Что новый ГОСТ нам приготовил
Трудовое законодательство прямо обязывает организации документировать основные правила взаимодействия работника и работодателя. Риск возникновения трудовых споров во многом зависит от того, насколько корректно составлены документы. Поэтому к новому ГОСТ Р 7.0.97-2016, который вступил в силу 1 июля, кадровым специалистам тоже стоит отнестись внимательно.
Зачем нужен ГОСТ
ГОСТ Р 7.0.97–2016 пришел на смену ГОСТ Р 6.30–2003, принятому еще в 2003 году. Стандарт определяет правила создания документов, состав реквизитов документов, порядок их оформления, схемы расположения реквизитов, образцы бланков и пр. ГОСТ Р 7.0.97–2016 ввел четыре новых реквизита и изменил порядок оформления еще 10 реквизитов.
Зачем нужно соответствовать ГОСТам? Любой документ состоит из его содержательной части и элементов оформления. Содержание должно отвечать нормам трудового права, а вот для оформления существуют утвержденные стандарты. Если текст приказа или распоряжения напечатан на простом листе бумаги или составлен не по правилам, он не получает никакой юридической силы, а остается просто текстом. Поэтому так важно, чтобы элементы оформления соответствовали ГОСТу. Если вы ошиблись в дате, небрежно поставили печать или неверно указали должность, документ может быть оспорен.
ГОСТ в подавляющем большинстве случаев касается секретарей и делопроизводителей, однако многие коррективы затрагивают организационно-распорядительную документацию: приказы, уставы, правила, инструкции, регламенты и пр., — а значит, и внутренние кадровые процессы.
С 1 июля расширена сфера применения стандарта — действие его теперь распространяется как на бумажные, так и на электронные документы.
Языки, шрифты и отступы
Пункт 5.18 ГОСТ Р 7.0.97–2016 содержит совершенно новое положение, которое определяет, на каком языке может быть составлен документ. Это государственный язык РФ или государственный язык республики в составе РФ согласно законодательству этой республики.
Что касается шрифтов, новый стандарт рекомендует для реквизитов документов использовать такие гарнитуры и размеры:
- Arial № 12, 13;
- Times New Roman № 13, 14;
- Calibri № 14;
- Verdana № 12, 13.
При этом в таблицах можно использовать более мелкие шрифты.
В стандарте подробно расписаны требования к абзацным отступам и межстрочным интервалам.
Новые реквизиты
Росстандарт перетасовал реквизиты, сохранив общее количество. Из ГОСТа исчезли код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП), идентификатор электронной копии документа.
Несколько реквизитов объединены в один. Так, например, в один реквизит вошли «Государственный герб РФ» и «Герб субъекта РФ», и в этот же реквизит включены официальные символы органов местного самоуправления. На документе должен быть размещен только один герб — субъекта РФ или органа власти, который является автором документа. При этом указано точное место расположения герба — посередине верхнего поля, над реквизитами документов, расстояние от верхнего края листа — 10 мм.
Росстандарт предложил четыре новых реквизита. Два из них — «Наименование структурного подразделения» (п. 5.6 ГОСТ Р 7.0.97–2016) и «Наименование должности лица» (п. 5.7) — на практике используются организациями давно: в документах подразделения (отдела кадров) или от имени определенного сотрудника, но в старом ГОСТе они не выделялись. Название отдела и наименование должности должны соответствовать утвержденной структуре организации и штатному расписанию. Реквизиты указываются сразу под наименованием организации.
«Гриф ограничения доступа к документу» (п. 5.14) должен стоять в правом верхнем углу первого листа документа, проекта документа или сопроводительного письма к нему. Он может содержать в себе тип ограничения, например «Коммерческая тайна» или «Персональные данные», а также при необходимости номер экземпляра или иную информацию о порядке хранения и пользования документом.
Используемые грифы ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам РФ, а кроме того, все грифы надо закрепить в локальных нормативных актах.
При этом надо учитывать, что для отдельных видов документов законодательство выдвигает дополнительные требования — например, для тех, что связаны с персональными данными сотрудников.
«Отметка об электронной подписи» (п. 5.23). Реквизит разработан специально для электронного формата документов. Впервые речь об отметке зашла в Приказе Минкомсвязи России № 186 и ФСО России № 258 от 27.05.2015. Сейчас требование окончательно закреплено госстандартом и подразумевает постановку специальной отметки на том месте, где в бумажной версии ставится ручная подпись.
Старые, да по-новому
Корректировок достаточно много, они коснулись сразу нескольких реквизитов. Расскажем о наиболее значимых из них.
Дата (п. 5.10). Общий порядок написания даты не изменился — день, месяц год. Как и прежде, указывать дату можно разными способами: арабскими цифрами через точку (03.07.2017) или словесно-цифровым способом (3 июля 2017 г.). Обратите внимание, старый стандарт обязывал день обозначать двумя цифрами, новый — допускает в словесно-цифровом варианте не ставить начальную цифру «0».
Адресат (п. 5.15). Тут сразу несколько изменений. Во-первых, унифицирован порядок написания ФИО. Если раньше при обращении к физическому лицу сначала надо было ставить фамилию и затем инициалы, а к должностному — наоборот, то сейчас в любом случае сначала ставьте фамилию, затем инициалы. Должность адресата и фамилия ставятся в дательном падеже. Этот порядок написания ФИО относится и к упоминанию сотрудника в тексте документа.
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» или «г-же».
Если вы отправляете письмо электронной почтой, в нижней части реквизита, после ФИО, можете указать электронный адрес адресата.
Грифы утверждения и согласования (п. 5.16 и 5.20). Если документ утвержден коллегиальным органом, в реквизите «Гриф утверждения» / «Гриф согласования» укажите название органа, который утвердил документ, дату и номер протокола в скобках. Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа, а гриф согласования теперь может проставляться в нескольких местах:
- на первом листе документа в левом верхнем углу;
- на последнем листе документа под текстом;
- на листе согласования.
Отметка о приложении (п. 5.19). Первое упоминание приложения должно появиться в распорядительном документе (приказ, распоряжение, решение и пр.) в самом тексте. Укажите в скобочках — «(приложение)» или «(приложение 1)». И на первом листе приложения укажите, что оно относится к определенному документу.
Разработчики нового ГОСТа добавили возможность указывать в качестве приложения электронный носитель (CD, usb-флеш-накопитель и пр.), при этом перечень содержащихся файлов должен быть размещен на чехле/конверте носителя.
Отметка об исполнителе (п. 5.25). Кроме ФИО исполнителя и номера его телефона, в реквизите можно указать название должности и структурного подразделения, а также электронный адрес сотрудника. Он проставляется внизу последнего листа документа и может быть оформлен как колонтитул.
Печать (п. 5.24). Это отдельный реквизит документа. Новый ГОСТ требует ставить печать таким образом, чтобы она не накладывалась на собственноручную подпись, или в месте, специально обозначенном «МП» («Место печати»).
Отметка о заверении копии. Еще одно изменение, важное для специалистов по кадрам. С 1 июля 2018 года на каждой заверяемой копии документа надо проставить реквизиты дела, которое содержит подлинник. Наиболее часто работники просят заверить копию трудовой книжки. Для этого со всех заполненных страниц, включая первый разворот, надо снять копии. Чтобы заверить их, напишите слово «Верно», название своей должности и ФИО. Рядом поставьте свою подпись и текущую дату. Поскольку трудовая книжка хранится не в личном деле, то в отметке о заверении надо лишь указать, что оригинал документа хранится в вашей организации.
Обязательность ГОСТа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 носит рекомендательный характер, применять его или нет, работодатели решают самостоятельно. Такая норма прописана в ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации». Однако соблюдение требований ГОСТа позволит решить сразу несколько задач. Во-первых, унифицирует работу с документами внутри организации. Если не использовать предложенные Росстандартом нормы, придется создавать собственные правила оформления бумаг, знакомить с ними всех, кто причастен к работе с документами, а это дополнительные временные и кадровые затраты.
Во-вторых, соответствие ГОСТ Р 7.0.97-2016 увеличивает юридическую значимость документа. При любых спорах контролирующие органы, суды будут обращать внимание в том числе и на то, как оформлен документ. Особое внимание — на реквизиты удостоверения: подпись, печать, гриф утверждения/согласования, отметку о заверении копии, отметку об электронной подписи и пр.
Приложение N 5. Требования к оформлению документов по ГОСТу 7.32-2001 «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления», ГОСТу 2.105-95 «Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам» и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
Требования
к оформлению документов по ГОСТу 7.32-2001 «Отчет о научно-исследовательской
работе. Структура и правила оформления», ГОСТу 2.105-95 «Единая система
конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам» и
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов»
I. Общие требования
Документ должен быть выполнен печатным способом на одной стороне листа белой бумаги формата А4 через полтора интервала (допускается печать через один интервал). Цвет шрифта должен быть черным, высота букв, цифр и других знаков — не менее 1,8 мм (кегль не менее 12).
Текст документа следует печатать, соблюдая следующие размеры полей: правое — 10 мм, левое — не менее 20 мм, верхнее и нижнее — 20 мм. Абзацный отступ должен быть одинаковым во всем документе.
Разрешается использовать компьютерные возможности акцентирования внимания на определенных терминах, формулах, теоремах, применяя шрифты разной гарнитуры.
Необходимо соблюдать равномерную плотность, контрастность и четкость изображения по всему документу. В документе должны быть четкие, нерасплывшиеся линии и символы.
Фамилии, названия организаций, изделий и другие имена собственные приводятся на языке оригинала. Транслитерирование имен собственных и перевод названий на язык документа допускаются с добавлением оригинального названия при первом упоминании.
III. Нумерация страниц
Страницы документа следует нумеровать арабскими цифрами, соблюдая сквозную нумерацию, включая приложения. Номер страницы проставляют в центре нижней части листа без точки. Титульный лист включают в общую нумерацию страниц, номер страницы на титульном листе не проставляют.
Иллюстрации и таблицы, расположенные на отдельных листах, включают в общую нумерацию страниц документа. Иллюстрации и таблицы на листе формата A3 учитывают как одну страницу.
Иллюстрации (чертежи, графики, схемы, компьютерные распечатки, диаграммы, фотоснимки) следует располагать непосредственно после текста, в котором они упоминаются впервые, или на следующей странице. На все иллюстрации должны быть даны ссылки в тексте.
Чертежи, графики, диаграммы, схемы, иллюстрации должны соответствовать требованиям государственных стандартов Единой системы конструкторской документации (ЕСКД).
Иллюстрации, за исключением иллюстрации приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией. Если рисунок один, то он обозначается «Рисунок 1». Допускается нумеровать иллюстрации в пределах раздела. В этом случае номер иллюстрации состоит из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделенных точкой. Иллюстрации могут иметь наименование и пояснительные данные (подрисуночный текст). Слово «Рисунок» и наименование рисунка помещаются после пояснительных данных и выравниваются по центру строки (например: Рисунок 1 — Детали прибора).
Иллюстрации каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения (например: Рисунок А.3).
Таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей. Название таблицы, при его наличии, должно отражать ее содержание, быть точным, кратким. Название таблицы следует помещать над таблицей слева, без абзацного отступа в одну строку с ее номером через тире (например: Таблица 1 — Статистика измерений).
Допускается помещать таблицу вдоль длинной стороны листа документа.
Таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией. Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой.
Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения через точку. Если в документе одна таблица, то она должна быть обозначена «Таблица 1» или «Таблица В.1», если она приведена в приложении В.
Таблицу следует располагать непосредственно после текста, в котором она упоминается впервые, или на следующей странице. На все таблицы должны быть ссылки в тексте.
Таблицу с большим количеством строк допускается переносить на другой лист. При переносе части таблицы на другой лист слово «Таблица» и номер ее указывают один раз справа над первой частью таблицы, над другими частями пишут слово «Продолжение» и указывают номер таблицы, например: «Продолжение таблицы 1». В случае переноса таблицы на другой лист заголовки помещают только над ее первой частью, под заголовками помещают строку с нумерацией граф. Данную строку повторяют вверху последующих частей.
Таблицу с большим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть под другой в пределах одной страницы, повторяя боковик.
Если повторяющийся в разных строках графы таблицы текст состоит из одного слова, то его после первого написания допускается заменять кавычками; если из двух и более слов, то при первом повторении его заменяют словами «То же», а далее — кавычками. Ставить кавычки вместо повторяющихся цифр, марок, знаков, математических и химических символов не допускается. Если цифровые или иные данные в какой-либо строке таблицы не приводят, то в ней ставят прочерк.
Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы в единственном числе, а подзаголовки граф — со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставятся.
Допускается применять размер шрифта в таблице меньший, чем в тексте.
Таблицы слева, справа и снизу ограничивают линиями. Разделять заголовки и подзаголовки боковика и граф диагональными линиями не допускается. Заголовки граф записывают параллельно строкам таблицы. При необходимости допускается перпендикулярное расположение заголовков граф.
Примечания приводят в документах, если необходимы пояснения или справочные данные к содержанию текста, таблиц или графического материала. Примечания не должны содержать требований.
Слово «Примечание» следует печатать с прописной буквы с абзаца и не подчеркивать.
Примечания следует помещать непосредственно после текстового, графического материала или в таблице, к которым относятся эти примечания. Если примечание одно, то после слова «Примечание» ставится тире и примечание печатается с прописной буквы. Одно примечание не нумеруют. Пример:
Несколько примечаний нумеруются по порядку арабскими цифрами без проставления точки. Примечание к таблице помещают в конце таблицы над линией, обозначающей окончание таблицы. Пример:
VII. Формулы и уравнения
Уравнения и формулы следует выделять из текста в отдельную строку.
Если уравнение не умещается в одну строку, то оно должно быть перенесено после знака равенства (=) или после знаков плюс (+), минус (-), умножения (х), деления (:), или других математических знаков, причем знак в начале следующей строки повторяется. При переносе формулы на знаке, символизирующем операцию умножения, применяют знак «X».
Пояснение значений символов и числовых коэффициентов следует приводить непосредственно под формулой в той же последовательности, в которой они даны в формуле.
Формулы в следует нумеровать порядковой нумерацией в пределах всего документа арабскими цифрами в круглых скобках в крайнем правом положении на строке. Допускается нумерация в пределах раздела. В этом случае номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, разделенных точкой.
Формулы, помещаемые в приложениях, должны нумероваться отдельной нумерацией арабскими цифрами в пределах каждого приложения с добавлением перед каждой цифрой обозначения приложения, например формула (В.1). Ссылки в тексте на порядковые номера формул даются в скобках.
Приложение оформляют как продолжение данного документа на последующих его листах или выпускают в виде самостоятельного документа.
В тексте документа на все приложения должны быть даны ссылки. Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте документа.
Каждое приложение следует начинать с новой страницы с указанием наверху посередине страницы слова «Приложение» и его обозначения.
Приложения обозначают заглавными буквами русского алфавита, начиная с А, за исключением букв Ё, 3, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. Допускается обозначение приложений буквами латинского алфавита, за исключением букв I и О. В случае полного использования букв русского и латинского алфавитов допускается обозначать приложения арабскими цифрами. Если в документе одно приложение, оно обозначается «Приложение А».
Текст каждого приложения, при необходимости, может быть разделен на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют в пределах каждого приложения. Перед номером ставится обозначение этого приложения.
Приложения должны иметь общую с остальной частью документа сквозную нумерацию страниц.
IX. Заключительные положения
Во всех случаях, не описанных в настоящем приложении, следует руководствоваться требованиями ГОСТа 2.105-95 «Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам».
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
