Как написать официальное письмо
Официальное письмо – это форма делового послания, которое имеет статус документа. Оно может применяться для отправки каких-то сообщений между организациями или индивидуальными предпринимателями и частными лицами.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Чем отличается официальное письмо от обычного
Между обычными письмами и официальными посланиями существует несколько различий:
- одно из основных заключается в том, что официальное письмо всегда содержит в себе полные реквизиты отправителя, а также данные о получателе;
- письмо также обязательно должно быть подписано конкретным человеком;
- при наличии печати у отправителя — проштамповано.
Кроме того, официальные письма зачастую формируются на специальных фирменных бланках – это придает им солидности и лишний раз подчеркивает их официальных статус.
Подробнее о реквизитах
Что касается реквизитов на официальных бланках, то не лишним будет дать расширенное описание этой части документа, называемой на языке делопроизводителей «формуляром». В частности, в бланках всегда должно быть:
- наименование организации-отправителя (полное и сокращенное);
- ИНН, КПП, код ОКПО, номер документа по ОКУД (если он имеется);
- адрес (юридический и почтовый);
- номер контактного телефона, номер факса и индекс;
- на бланках государственных учреждений должен быть государственный герб, на бланках коммерческих предприятий – логотип или эмблема;
- номер исходящего послания и дата его составления;
- если у организации есть сайт, то в реквизитах его тоже нужно обозначить, как и адрес электронной почты.
Типы информационных писем
Информационные письма могут быть самыми различными:
- гарантийными;
- рекомендательными;
- сопроводительными;
- подтверждающими;
- рекламационными;
- инструкционными;
- извещательными;
- пригласительными и т.д.
То есть, по сути дела, они могут составляться по самым разным поводам и обстоятельствам. Главное условие — их соответствие определенным критериям.
При этом следует иметь в виду, что официальные письма – единственный вид документов, на которых не ставится их название.
Общие требования ко всем письмам
При составлении официального послания следует придерживаться определенных норм и стандартов. В такого рода корреспонденции нужно обязательно использовать только вежливую форму обращения к адресату, излагать основные мысли необходимо коротко, емко, строго по делу (не забывая о том, что человек не всегда готов тратить на прочтение письма много времени).
Если текст послания слишком длинный и содержит много разнообразной информации, его надо поделить на абзацы, а при необходимости – еще и на отдельные пункты, не забывая при этом делать смысловые акценты. Можно выделять какие-то мысли размером или цветом шрифта (если письмо печатается на компьютере) или подчеркиванием (если письмо пишется от руки).
Самую важную часть письма следует писать в начале или конце – в этом случае она лучше запоминается.
Чего следует избегать
К официальным письмам требования достаточно серьезные и определенные. В них недопустимо использовать узкоспециальные термины, большое количество сложных речевых, деепричастных и причастных оборотов, грубые слова и, тем более, ненормативную лексику. Также следует избегать витиеватых или размытых по смыслу предложений. Тон послания должен быть сдержанным, исключены какие-либо развязность, панибратство.
Как сформировать официальное письмо
Для официального письма не разработано никаких стандартов и шаблонов, так что писать его можно в свободной форме или по образцу, разработанному на предприятии. Главное условие, чтобы данный документ по своей структуре соответствовал нормам делопроизводства, а по тексту — правилам русского языка.
Следует помнить о том, что существует ряд сведений, которые должны содержаться в информационном письме непременно:
- наименование организации-отправителя;
- адрес организации;
- контактный телефон (для связи);
- должность и ФИО ее представителя;
- суть послания;
- подпись отправителя.
К письму могут быть приложены какие-либо дополнительные бумаги, фото и видео документы. В этом случае их наличие следует отметить в основном тексте. Также допустимо указывать в «теле» письма ссылки на законы, нормативные, правовые акты, имеющие непосредственное отношение к посланию.
Шаблоны документов
Примеры договоров аренды квартиры в 2022 году. Скачать файлы в формате .pdf и распечатать онлайн. Документы проверены юристами. Образцы договоров аренды квартиры 2022.
Договоры аренды нежилого помещения
Образцы договоров аренды нежилого помещения 2022. Документы проверены юристами Амулекс. Скачать документ договора аренды в формате .pdf.
Договоры аренды автомобиля
Примеры договоров аренды автомобиля. Варианты документов 2022. Файлы в формате pdf. Проверено юристами.
Договоры купли-продажи автомобиля
Образцы договоров о купле-продаже автомобиля. Редакция документов 2022. Скачать договор купли-продажи авто в формате pdf.
Договоры поручительства
Примеры договоров поручительства 2022. Актуальные образцы документов. Все договоры проверены юристами amulex.ru. Скачать договоры поручительства в pdf.
Договоры страхования
Примеры договоров страхования. Образцы документов 2022 года. Все файлы проверены юристами amulex.ru. Скачать договор страхования в pdf.
Договоры ГПХ на оказание услуг
Образцы договоров ГПХ на оказание услуг. Файлы проверены юристами amulex.ru. Версия договоров ГПХ от 2022 года. Скачать договор ГПХ в pdf.
Лицензионные договоры
Лицензионные договоры от юристов amulex.ru. Каждый договор проверен вручную и актуален на 2022 год. Скачать лицензионный договор в pdf.
Договоры аренды
Варианты договора аренды. Редакция от 2022 года. Юристы amulex.ru подготовили сотни проверенных примеров договоров и других документов. Кликните и загрузите нужный договор аренды 2022 бесплатно.
Договоры оказания услуг
Образцы договоров на оказание услуг. Все документы проверены юристами amulex.ru и актуальны на 2022 год. Скачайте образец в формате pdf.
Трудовые договоры
Примеры трудовых договоров 2022. Документы проверены юристами и содержат редакцию от 2022 года. Скачайте трудовой договор в формате .pdf
Договоры купли-продажи
Договоры купли-продажи 2022. Документы проверены юристами и актуальны. Все образцы договоров в формате .pdf и для печати. Скачать и составить договор купли-продажи онлайн.
Договоры найма
Договоры подряда
Образцы договоров подряда. Документы от юристов amulex.ru с редакцией 2022. Скачать образец договора подряда в pdf.
Договоры займа
Образцы договоров займа: денежного, с процентами, беспроцентного, с поручительством и без. Документы проверены юристами amulex.ru и актуальны на 2022 год. Скачать договора займа бесплатно.
Агентские договоры
Образцы агентских договоров. Добавлено 76 документов с редакцией 2022 года. Все документы проверены юристами amulex.ru. Скачать агентский договор в pdf.
Договоры поставки
Образцы договоров поставки 2022. Шаблоны контрактов от юристов amulex.ru. Скачать договор поставки в формате pdf.
Договоры цессии
Образцы договоров цессии от юристов amulex.ru. Версия 2022. Скачать договоры цессии в формате pdf бесплатно.
Договоры сотрудничества
Образцы договоров сотрудничества 2022. Примеры договоров о совместной деятельности. Скачать в формате pdf.
Договоры перевозки
Варианты договоров перевозки. Редакция 2022. Все документы проверены юристами amulex.ru и содержат последние законодательные правки.
Брачные договоры
Примеры брачных договоров 2022. Документы проверены юристами. Кликните и выберите вариант брачного договора. Скачайте образец брачного договора в формате pdf.
Договоры дарения
Образцы договоров дарения. Шаблоны дарственной. Все договоры дарения проверены юристами amulex.ru и содержат редакцию 2022.
