Прошить документы правильно

Ручная работа, или Тонкости подготовки дел к длительному хранению: прошивка дела, неформат и другие нюансы

Мы же для наших читателей сделали иллюстрированный путеводитель по тонкостям подготовки дел к длительному хранению. Вы узнаете, как выполнить требования архивного законодательства на практике и потратить минимум времени и усилий, а также что потребуется для того, чтобы правильно сшить дела.

С чего начать

Чтобы подготовить документы к длительному хранению (свыше 10 лет), необходимо провести экспертизу ценности имеющегося документального массива, отобрав документы по срокам хранения.

Длительное хранение – хранение в архиве документов со сроком хранения свыше 10 лет, 50/75 лет, «Постоянно» и «До ликвидации организации».

Под отбором подразумевается экспертиза ценности, физическая сортировка, разбор и обособление документов в три раздельные группы:

1. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, которые будут готовиться для передачи в архив организации.

2. Документы временных сроков хранения (до 10 лет включительно), которые еще должны храниться и будут храниться в структурных подразделениях организации (канцелярии, кадровой службе, бухгалтерии, отделу по охране труда и т.д.).

3. Документы, сроки хранения которых истекли, и их можно выделить к уничтожению, оформив соответствующие акт, протокол, накладную и т.д.[1].

Отбор и экспертизу ценности проводит сотрудник, ответственный за архив организации. Архивариус тесно взаимодействует со структурными подразделениями, уточняет вопросы текущего делопроизводств и формирования документов с учетом специфики работы конкретного структурного подразделения (например, кадровой работы, бухгалтерского учета и финансовой отчетности, планово-экономической службы, направления продаж и закупок и т.д.).

В статье речь пойдет об особенностях и требованиях к подготовке к длительному хранению, прежде всего, управленческой документации и выборочно научно-технической документации.

Управленческая документация – это документы органов государственной власти и местного самоуправления, организаций всех форм собственности, которые используют для:

• основных функций управления – организации деятельности, планирования, регулирования деятельности, контроля;
• типовых функций управления – обеспечения кадрами; финансового, информационного, документационного, материально-технического обеспечения, административно-хозяйственного обеспечения и др.

В зависимости от вида документов могут различаться сроки их хранения и, следовательно, требования, предъявляемые к их оформлению и последующему хранению.

Далее в статье проиллюстрируем именно процесс подготовки документов к длительному (свыше 10 лет) сроку хранения (первая группа). Длительное хранение документов подразумевает полное оформление дел, содержащих такие документы.

Пошаговое оформление дел: возможны варианты

Требования, предъявляемые к полному оформлению дела, разнятся в разных нормативных и методических документах (Таблица 1).

Основные нормативные документы по архивному делу из Таблицы 1 – это Правила 2015 и Методические рекомендации по применению Правил 2015.

После того как проведена экспертиза ценности и документы сформированы в дела, дела необходимо оформить. Последовательность действий дана в п. 4.19 Правил 2015, однако на практике ее можно варьировать. Покажем это в Алгоритме.

Формируя дело, рекомендуем добавить в него чистый бланк листа-заверителя и бланк внутренней описи. Под словосочетаниями «составить лист-заверитель» и «составить внутреннюю опись» мы имеем в виду заполнить бланки листа-заверителя и внутренней описи.

При формировании документов в дело (перед прошивкой/переплетом) рекомендуем положить чистый лист бумаги в начале и в конце дела, перед листом-заверителем. Это увеличит степень сохранности листов в деле.

На практике довольно часто бывают ситуации, когда часть документов уже прошита (или переплетена), и переформование таких дел нецелесообразно. Но:

• не пронумерованы или неверно пронумерованы листы дела;
• отсутствует (или неверно оформлен) лист-заверитель;
• отсутствует (или неверно оформлена) внутренняя опись.

Если вы не поместили такие бланки, а дела уже переплели/прошили, то в этом случае для вас «составить лист-заверитель» и «составить внутреннюю опись» будет означать «составить и заполнить соответствующие листы бланков и закрепить (подклеить) их в уже сформированное и переплетенное (прошитое) дело».

Изменяя последовательность шагов в алгоритме, что не запрещено, но качественно выполняя действия на каждом этапе, дело будет оформлено верно, с соблюдением требований архивного законодательства к делам на бумажном носителе, подлежащим полному оформлению. Например, руководствуясь практическими аспектами (количество времени, наличие сотрудников, привлечение сторонней организации и др.), вы можете пронумеровать листы в сформированных делах, заполнить лист-заверитель и внутреннюю опись и только после этого прошить/переплести дела и оформить обложки.

Остановимся на отдельных требованиях Алгоритма и их практическом применении.

[1] Ворушина А.П. Особенности документирования физического уничтожения документов // Секретарь-референт. 2022. № 4. С. 70–73.

[2] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

[3] Здесь и далее – Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (ВНИИДАД, 2018).

[4] Утв. приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78 (в ред. от 30.09.2020).

[5] Здесь и далее – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).

[6] Здесь и далее – Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199).

[7] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (проект, август 2022 г.).

[8] Пункт Е. 1.3 «Картон» ГОСТ 7.50-2002 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Консервация документов. Общие требования».

А.П. Ворушина,
заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2022.

Как сшивать документы

Любая организация должна обеспечивать систематизацию, целостность, сохранность документов и удобный доступ к ним. Для этого документы прошивают. Это занятие требует аккуратности и внимательности. Как сшивать документы и что для этого нужно — расскажем в нашей статье.

Основные нормы, регулирующие процесс сшивания документов:

• Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23.12.2009 №76;
• ГОСТ Р 51141 — 98 «Делопроизводство и архивное дело»;
• Требования делопроизводства, разработанные отраслевыми ведомствами.

Документы, подвергающиеся прошивке

Прошивать приходится документы и копии документов, которые состоят из двух и более листов:

• штатное расписание;
• приказы личного и общего состава;
• накладные;
• счета — фактуры;
• акты выполненных работ;
• кассовая книга;
• авансовые отчеты;
• путевые листы;
• ведомости по заработной плате;
• другие документы.

К процедуре сшивания нужно подойти ответственно: неаккуратно подшитые документы могут не принять при сдаче, потенциальные партнеры могут отказаться от сотрудничества с вами. Некачественная прошивка и хранение может даже привести к подмене бумаг.

Порядок оформления

Документы, подлежащие прошиванию, сначала сортируют по дате, нумеруют каждый лист арабскими цифрами в правом верхнем углу, начиная с единицы. Опись не нумеруется. Для обложки обычно берут специальную бумажную папку «Дело». Для сшивания документов стандартного вида используют скоросшиватель формата А4. Если в документации есть конверты, они также нумеруются, причем это происходит в первую очередь, а затем нумеруется содержимое в нем. Если в документе есть приклеенные листы, этот документ нумеруется как один, после чего на обратной стороне этого листа помещается опись прикрепленных дополнений.

Если в нумерации допущена ошибка, она аккуратно зачеркивается тонкой чертой и исправляется. Рядом прописывается «Исправленному верить», заверяется подписью ответственного лица и ставится печать.

Слишком большой объем документации (больше 250 листов) следует делить на тома. Для каждого из них используется своя отдельная нумерация. Перед процессом подшивания все скобы и скрепки от степлера нужно убрать.

Способы сшивания и необходимые инструменты

Есть следующие способы сшивания документов:

• классический метод — с помощью иглы и нитки, чаще при сшивании небольшого объема материала в два, три или пять проколов;
• с помощью шуруповерта и упругой веревки — обычно для большого объема документации;
• посредством дырокола — схож с классическим методом, только вместо иголки используют дырокол;
• с использованием переплетного станка — применяется в типографии.

Для подшивания документации потребуются следующие инструменты:

• иголка (дырокол, шило, дрель) – зависит от объема документов для сшивания;
• плотные нитки (шпагат, шнур, лента);
• обложка дела 229×324 мм — при формирования архивного дела;
• бумажная наклейка 4х8 см — белый лист бумаги — заверитель;
• канцелярский клей;
• ножницы.

Как правильно сшивать документы

Подшивание документации может выполняться в два, три, четыре и пять проколов. С левой стороны листа на расстоянии 1-2 см от края делаются проколы в нужном количестве. Затем через них пропускается нить по схеме (ниже приводим схемы для всех способов сшивания документов). На последней странице концы нити связываются узелком.

Сшив документы нитками, на их концы наклейте бумагу-заверитель так, чтобы кончики нити выглядывали из-под него. На бумаге проставляется надпись «Прошито и пронумеровано» с указанием количества страниц. После этого ставится дата, подпись должностного лица и печать. Во всех способах будет меняться только схема сшивания. Сам порядок действий одинаков.

Особенности сдачи документов в архив

Подготовка документации состоит из:

• систематизации документов;
• нумерации;
• сшивания документации в одну папку;
• заполнения описи;
• оформления обложки документа.

Такой порядок подшивания документации считается обычным и предусматривает ее хранение не менее 25 лет. Если бумаги будут храниться больше 25 лет, на комплект документов накладывается картонная обложка, защищающая дело. На обложке указывается: название организации, наименование дела (приказы, накладные, акты), структурное подразделение, срок хранения. Если организация по какой — либо причине сменила свое название, на обложке документа нужно отразить оба наименования, причем прежнее указывается в скобках.

Прошивая архивные дела, следите за читаемостью текста. Дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. Лист форматом А3 нумеруется как один, слева прошивается и сворачивается. В случае подшивания листа посередине, он нумеруется как 2 листа. Картинки, фотографии, схемы, карты пронумеровываются с обратной стороны сверху в левом углу.

Заверение документов

Обязанность по заверению документов возлагается на руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Рекомендуется ставить печать и подпись так, чтобы они выходили за пределы бумажной наклейки — заверителя. Подписывая комплекты документов, на руководителя автоматически возлагается ответственность за их содержание.

Сроки хранения документов в архиве

Сроки хранения документации регламентируются законодательством РФ, они зависят от типа документов:

• 75 лет — срок хранения хозяйственных книг, нотариальных записей, документов, имеющие отношение к персоналу или приватизации;
• 20 лет — срок хранения патентной документации на изобретения, документов по капитальному строительству и конструкторской деятельности;
• 15 лет — срок хранения научных трудов и изысканий;
• 5 лет — срок хранения архивной документации сельскохозяйственной организации;
• 5 лет — срок хранения документов, связанных с кинодеятельностью и фотодеятельностью;
• 3 года — срок, при котором хранятся фотодокументация и видеодокументы.

На первый взгляд процедура сшивания документов выглядит сложной, но стоит изучить все правила, и процесс перестанет казаться трудным.

Автор статьи: Екатерина Могучая

Чтобы сократить число бумажных документов и меньше думать об их прошивке и хранении, ведите учет в веб-сервисе для малого бизнеса Контур.Бухгалтерия. Здесь вы сможете работать с юридически значимыми электронными документами: принимать их в учет, обмениваться с контрагентами и отправлять в контролирующие органы. В нашем сервисе — простой учет, уплата налогов, зарплаты и взносов, отправка отчетности через интернет. Первые 14 дней работы — бесплатно.