Регистрация исходящих документов

8.1. Регистрация исходящих документов

8.1.1. Регистрацией документа является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания и отправления. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания, для акта — дата составления. Дата документа оформляется в соответствии с п. 10.3.3.

Регистрация производится путем присвоения каждому документу регистрационного номера в соответствии с п. 10.3.4.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

8.1.2. Вся исходящая документация регистрируется подразделением ДОУ в СЭД-регион:

— приказы, распоряжения, протоколы Коллегии и совещаний, соглашения, — в БД «ОРД»;

— служебные письма — в БД «Исходящие».

Исходящие документы регистрируются в день подписания или утверждения. Документы, подписанные или утвержденные за 30 минут до окончания рабочего дня, могут регистрироваться на следующий рабочий день.

8.1.3. Служебные письма принимаются к регистрации при наличии в СЭД-регион в БД «Исходящие» РК исходящего документа с вложенным файлом для всех документов, кроме документов с пометкой «Для служебного пользования».

8.1.3.1. При получении документа на бумажном носителе в подразделении ДОУ проверяется наличие подписи в документе, количество экземпляров документа для отправки, наличие РК документа в БД «Исходящие».

В случае неправильного оформления документ возвращается исполнителю, а РК отсылается в отдел-исполнитель с указанием причины отказа.

8.1.3.2. При поступлении в БД «Исходящие» РК документа проверяется наличие файла документа (если служебный документ будет отправляться в бумажном виде или в виде электронного образа документа) или электронного документа, подписанного УКЭП (во всех остальных случаях).

При выявлении ошибок РК возвращается на доработку в отдел, ответственный за документ.

8.1.4. После регистрации документа в СЭД-регион на документе на бумажном носителе регистрационный номер и дата переносятся на бланк в соответствии с расположением этих реквизитов.

Если документ подлежит отправке в виде электронного образа документа, выполняется сканирование документа на бумажном носителе и помещение его образа в РК.

8.1.5. Ответственность за своевременное представление на регистрацию исходящих документов и их РК несет исполнитель.

8.1.6. Ответственность за правильность оформления, наличие приложений и необходимых копий как при создании, визировании, так и при отправке документов несет исполнитель.

Как работать с журналом регистрации исходящих документов?

Документы, подлежащие отправке адресатам, необходимо регистрировать. Под исходящими документами понимают прежде всего деловые письма, составляемые на:

• бланке письма организации;
• бланках писем структурных подразделений (при наличии);
• бланках писем должностных лиц (при наличии).

Согласно п. 3.49 Примерной инструкции по делопроизводству[1] нельзя отправлять адресатам письма, не имеющие даты и регистрационного номера. Без письма при отправке документов не обойтись в любом случае: так, согласно п. 3.39 Правил делопроизводства[2] документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами. В соответствии с п. 3.4.7 Методических рекомендаций[3] в инструкции по делопроизводству организации нужно определить место, способ и сроки регистрации отправляемых документов.

2. Где взять журнал регистрации исходящих документов?

Для регистрации документов используют:

• бумажные журналы (книги учета). Их приобретают в магазинах или разрабатывают и печатают форму самостоятельно (и прошивают) перед началом календарного года;
• электронные регистрационно-учетные формы. Их работники самостоятельно создают и ведут, как правило, в формате Excel;
• журналы регистрации документов в системах электронного документооборота (далее – СЭД). От работника при регистрации требуется заполнять не поля журнала, а регистрационную карточку документа (перечень включаемых в СЭД сведений об исходящем документе – в п. 4.5 Правил делопроизводства)[4].

Выбор зависит от размеров организации и ее документооборота: чем она больше, тем сложнее вести бумажный журнал. Бумажный носитель затрудняет поиск документов и содержит ограниченное количество столбцов. Потому там, где не внедрена СЭД, распространены электронные учетные формы.

3. Какие правила ведения журнала учесть?

1. Если за регистрацию исходящих документов отвечают несколько работников, оптимизируйте их действия, определите место хранения журнала.
2. Форму и правила заполнения журнала, а при необходимости и другие нюансы работы с ним закрепите в инструкции по делопроизводству.
3. Каждый год начинайте вести журнал заново – регистрируйте документы с № 1. В ином случае, при сплошной регистрации, сложно учитывать объем документооборота за год и обеспечить правильное хранение журнала в дальнейшем.
4. Даже при небольшом объеме документооборота оформляйте разные журналы регистрации для разных групп документов – входящих, исходящих, внутренних. Это позволит избежать путаницы. Кроме того, потребности в содержании каждого из них различны.
5. В первые дни нового календарного года закрывайте журнал регистрации за прошедший год. Оформите итоговую запись – она защитит журнал от изменений и дополнений.
6. После закрытия журнала в электронном виде его следует защитить от редактирования (переведите в PDF или воспользуйтесь функцией защиты от изменений в Excel). Выгрузите журнал из СЭД и обеспечьте его хранение.

[1] Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).

[2] Здесь и далее – Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71).

[3] Здесь и далее – Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199).

[4] Полный порядок работы в СЭД – регистрации документов, последующего закрытия, выгрузки, хранения журнала – смотрите в руководстве пользователя конкретной СЭД. – Прим. авт.

Е.С. Буслаева,
канд. филол. наук, начальник отдела делопроизводства

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 4, 2022.