Правила оформления документов в делопроизводстве
Правила оформления документов — это утвержденный порядок обращения с деловыми бумагами в конкретной взятой организации. А поскольку в любой организации существует потребность ведения документооборота, то, как правило, эту функцию возлагают на конкретное лицо, секретаря или офис-менеджера. В крупных компаниях существует отдельная должность делопроизводителя. Рассмотрим правила оформления документов в делопроизводстве (ГОСТ 2020).
ГОСТ Р 7.0.97-2016
Всем специалистам, ответственным за документооборот, следует обратить внимание на вступление в силу с 01.07.2018 нового ГОСТа «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст). Данный нормативный акт содержит в себе ряд дополнений, которых не было в ГОСТе Р 6.30-2003.
Основные изменения, вошедшие в новый стандарт
Для создания документации можно использовать только шрифты:
- Times New Roman № 13, 14;
- Arial № 12, 13;
- Verdana № 12, 13;
- Calibri № 14.
Меньший размер шрифтов новый ГОСТ разрешает использовать только в таблицах.
С 01.07.2018 документация может содержать герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования. Теперь нормативно закреплено и место расположения данного реквизита. Он размещается в середине верхнего поля бланка над реквизитами организации, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
Кроме того, ранее обязательные реквизиты ОРГН, ИНН, КПП, код ОКВЭД теперь располагаются в реквизите «Справочные данные об организации».
Появился «Гриф об ограничении доступа к документу». Он проставляется в правом верхнем углу первого листа.
При указании адресата разрешается использовать сокращения «г-ну» (господину) и «г-же» (госпоже) перед фамилией должностного лица, а также указывать электронный адрес в случае, если письмо отправляется по факсу или электронной почте.
Также ГОСТ содержит указание на недопустимость проставления косой черты (слэша) или надписи «за», когда бумаги подписывает лицо, замещающее руководителя. Изменения в таком случае вносятся от руки или с использованием штампа.
В споре, как же правильно ставить печать, можно ли закрывать часть подписи печатью, поставлена точка. В новом ГОСТе указано, что печать организации проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).
Вопросы ведения электронного документооборота также освещены в ГОСТе.
Классификация документов в делопроизводстве
Все бумаги в делопроизводстве классифицируются в зависимости от их назначения:
- организационно-распорядительные (уставы, решения, приказы по основной деятельности);
- справочно-информационные (справки, телеграммы);
- по личному составу (трудовые договоры, приказы по личному составу, заявления).
Отдельное внимание следует уделить регистрации входящих документов в делопроизводстве.
Для регистрации входящего письма вверху бланка, справа или слева ставится порядковый номер и дата приема. Выглядит это так: «Вх. № 152 от 02.02.2017». Затем в журнале регистрации входящих писем записывается этот номер, информация: от кого и кому адресовано письмо, о чем оно, а также кому письмо передано в работу после визирования его руководителем. Оригиналы и копии писем подшиваются в соответствующие папки. Таким же образом регистрируются исходящие письма (пример: «Исх. № 152 от 29.05.2017») и другая документация.
Регистрация входящих документов в делопроизводстве позволяет быстро найти в журнале (или электронной таблице) нужный документ и определить ответственное за его исполнение лицо.
Сроки исполнения документов в делопроизводстве
Стандартный срок исполнения документа составляет 30 календарных дней, которые отсчитываются с даты принятия входящего либо с даты подписания исходящего документа.
Деловые бумаги могут иметь и индивидуальный срок исполнения. В таком случае на бланке стоит отметка с указанием конкретной даты или же он может быть указан в самом тексте.
Существуют и сроки, устанавливаемые нормативно-правовыми актами.
Если срок исполнения соблюсти не удается, необходимо написать служебную записку руководителю с просьбой о продлении сроков исполнения для внутренней документации или ходатайство с той же просьбой в организацию контрагента с изложением причин задержки сроков.
Не так сложно наладить в организации делопроизводство, образцы документов в этом помогут. Главное — соблюдать соответствие документации принятым стандартам, а также оперативно следить за изменениями в законодательстве РФ.
Документооборот. Требования к оформлению документации
Утвержденный ГОСТ по делопроизводству и документообороту закрепляет правила оформления и движения документации. Рассказываем, обязателен ли он к применению в организациях, и какой ГОСТ актуален в 2022 году.
Документооборот: основные понятия
Современный экономический словарь определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.
Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, требования к оформлению документов по делопроизводству играют важную роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.
Выделяют три вида документопотока:
- входящий (поступающий в организацию);
- исходящий (направленный из организации);
- внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Этапы работы
Работа с документами в организации делится на этапы.
- прием и первичная обработка;
- предварительное рассмотрение делопроизводителем;
- регистрация;
- рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
- обработка, исполнение, подготовка ответов;
- контроль исполнения.
- разработка, оформление;
- регистрация;
- отправка.
- разработка, оформление;
- регистрация;
- обработка, исполнение, подготовка ответов;
- контроль исполнения.
- учет и анализ объемов документооборота;
- хранение.
Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. На локальном уровне правила делопроизводства и документооборота в организации закрепляют в положениях и инструкциях. На федеральном уровне правила закрепляют в государственных стандартах.
ГОСТы по делопроизводству 2022 г.
ГОСТ — единая государственная система делопроизводства, которая предполагает стандарт работы с бумагами в РФ.
Стандарт не обязателен для применения всеми организациями. Он служит ориентиром для документооборота.
Знакомство со стандартами, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — ГОСТ Р 7.0.8-2013 (делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.
В нем определены понятия, используемые в статье:
- документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
- оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов;
- реквизит документа — элемент оформления документа.
Вот образец оформления приказа по ГОСТу в 2022 году:
Делопроизводство 2022: новые требования к оформлению бумаг
Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления документов в делопроизводстве в 2022 году.
Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016, — это новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту в 2022 году, на него ориентируются при актуализации ранее действовавших стандартов.
Сразу обращает на себя внимание важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:
- номера страниц;
- предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
- абзацный отступ;
- величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
- выравнивание текста;
- максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
- правила выделения полужирным текстом;
- оформление титульного листа.
Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:
- гриф ограничения доступа;
- отметка об электронной подписи;
- наименование структурного подразделения — автора документа;
- наименование должности лица — автора документа.
Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН или КПП.
Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.
В разделе «Бланки» добавился еще один размер бланка — А6, определен размер левого поля для документов с длительными сроками хранения (более 10 лет), установлены правила использования бланков на двух языках.
Приложения дополнены образцами титульного листа, бланка структурного подразделения, продольного бланка письма организации на двух языках.
С учетом описанных дополнений и изменений считаем целесообразным подготовить или переработать существующую инструкцию по делопроизводству организации.
