Инструкция по хранению документов: формирование дел и их текущее хранение
Продолжаем цикл статей, посвященный разработке инструкции по хранению документов. Ее пятый раздел рассказывает, как документы организации должны формироваться в дела и храниться в структурных подразделениях до передачи в архив.
Этот раздел в первую очередь адресуется не секретарям-архивистам, а всем работникам организации, в деятельности которых создаются те или иные документы. Именно в нем закреплено, что исполненные документы должны подшиваться в дела в определенной последовательности – хронологической, логической, алфавитной либо в их комбинации. Для каждого вида документов свои правила формирования дел.
Категории дел
Дела в структурных подразделениях формируются в соответствии с номенклатурой дел. В каждом подразделении – собственный раздел номенклатуры. В разговорной речи можно употреблять слово «папки»: один заголовок дела по номенклатуре – одна папка с документами.
Выделяются несколько категорий дел:
- дела постоянного срока хранения;
- дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
- дела по личному составу;
- дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.
Смешивать документы разных категорий в одном деле нельзя. Например, приказ о приеме на работу и приказ об изменении штатного расписания не могут быть подшиты в одно дело – это документы разных категорий: по личному составу и постоянного срока хранения.
В целом дела разделяются на категории уже при создании номенклатуры дел. Но и в ежедневной работе нужно помнить об этом правиле, чтобы случайно не подшить документ в «чужую» папку.
Общие правила формирования дел
Существуют общие правила формирования дел, которые открывают пятый раздел инструкции по хранению документов. При ежедневном подшивании документов в дела необходимо:
- подшивать только исполненные документы, каждый – в свою папку в соответствии с номенклатурой дел;
- помещать в дело только подлинники документов, удаляя лишние экземпляры и черновики;
- помещать в дело документы, подписанные и правильно оформленные, имеющие юридическую силу, и др.
Работники подразделений не просто подшивают исполненные документы в дела. Постепенно формируются тома, и тут же работники (а не архивариус когда-нибудь потом!) должны отделять тома одного дела друг от друга. Если делать это в течение года, то закрытие номенклатуры дел в январе пройдет легко, ведь все единицы хранения будут уже готовы.
Автор инструкции должен проследить за тем, чтобы в ее текст были внесены следующие правила:
- дела на бумажном носителе формируются в тома, в каждом из которых должно быть не более 250 листов;
- как только том «вырос», ответственный за делопроизводство работник подразделения физически отделяет его от остальных документов дела и приклеивает стикер с указанием:
– крайних дат тома;
– количества листов в томе.
Это относится к делам, которые будут передавать в архив и учитываться в описях: дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.
Для дел со сроками хранения до 10 лет включительно правила проще:
- в деле может быть и больше 250 листов при толщине тома до 10 см;
- на стикере, прикрепляемом к тому, можно не указывать крайние даты и количество листов.
Формирование в дела документов разных видов
Мы приводим универсальный набор документов, правила формирования которых устанавливаются в инструкции по хранению документов. Организация может дополнить этот набор другими документами.
Локальные нормативные акты
Если локальный нормативный акт (далее – ЛНА) утвержден лично руководителем (это определяется по слову «УТВЕРЖДАЮ» в грифе утверждения), то такие ЛНА формируются в самостоятельные дела. Обычно каждый регламент представляет собой отдельное дело. Однотипные регламенты (положения о подразделениях, положения о взаимодействии с диспетчерскими службами подрядчиков и т.д.) могут помещаться в отдельное дело, в котором располагаются по дате утверждения.
Регламенты, утвержденные приказами (слово «УТВЕРЖДЕНО» и регистрационные данные приказа в грифе), являются приложениями и неотъемлемой частью утвердивших их приказов и помещаются в дело вместе с ними.
Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 6, 2022.
20.1. Оформление судебных дел, производств и документов общего делопроизводства к последующему хранению в архиве суда
20.1.1. Законченные делопроизводством дела (наряды), материалы и другие документы, в том числе по личному составу, подлежат оформлению и передаче в архив на постоянное и временное хранение после окончания календарного года, в котором они были заведены.
Решение на передачу в архив судебных дел и материалов принимает судья, их рассмотревший, или председатель суда. При этом судья проверяет все производство по делу (материалу). В контрольном листе дела и на обложке материала судья проставляет дату передачи дела в архив и подпись.
Решение на передачу в архив документов, дел (нарядов), общего делопроизводства принимает начальник (работник аппарата суда) отдела делопроизводства (судопроизводства) суда.
20.1.2. Абзац исключен. — Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 03.06.2016 N 115.
Оформление дела (наряда) предусматривает:
подшивку или переплет;
изъятие металлических скрепок и скобок;
нумерацию листов и заполнение листа-заверителя;
составление внутренней описи документов (форма N 14);
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки (уточнение индекса и заголовка дела, указание срока хранения и др.).
20.1.3. Подготовка документов, подлежащих сдаче в архив, включает проверку правильности определения фондовой и структурной принадлежности, формирование и оформление дел (нарядов), проведение экспертизы ценности документов и определение сроков их хранения.
Проверяется общее состояние каждого дела (наряда) (прочность подшитых листов, не поражены ли документы бумажными вредителями и болезнями, не применялся ли силикатный клей, мучной и крахмальный клейстеры, не выступают ли документы за края обложек и пр.), а также наличие подписей и печатей, полнота заполнения граф в книгах и журналах.
В делах, сдаваемых на хранение в архивы, не должно быть подлинных личных документов военнослужащих и иных лиц.
В делах должно быть указано, какие, когда и куда направлены личные вещи, награды и документы осужденного.
Аудио- и видеозаписи на электронных носителях информации и других запоминающих устройствах, приобщенных к судебным делам, должны быть опечатаны и уложены в коробки либо запечатаны в конверты. На конверте, крышке коробки должно быть указано наименование военного суда, тип и количество носителей информации, к какому судебному делу и к какому году относятся записи, наименование записей.
20.1.4. Обложки дел (нарядов) с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел (нарядов) с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов. Обложки дел (нарядов) с документами, имеющими длительные (25 лет и более) сроки хранения, должны быть изготовлены из плотного картона. Толщина нарядов со сроками хранения до 5 лет не должна превышать 10 см, а со сроками хранения более 5 лет — 4 см. Максимальное количество листов, подшитых в один том судебных дел, не должно превышать 250 листов.
На обложках дел (нарядов), книг указываются:
срок хранения и номер статьи перечня;
гриф секретности (на несекретных делах (нарядах) эта графа не заполняется);
наименование военного суда (без сокращений);
фамилия, имя, отчество осужденного и номер статьи УК РФ, по которой он осужден;
фамилия, инициалы административного истца (истца), административного ответчика (ответчика) (должностного лица, наименование органа, организации) и суть требований;
индекс, номер дела (наряда) (если дело (наряд) состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома должно быть указано количество томов, на последующих — номер очередного тома, а на последнем — после его номера добавляется слово «последний»);
наименование (заголовок) должно быть кратким и полностью соответствовать номенклатуре дел;
число, месяц (пишется прописью), год начала и окончания дела (наряда);
количество пронумерованных в деле (наряде) листов.
Правильность оформления обложки удостоверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью «Для пакетов».
Записи на обложках производятся четко, разборчиво, чернилами или пастой синего, черного цветов. Сокращения допускаются только в пределах возможности прочтения наименований. Исправления и использование корректирующих средств при изготовлении обложки дела не допускается.
20.1.5. Подшивка документов производится на четыре — пять проколов прочными нитками так, чтобы обеспечивалась полная возможность свободного чтения текста, который не должен подходить к линии подшивки ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. Если текст расположен близко к краю листа, то к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается в дело (наряд).
Абзац исключен с 1 июня 2019 года. — Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 06.05.2019 N 93.
Если в наряд подшиты документы с различными сроками хранения, то наряд расшивается и формируются новые наряды, исходя из сроков хранения. В случае небольшого количества документов с различными сроками хранения, подшиваемых в один наряд, срок хранения такого наряда может быть установлен по наибольшему сроку хранения из всех подшитых в наряд документов.
Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах наряда, книги перед прошнуровкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые пропускается шнур.
20.1.6. Все листы в деле (наряде), книге должны быть пронумерованы. Номера на листах проставляются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графическим карандашом или нумератором (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается).
В случаях когда текст на документе расположен близко к краю листа, к листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается в дело. Если к полоске бумаги подклеены одним краем несколько документов (почтовые уведомления, справки и т.п.), то каждый документ должен быть пронумерован отдельным очередным порядковым номером.
Фотографии, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Сложенный лист большого формата разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.
Лист с наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист, в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела (наряда) на таких листах делается оговорка. Например: «На листе 10 наклеено 2 фотографии согласно описи на обороте листа». Заверительная надпись подписывается работником отдела делопроизводства (судопроизводства) суда и скрепляется печатью «Для пакетов».
Подшитые в дело (наряд) конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт. Если вложения нумеровать нельзя (постановления о применении отдельных мер безопасности в отношении потерпевших), их наличие оговаривается на конверте и в листе-заверителе. В листе-заверителе указываются номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов, иные вложения.
В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела (наряда) проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле. Вносятся соответствующие исправления во внутреннюю опись. В случае, если исправления в описи приведут к невозможности качественного ее прочтения, внутренняя опись составляется заново.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с архивом (работником, ответственным за хранение архивных дел) употребление литерных номеров.
20.1.7. В начале дела (наряда) на отдельном листе составляется внутренняя опись (форма N 14). Листы внутренней описи документов нумеруются римскими цифрами. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа. Внутренняя опись содержит сведения о номерах (исходящих, входящих) документов дела (наряда), от кого поступил, кому адресован документ или наименование документа, номера листов в деле, присвоенных документу. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело (наряд), должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.
К внутренней описи дела (наряда) составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов.
Внутренняя опись подписывается работником отдела делопроизводства (судопроизводства) суда и скрепляется мастичной печатью «Для пакетов».
Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела (наряда) через арифметический знак плюс.
Если дело (наряд) подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела (наряда).
При изменении состава документов дела (наряда) (изъятии, замены их копиями и т.д.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылкой на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись.
20.1.8. Заверительная надпись составляется в деле (наряде) на специально подшитом в конце дела (наряда) бланке или на чистом листе, в книгах и журналах — на оборотной стороне последнего чистого листа (форма N 15).
Запрещается вносить заверительную надпись на обложку дела (наряда) или на чистый оборот листа последнего документа. Если дело (наряд) подшито без бланка формы заверительной надписи, он наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела. Лист с заверительной надписью входит в общее количество листов дела (наряда).
В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела (наряда):
наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;
номера листов с наклеенными фотографиями, документами;
номера крупноформатных листов;
номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов;
номера листов с неустранимыми дефектами;
номера листов, изъятых из дела по справкам-заместителям и копиям документов;
количество и наименование имеющихся к делу приложений.
Заверительная надпись подписывается работником отдела делопроизводства (судопроизводства суда) с указанием расшифровки подписи, должности, даты составления и скрепляется мастичной печатью «Для пакетов».
Все последующие изменения в составе и состоянии дела (наряда) (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.), а также данные об ознакомлении с делом отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт, заявление об ознакомлении.
