках государственного контроля (надзора) не допускается оценка соблюдения обязательных требований, содержащихся в нормативных правовых актах Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти, вступивших в силу до 1 января 2020 года, а также в правовых актах исполнительных и распорядительных органов государственной власти РСФСР и СССР. Несоблюдение таких требований не может являться основанием для привлечения к административной ответственности (см. Федеральный закон от 31.07.2020 N 247-ФЗ).
Необходимо учитывать, что Правительством РФ определен перечень нормативных правовых актов и их групп, а также отдельных положений, на которые не распространяется механизм «регуляторной гильотины». При этом в отношении некоторых актов и положений установлен ограниченный срок нахождения в перечне (см. Постановление Правительства РФ от 31.12.2020 N 2467).
Какие сроки хранения документов в 2021-2022 году
В деятельности любой компании документы образуются ежедневно. Это документы бухгалтерские, кадровые, налоговые, организационные. Сколько времени нужно их хранить?Ответ можно найти в Законе о бухгалтерском учете, Законе об архивном деле, Налоговом кодексе и в некоторых ведомственных документах.
Также есть специальный Приказ Росархива «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
Все основные сроки мы собрали в одну таблицу.
Бухгалтерские документы
- Первичные учетные документы
- Кассовые документы и книги
- Банковские документы
- Корешки чековых книжек
- Ордера, табели, извещения банков и требования на перевод денежных средств
- Авансовые отчеты
- Переписка
Если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу
Пункт 277 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Статья 29 Закона N 402-ФЗ
Кассовый чек и бланк строгой отчетности
6 месяцев со дня их выдачи на бумажном носителе
Пункт 8 ст. 4.7 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ
Книга кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями
Часть 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ
Документы учетной политики
Пункт 267 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Бухгалтерская отчетность: баланс, отчет о финансовых результатах, отчет о целевом использовании средств, приложения к ним
Промежуточная — 5 лет
Пункт 268 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Расчет и уплата налогов и взносов
Налоговые декларации и расчеты, кроме РСВ
Пункты 310, 311 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов, состоянии расчетов с бюджетом
Пункты 305, 312, 313 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ
Документы, необходимые для исчисления налогов, и документы, подтверждающие расходы
Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ.
Статья 29 Закона N 402-ФЗ
Документы, подтверждающие объем понесенного убытка
Весь период, по которому уменьшен налог
Уведомления, требования, решения, постановления, возражения, жалобы
Документы, использованные при подготовке жалобы по результатам выездной или камеральной проверки
Электронные документы с УКЭП, сертификаты ключей проверки электронных подписей, которыми завизированы документы
Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные):
Пункт 308 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Стр. 395 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558
— если делопроизводство закончено до конца 2002 года;
5 лет (75 лет — если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты)
— если делопроизводство закончено после 1 января 2003 года
Карточки индивидуального учета выплат и начисленных страховых взносов
Пункт 309 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Пункт 317 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137
Книги покупок, продаж и дополнительные листы к ним
4 года с момента последней записи
Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137
Документы для применения налоговых льгот, предусмотренных для региональных инвестиционных проектов
Пункт 3 ст. 89.2 НК РФ
Документы по зарплате
Положения об оплате труда и премировании работников
Пункт 294 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Карточки индивидуального учета выплат, вознаграждений и страховых взносов
Пункт 309 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Реестры сведений о доходах физлиц
Пункт 313 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Лицевые счета работников: для документов, по которым:
Пункт 296 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
— делопроизводство закончено до конца 2002 года;
— делопроизводство закончено после 1 января 2003 года
Платежные ведомости, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат
В течение 6 лет, если работодатель ведет лицевые счета сотрудников. Если не ведет — то 50 (75) лет
Пункт 295 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Пункт 299 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Табели учета рабочего времени
Пункт 402 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и другие документы о выплате пособий, о премировании, о пересмотре размера оплаты труда, оплате больничных и выдаче матпомощи
Пункты 401, 405, 406 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы, подтверждающие расчет и уплату взносов
Подпункт 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ
Документы по выплате пособий: листки нетрудоспособности, заявления, договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников
Пункты 618, 633 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Расходные ордера на санаторно-курортные путевки
Пункт 636 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Кадровые документы
Приказы и распоряжения по основной деятельности: о вступлении в должность, возложении на руководителя обязанностей главбуха, досрочном сложении полномочий, назначении ответственных
Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Правила внутреннего трудового распорядка организации, служебный распорядок
Пункт 381 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Положения или инструкции по обработке персональных данных
Пункт 440 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Согласие на обработку персональных данных
3 года после того, как истечет срок действия согласия, или после отзыва
Пункт 441 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Пункт 453 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы о дисциплинарных взысканиях
Пункт 383 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Заявки о потребности в иностранцах
Пункт 377 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда
Пункт 409 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий
Пункт 424 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Приказы и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам
Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Приказы о направлении в командировку
Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Приказы о предоставлении ежегодных отпусков, дополнительных оплачиваемых и учебных отпусков
Пункты 300, 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица. Списки ответственных и образцы подписей
Пункты 279, 281, 282 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы (отчеты, акты, списки, планы-графики, переписка) периодических медицинских осмотров
Пункт 635 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним
Если делопроизводство закончено до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после — 50 лет
Пункт 435 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Все приказы по личному составу: о приеме на работу, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов и званий, поощрении, награждении, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы. А также докладные записки, справки, заявления к приказам по личному составу
Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Все подлинные личные документы: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, не востребованные сотрудниками при увольнении
Пункт 449 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Гражданско-правовые договоры с физлицами и акты по ним
Пункт 301 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Личные дела и личные карточки работников
Пункты 444, 445 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Приказы об изменении анкетно-биографических данных
Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Уведомления, предупреждения работников
Пункт 436 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии
Пункт 451 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте)
Пункт 423 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы, относящиеся к работе во вредных и опасных условиях труда, — табели учета рабочего времени и приказы на командировки
Пункты 410, 411, 414 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Основные средства
Документы о переоценке основных фондов и амортизации
5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов
Пункт 323 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы о списании основных средств
5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов
Пункт 323 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю, т.е. при передаче с баланса на баланс
5 лет после выбытия имущества
Пункт 325 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
УСН
Книги учета доходов и расходов на УСН
Пункт 318 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Экспертно-аналитические документы
Отчеты и заключения экспертно-аналитических мероприятий Счетной палаты, региональных и местных контрольно-счетных органов
Пункт 142 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
План финансово-хозяйственной деятельности
План финансово-хозяйственной деятельности нужно хранить столько же, сколько бюджетную смету
— по месту утверждения
Пункт 243 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
— по месту разработки
Отчеты о выполнении планов ФХД
Пункт 272 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Пункт 262 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Договоры и соглашения
Договоры аренды, безвозмездного пользования: недвижимого имущества; движимого имущества
По истечении срока действия договора, после прекращения обязательств: 10 лет и 5 лет
Пункт 94 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Договор дарения (пожертвования) имущества
До ликвидации организации
Пункт 90 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу
Пункт 96 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы по залогу недвижимости
10 лет с момента истечения срока действия договора
В случае спора документы хранят до принятия решения по делу
Пункт 98 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Договор мены недвижимости; движимого имущества
До ликвидации организации; 5 лет по истечении срока действия договора или по выполнении обязательств
Пункт 99 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Договор поручения: по недвижимому имуществу; по движимому имуществу
Пункт 101 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества
Пункт 261 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
«Клерк.Разборы» — эксклюзивные и полезные статьи от редакции
Эксклюзивные статьи про изменения в учете и налогах. Вышел новый закон или письмо ФНС? Не ищите в инете, мы все разберем для вас.
