Оформляем и выдаем работникам справки
КАКИЕ ВИДЫ СПРАВОК МОЖЕТ ТРЕБОВАТЬ РАБОТНИК?
Работникам могут понадобиться разные справки. Разные в зависимости от цели, содержания и места предоставления. В этой статье мы рассмотрим примеры наиболее востребованных справок.
Обязанность выдавать работникам справки установлена Трудовым кодексом РФ.
Извлечение из Трудового кодекса РФ
Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
К этому списку стоит добавить справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ[1]. Эту справку чаще всего оформляют при увольнении работника, она нужна бухгалтерии для определения сумм налоговых вычетов. Кроме того, ее может запросить банк при получении работником кредита или займа.
Извлечение из Налогового кодекса РФ
Глава 23. Налог на доходы физических лиц
Статья 230. Обеспечение соблюдения положений настоящей главы
3. Налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.
Выдается справка на основании заявления. Она подписывается руководителем и бухгалтером и заверяется печатью.
Реквизиты справок оформляются в соответствии со схемами расположения реквизитов документов, приведенными в приложении А к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ СПРАВКИ
Справки, как правило, оформляются на общем бланке или на специально разработанном бланке для справок. В любом случае справка должна содержать следующие реквизиты:
• наименование организации — автора документа;
• наименование вида документа («справка»);
• регистрационный номер документа;
• место составления документа;
• заголовок к тексту (при оформлении на бланке формата А4);
• отметка о наличии приложения (если оно имеется);
• подпись руководителя организации или его заместителя;
• оттиск печати (при наличии у организации или индивидуального предпринимателя).
ФОРМЫ СПРАВОК, ВЫДАВАЕМЫХ РАБОТНИКУ
Справка с места работы
Такие справки занимают особое место среди документов по личному составу. Их основная цель — подтвердить определенные факты, а именно:
• должность или профессию (пример 1);
• размер заработной платы и т. д.
Справка с места работы подписывается руководителем организации либо кадровым работником, если такая обязанность входит в его компетенцию на основании приказа о распределении обязанностей.
Справка о заработной плате тоже имеет несколько разновидностей. Например, справка о заработной плате за последние три месяца работы (пример 2) может представляться в органы соцзащиты для признания семьи малообеспеченной.
Еще одна распространенная справка — о сумме заработной платы за два календарных года, предшествующих увольнению работника, — выдается по письменному заявлению застрахованного лица (его законного представителя либо доверенного лица) не позднее трех рабочих дней со дня получения (регистрации) страхователем заявления.
Эта справка нужна уволенному работнику для оформления пособий (по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком).
Заполняется она либо от руки черными или синими чернилами (шариковой ручкой), либо с использованием технических средств (компьютера или пишущей машинки). Подчистки и исправления не допускаются. Сведения, содержащиеся в справке, заполняются на основании данных бухгалтерского учета и отчетности страхователя. Заполненная справка удостоверяется печатью организации (круглой), которая проставляется в специально отведенном месте и не должна закрывать подпись.
Справка для представления по месту требования
В зависимости от места требования содержание справки может разниться. Исполнитель обязательно должен уточнить у работника, в какую организацию он будет ее представлять.
Справка для представления по указанному работником месту требования оформляется и регистрируется в том же порядке, что и справки с места работы, — на фирменном бланке организации (пример 3).
КАК УЧИТЫВАЮТСЯ СПРАВКИ?
Учет справок, выдаваемых с места работы, ведется инспектором по кадрам или другим работником отдела кадров в специальном журнале (книге) учета либо в его электронном аналоге (пример 4).
Выводы:
1. Справки работнику выдаются по его заявлению. В заявлении нужно указать, какие именно сведения должны содержаться в справке.
2. Выдаваемые справки подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом и заверяются печатью организации (при ее наличии).
3. Выдаваемые справки учитываются в специальном журнале и выдаются работнику под роспись.
[1] Приложение № 1 к Приказу ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ «Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме».
Справка с места работы – Как правильно оформить в 2021?
Каждому официально работающему по трудовому договору в компании или у индивидуального предпринимателя (ИП), рано или поздно потребуется справка с работы, справка о приеме на работу. Она необходима для оформления документов, для предоставления в органы власти, чтобы воспользоваться банковскими услугами или получить визу. О том, как правильно её запросить, чтобы она была выдана, особенности каждого нетипового вида, и ответы на самые часто задаваемые вопросы, рассмотрим далее в статье.
Что такое справка с места работы когда она выдается
Справка с места работы – это документ, подтверждающий сведения о трудовой деятельности запросившего её сотрудника. Такой документ работодатель обязан выдать безвозмездно, в течение трех дней по письменному заявлению, устному запросу, письму сотрудника. Он укажет, какие именно сведения необходимы, чтобы предъявить ее по месту требования.
Простыми словами, справка с места работы – это справка, которая подтверждает, что вы находитесь в трудовых отношениях с конкретным работодателем, на определенной должности и в течение определенного периода времени.
То есть фактически такой документ подтверждает трудоустройство в конкретной организации. Так, необходима такая справка для работы по совместительству.
Какие сведения указываются в справке с места работы
В зависимости от того какая именно справка с места работы необходима по месту требования, содержащиеся в ней сведения для подтверждения, могут быть различными:
- об уровне заработной платы;
- о стаже;
- об организации, работодателе и работнике. Например, «справка выдана отделом кадров», «справка дана работнике ФИО»;
- о должности;
- об условиях и характере труда и другие.
Что нужно для получения справки с места работы
Такие справки с работы выдаются по запросу сотрудника в форме письменного заявления или, если политика компании позволяет – по устной просьбе. Важно обозначить какие конкретно сведения необходимо указать/подтвердить, место предоставления и другие важные моменты в конкретной ситуации. В течение трех дней работодатель должен предоставить сотруднику готовый документ.
По своему содержанию и процессу получения справка с места работы похожа на справку с места учебы. В целом, похожи и формы выдачи таких справок – образец справки с места работы.
Правила составления справки
Существуют общие правила составления и выдачи справок с места работы, независимо от причины её запроса. Давайте рассмотрим, кто может выдать такой документ, как она оформляется и кто может получить.
Кто выдает справку
Справки с места работы выдают от лица компании-работодателя, но это могут быть разные подразделения. Например, если необходимо указать сведения о заработной плате – бухгалтерия, информация о стаже, условиях труда – отдел кадров, также документ может выдать руководитель-генеральный директор компании-работодателя.
Если справку подпишет инспектор отдела кадров, ее могут не принять по месту требования или попросят подтвердить полномочия подписавшего. Претензии по поводу справок редки, но лучше, чтобы ее подписывали начальник отдела кадров или генеральный директор. К таким документам вопросов обычно не возникает.
Если в документе есть информация о заработной плате сотрудника или других начислениях, то кроме директора или уполномоченного кадровика ее подписывает главный бухгалтер.
Кто имеет право требовать справку
Запросить справку для предъявления по месту требования может любой сотрудник, независимо от своего положения и специализации в компании. Также аналогичный документ может потребовать бывший сотрудник при увольнении, для предоставления на новое место работы.
Правила оформления справки
Документ должен быть оформлен в бумажном виде, иметь сведения о компании, выдавшей её, а также должностном лице. Также обязательно указывать дату, когда справка выдана, в соответствии с внутренним документооборотом. Заверяется документ подписью и печатью работодателя. Если необходимо предоставить справку в электронном виде, сотрудник может снять скан с бумажного оригинала.
Справка может быть написана как от руки, так и в печатном виде; как на стандартном листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия (последний вариант удобен тем, что содержит в себе реквизиты). Она может быть выдана в стольких экземплярах, в скольких требуется, при этом каждый из них должен быть заверен должным образом.
Важно! Иногда сотрудники требуют поставить печать. Это делать не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица освобождены от обязанности удостоверять свои бумаги оттисками печатей и штампов. Главное – чтобы были указаны все реквизиты и контакты компании, выдавшей справку.
Срок действия справки
Действительность документа устанавливается со дня, когда справка выдана, поэтому так важно, чтобы в тексте документа она была отражена. Законодательством прямо не установлены пределы действия справки, но установить его для определённого документа можно, указав в тексте срок действия.
Образец справки с места работы
Официального бланка нет, по сути, справка составляется в достаточно свободной форме. Главное – отразить необходимые данные, учитывая цель запроса и места предъявления. Типовая форма, наиболее распространенный запрос – документ с указанием должности и уровня заработной платы представлена ниже. Аналогична справка с места работы ИП. Мы предлагаем следующую типовую форму:
Нюансы заполнения справок
Однако для разных целей, в разные места требования необходимо сообщать (подтверждать) различные сведения о месте работы гражданина, поэтому работодателю важно знать особенности оформления нетипичных видов таких справок.
Как выглядит справка в судебные органы
Если была запрошена справка для приставов, правоохранительными органами или для суда, то в ней должна быть отражена интересующая их информация. Например, суду нужно подтвердить информацию о нахождении работника в определенную дату и определённое время на территории работодателя или о сумме его зарплаты. Для судебных приставов с места работы запрашивается аналогичный документ.
Получение визы
Для справки с работы, необходимой для предоставления в посольство или визовый центр, с целью оформления выезда за границу, обычно используется уточнение, что конкретный сотрудник будет находиться в оплачиваемом отпуске в конкретный период.
В органы соцзащиты населения
Как правило, в органы соцзащиты требуется справка с места работы, справка о приеме на работу, где указан размер доходов лица за три последних полных месяца, размер среднемесячного заработка. Иногда органы соцзащиты требуют представить эти сведения в виде таблицы (с отображением размера удержанного НДФЛ). Если документ нужен для получения субсидий на оплату жилья, то необходимо представить данные по доходу за 6 месяцев.
Для органов опеки
Для установления опеки, необходима справка с места работы или иной документ, подтверждающий доходы опекуна. Такие документы принимаются государственными учреждениями в течение года со дня их выдачи.
В центр занятости
В центр занятости, например, для постановки на учет в качестве безработного, необходимо предоставить справку о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы (службы). Бывший работодатель не вправе отказать в выдаче такой справки, что прямо отражено в законодательстве.
В ПФР
Бывают случаи, когда стаж работника не отражен в трудовой книжке и в системе сведений из системы персонифицированного учета ПФР. В таких случаях законодатель оставил право подтверждать стаж документами от работодателя. В таком случае поможет справка с места работы или прошлого места работы (архивная).
В военкомат
Работодатель содействует в контроле за учетом военнообязанных, поэтому возможен запрос справки с места работы. В документе должна быть указана информация, подтверждающая, что человек действительно является сотрудником компании, в какой должности, с какого момента.
Обязательные пункты для того, чтобы составить справку в военкомат с места работы:
- Наименование адресата места требования в правом верхнем углу;
- Титул с кратким описанием;
- Номер, дата слева под названием;
- Повествование начинается с ФИО субъекта на которого запрашиваются данные;
- Ниже указывается его должность, срок трудовой деятельности на предприятии, оплата;
- Документ подписывается руководителем и главным бухгалтером, после чего ставится печать компании.
Для детского сада
При устройстве ребенка в детский сад, родителю необходимо предоставить справку с места работы. Цель – подтвердить, что родитель имеет работу и доход. Особенно актуальна такая форма была в период действия ограничений, связанных с COVID-19, так как в детских садах функционировали только дежурные группы и посещать их могли дети, родители которых работали.
В банк
Чтобы пользоваться банковскими продуктами, кредитные организации в обязательном порядке запрашивают у своих клиентов или потенциальных клиентов, справки о том что они имеют доход. Для банка важно не только то, что у гражданина есть работа, но и то, какого уровня у него доход в цифрах.
Банки устанавливают внутренние правила, которыми предусмотрено, например, одобрение на выдачу кредитных средств, клиентам, которые подтвердили платежеспособность. Как правило, шаблоны тоже предоставляют банки, которые можно скачать на сайте.
Бланк справки с места работы в обязательном порядке должен содержать:
- ФИО работника
- Должность
- Стаж работы в компании, которая предоставляет справку
- Заработная плата помесячно за последние 6-12 мес.
- Удержания из заработной платы (зависит от требований конкретного банка)
Рекомендуем скачать справку с сайта банка, услугами которого планируете пользоваться. Так как каждый банк может требовать собственные критерии оформления и содержания документа.
Для расчета декретного отпуска и больничного
При смене работы, чтобы не «потерять» право на достойный расчет декретного отпуска или больничного, нужно обязательно брать справку со старого места работы. Законодательством прямо установлена обязанность работодателя выдавать справку при увольнении сотрудника по форме 182Н.
Бланк формы 182Н состоит из нескольких разделов.
- Сведения об организации, выдавшей справку,
- Информация о работнике, для которого она предназначена,
- Данные о заработной плате за два последних года, с которой в ПФР и ФСС шли страховые отчисления,
- Периоды, за которые выплаты во внебюджетные фонды не производились (например, во время нахождения на больничном).
Частые вопросы
Имеет ли право требовать справку уволившийся работник
По закону, сотрудник, который уволился, также может требовать у бывшего работодателя необходимую ему справку. Правда, законодательно закреплен лишь один вид такого документа, в выдаче которого запрещено отказывать: о заработной плате (например, для получения субсидий, пенсий, пособий и других социальных выплат). Информация для такого рода документов хранится в архиве предприятия. Срок выдачи справки с предыдущего места работы ограничен только сроком хранения соответствующих документов, подтверждающих стаж работы.
Имеет ли право работодатель отказать в выдаче справки
Нет, такие действия со стороны работодателя будут считаться неправомерными. В соответствии с положениями статьи 62 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель обязан в течение трех дней предоставить справку с места работы, на основании заявления/запроса от любого сотрудника, в том числе бывшего сотрудника. В случае отказа заявитель может защитить свое право в рамках суда.
Какие еще популярные справки могут потребоваться с места работы
2-НДФЛ
Иногда запрашивают бухгалтерскую справку по форме 2-НДФЛ. Ее действующая ныне форма утверждена Приказом ФНС России от 02.10.2018 N ММВ-7-11/566.
Справку о сумме зарплаты по форме, утвержденной Приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н, выдайте работнику в день увольнения на руки, после ознакомления с приказом об увольнении и связанными документами. Справку заверьте печатью организации (при наличии). Печать поставьте в нижнем левом углу справки так, чтобы она не закрывала подпись (п. п. 2, 7 Порядка выдачи справки о заработной плате).
Если в день увольнения выдать справку работнику не удастся, например, его не будет на работе, то направьте ему уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправку ее по почте. Такое уведомление направьте по адресу места жительства работника. Согласие работника должно быть выражено в письменной форме (п. 2 Порядка выдачи справки о заработной плате
Справка о стаже
Этот вид справки оформляют, когда нужно подтвердить, что сотрудник работал в компании. Если работник в заявлении просит сообщить стаж, укажите даты приема и увольнения. Для сотрудника в штате отметьте, что он работает по настоящее время. Можете указать общий стаж в годах и месяцах. Эта информация есть в любой кадровой программе в разделе сведений о трудовой деятельности.
Если сотрудник просит сообщить о периодах работы — укажите в справке все должности, которые он занимал, пока работал в компании. Пропишите номера и даты кадровых приказов. Сотрудник также вправе запросить и копии или выписки этих приказов. Тогда их нужно предоставить также в течение трех рабочих дней.
Справка о характере и условиях труда по основному месту работы
Такие справки могут потребоваться сотруднику при трудоустройстве для работы по совместительству. Приводим в пример бланк справки с места работы о характере и условиях труда:
Cправка для работы об отпуске с основного места работы
Если сотрудник работает по совместительству, для оформления отпуска ему потребуется подтвердить отпуск на основном месте работы. Форма справки об отпуске с основного места работы внешнего совместителя произвольная, так как нормативно утвержденной нет. По закону она необязательна, но обычно ее оформляют по просьбе-письмам внешнего совместителя на его основном месте работы, чтобы на работе по совместительству ему предоставили отпуск одновременно с отпуском по основной работе. В таком документе обычно указывают сведения о работнике (Ф.И.О., должность), даты запланированного отпуска по графику отпусков.
