Статья 9. Первичные учетные документы
О введении и порядке применения унифицированных форм первичной учетной документации см.:
постановление Правительства РФ от 8 июля 1997 г. N 835,
постановление Госкомстата РФ и Минфина РФ от 29 мая, 18 июня 1998 г. NN 57а, 27н,
постановление Госкомстата РФ от 24 марта 1999 г. N 20
См. справку «Формы первичной учетной документации»
1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
3. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
4. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
5. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
6. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.
7. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
Информация об изменениях:
Федеральным законом от 30 июня 2003 г. N 86-ФЗ в пункт 8 статьи 9 настоящего Федерального закона внесены изменения, вступающие в силу с 1 июля 2003 г.
8. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
ГАРАНТ:
О порядке изъятия должностным лицом Госналогинспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения у предприятий, учреждений, организаций и граждан, см. инструкцию Минфина РСФСР от 26 июля 1991 г. N 16/176
Право подписи первичных документов
На меня оформлен приказ на право подписи первичных документов. Какими именно полномочиями наделяет этот приказ? Несу ли я ответственность за товар, если фактически с ним не связана? Работодатель утверждает, что я должна ставить свою подпись и ее расшифровку. Прав ли он?
По сути заданных вопросов можно сделать вывод, что вы являетесь сотрудником организации и для исполнения должностных обязанностей на вас был издан приказ о подписании «первичных документов». Термин «первичные документы» весьма широк: под ними понимаются как унифицированные формы, рекомендованные Минфином России и другими ведомствами, так, например, и расчетные ведомости или акты сдачи-приемки выполненных работ. Соответственно, требования по составлению, учету и оформлению таких документов могут отключаться друг от друга.
Например, для первичных бухгалтерских документов срок хранения составляет пять лет. А вот документы по учету кадров (в том числе лицевые счета работников (а при их отсутствии – расчетные (расчетно-платежные) ведомости)) необходимо хранить 75 лет.
Срок хранения регулируется не только Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Налоговым кодексом РФ, но и ведомственными нормативными актами, регламентирующими архивное дело.
При подписании «первичных документов» необходимо исходить из правил соблюдения требований к оформлению конкретного вида «первичного документа».
Статья 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» устанавливает обязательные реквизиты первичного учетного документа. Так, п. 6 и 7 ч. 2 этой статьи определено, что в таких документах должны быть наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события (сделки), а также подписи таких лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Первичный учетный документ составляется при совершении факта хозяйственной жизни. Ответственное лицо обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, не несет ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.
Получение товара организацией, его перемещение внутри организации, постановка на учет и хранение, а также реализация товара отражаются в документах первичного учета. Сопровождение передвижения товара, осуществляется различными структурными подразделениями организации и сотрудниками, которые несут ответственность за передвижение товара в рамках своих функциональных (должностных) обязанностей. Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, и Перечень работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность за недостачу вверенного работникам имущества, утверждены постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85. Если ваша должность (работа) в этих перечнях не указана, то вы не можете быть материально ответственным лицом и несете ответственность только за достоверность факта хозяйственной жизни, зафиксированного вами в первичном учетном документе.
