Электронный документооборот с контрагентами
С Диадоком найти документ пятилетней давности — дело пары секунд.
Представление в ФНС
Выгружайте документы для контролирующих органов в пару кликов.
ЭДО для маркировки
Диадок автоматически направляет коды продукции в систему маркировки.
С Диадоком надежно, удобно и безопасно
Бесплатно храним ваши документы на нескольких серверах. Ничего не потеряется
24/7 техподдержка отвечает в чате, по почте и телефону. Звонок по России бесплатный
К ящику организации в Диадоке можно подключить хоть сколько пользователей бесплатно
Сервис защищен от взлома. Это доказала независимая проверка. Сертификат безопасности
Роуминг с большинством операторов ЭДО
упрощаем обмен документами
компаний работает в Диадоке
Проверьте, кто из ваших контрагентов работает в Диадоке
Отзывы клиентов
За один день мы доставили адресатам документы, которые в бумажном виде шли бы до них в течение недели, при этом мы сэкономили не меньше пачки бумаги. Также теперь мы можем отследить момент, когда дилер получил документы, и когда они были подписаны
Работать в сервисе просто и удобно, мы всегда точно знаем, когда документы были отправлены и когда получены. Работа с электронными документами ведется прямо из учетной системы, за счет ряда готовых интеграционных решений Диадока. При их внедрении специалисты Контура оказывают активную поддержку
Очевидными преимуществами ЭДО являются: сокращение затрат на обмен документами и увеличение скорости этого процесса, благодаря которой существенно возрастает производительность труда и эффективность работы в целом. Также важные плюсы ЭДО — прозрачность, наглядность и онлайн-доступ к истории документооборота с клиентом
ЭДО с контрагентами
Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами между контрагентами по зашифрованным каналам связи. Такая система действует на законных основаниях, поэтому документы являются юридически значимыми. ЭДО между контрагентами позволяет быстро и безопасно обмениваться УПД, счетами-фактурами, актами, накладными и многими другими типами документов.
- Преимущества обмена с контрагентами по ЭДО
- Как организовать переход на ЭДО с контрагентами
- Что нужно для ЭДО с контрагентами
- Вопрос-ответ
Преимущества обмена с контрагентами по ЭДО
В компаниях не всегда понимают, почему обмениваться электронными документами лучше, чем бумажными. Организация ЭДО с контрагентами позволяет:
- выделять меньше времени и финансов на содержание архива,
- снижать расходы на печать и транспортировку бумажных документов,
- отслеживать все статусы документооборота,
- исключить потери документов,
- обеспечить конфиденциальность материалов на всех этапах.
Подключайтесь к Диадоку и используйте все преимущества ЭДО
Как организовать переход на ЭДО с контрагентами
Не все компании имеют представление о том, как работать по ЭДО с контрагентами, поэтому часто передают документы просто через электронную почту. Вид такого документооборота называется прямым. Компании сами организовывают обмен, а также ведут контроль за безопасностью передаваемых данных.
Главная проблема прямого обмена — счета-фактуры в таком виде недействительны. Налоговый кодекс РФ требует при передаче электронных счетов-фактур в обязательном порядке применять квалифицированную электронную подпись (КЭП) и выставлять электронные счета-фактуры через оператора ЭДО. Задача последнего — зафиксировать, когда отправлен и получен документ, при этом сохранить его статусы и проверить подлинность КЭП.
Электронный обмен с помощью оператора значительно проще, так как подключить и настроить ЭДО с контрагентом поможет оператор, от компании требуется присоединиться к готовому регламенту. При таком порядке электронного обмена все документы имеют юридическую силу, поэтому их принимает ФНС. Дополнительно в ЭДО фиксируется каждое изменение документа.
Что нужно для ЭДО с контрагентами
Для того чтобы организовать обмен документами с электронной подписью, важно спланировать переход организации на ЭДО.
Как организовать ЭДО с контрагентами в организации
Порядок перехода на ЭДО между контрагентами можно разделить на несколько шагов:
- Разберите, как проходит работа в бумажном формате. Важно понять, какие сотрудники заняты в процессе, какие этапы проходят УПД, счета-фактуры, акты, накладные и прочие документы.
- Получите КЭП в удостоверяющем центре. Подпись понадобится тем сотрудникам, которые будут проверять и подписывать документы.
- Подключитесь к оператору ЭДО и выберите способ интеграции. Интеграционные решения позволяют настроить электронный обмен в привычной для пользователя системе.
- Выпустите приказ о переходе на ЭДО с контрагентами.
- Отправьте приглашения для обмена документами своим поставщикам и заказчикам.
У приглашения к ЭДО между контрагентами в законодательстве нет конкретных требований. Приглашения отправляются прямо в сервисе. Дополнительно можно воспользоваться инструментами Диадока — готовыми текстами электронных писем, баннерами и новостями о переходе на электронный обмен документами. У оператора есть и другие шаблоны материалов для подключения ваших партнеров.
Переходите на ЭДО с Диадоком
Как начать ЭДО с контрагентом
Фактически началом работы с электронными документами становится тот момент, когда компании направляют друг другу приглашения на обмен и принимают их в сервисе.
Для того чтобы принять приглашение, сделайте несколько шагов:
1. В Диадоке зайдите на вкладку «Контрагенты» и выберите пункт «Приглашают вас». Все новые запросы будут отражаться в этой вкладке.
2. Если вы готовы обмениваться документами в электронном виде с компанией, нажмите кнопку «Принять приглашение» в карточке этой компании.
3. Нажимайте «Отказать», если не готовы к обмену. Компания попадет в список заблокированных. Передумаете — направьте приглашение ей самостоятельно.
Пригласить другие компании к обмену так же просто:
1. На той же вкладке «Контрагенты» перейдите в раздел «Поиск и приглашение». Там работает поиск — вводите название компании или ИНН.
2. Найдите вашего бизнес-партнера, нажмите на кнопку «Отправить приглашение» и ждите согласия от компании.
3. Если вы хотите проверить несколько компаний за раз, загрузите xls-файл со списком ИНН.
4. Компании будут сгруппированы в три категории: работают в сервисе, есть доступ и неподключенные. Приглашения можно отправить всем или выбрать конкретные организации.
После того как обе стороны приняли приглашения, они появляются друг у друга на вкладке «Ваши контрагенты» в Диадоке.
Начинайте обмениваться электронными документами с контрагентами уже сейчас
Вопрос-ответ
Как проводить обмен, если у контрагента нет ЭДО
Работа в ЭДО доступна только в том случае, если обе стороны используют электронные документы. Предложите контрагенту перейти на ЭДО. Он сможет отправить заявку на подключение на сайте Диадока, а специалисты технической поддержки помогут с настройкой.
Кроме того, работает приглашение к электронному обмену через интерфейс Диадока. Найдите компанию по поиску и нажмите на кнопку «Пригласить контрагента». В приглашении укажите электронную почту контрагента. Ему придут уведомление и инструкция по подключению к оператору.
Как узнать, каким оператором ЭДО пользуется контрагент
На сайте Диадока есть инструмент, в котором можно проверить, пользуется ли сервисом контрагент. Для этого введите название компании или ее ИНН. Если компаний несколько, загрузите список ИНН для общей проверки.
Дополнительно у организации можно узнать напрямую, переведены ли процессы документооборота в электронный вид. В случае положительного ответа проверьте в Диадоке идентификатор участника ЭДО. Например, у пользователей ЭДО в Контуре идентификационный номер начинается с 2BM.
Что делать, если у контрагента другой оператор ЭДО
При работе с электронными документами организации могут выбирать разные сервисы. Частый вопрос компаний в такой ситуации: как перевести контрагентов на ЭДО через своего оператора. Эту ситуацию решает роуминг, который позволяет обмениваться электронными документами между разными системами ЭДО. В Диадоке настроен роуминг с большинством из операторов — список доступных можно посмотреть на сайте.
Зачем нужно соглашение о правилах ЭДО между контрагентами
В Диадоке для обмена электронными документами нужно пройти регистрацию и подписать лицензионный договор с Контуром. Обязательно ли заключать соглашение об ЭДО между контрагентами? Нет, оно необязательно.
Бывают случаи, когда компании хотят прописать условия об электронном обмене с уточняющими деталями. Нужно ли соглашение об ЭДО с контрагентом в такой ситуации? Да. Обычно в нем отражают порядок работы с документами, обязательства сторон, типы документов для передачи и прочие условия.
У Диадока есть образец соглашения, его можно скачать.
Обязателен ли ЭДО с контрагентами в 2021 году
Бывает так, что контрагент отказывается от ЭДО в пользу бумажного документооборота, потому что считает электронный формат необязательным. Такой выбор может нарушить закон по следующим причинам:
- С 1 января 2022 года сведения о товарах должны передаваться в систему маркировки Честный ЗНАК только через оператора электронного документооборота. Роль оператора ЭДО закреплена на законодательном уровне распоряжением правительства РФ от 28.04.2018 № 791-р.
- Организации, которые пользуются национальной системой прослеживаемости товаров, по закону от 09.11.2020 № 371-ФЗ, должны настроить отправку и прием счетов-фактур или первичных документов через оператора ЭДО.
- Портал исполнения контрактов в формате ЭДО также обязателен с 2018 года. Эта система контролирует исполнение контрактов по закупкам между заказчиками и поставщиками Москвы и Московской области, закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ. При заключении на портале электронных контрактов дублирование на бумаге не требуется.
С каждым годом появляются новые области, где ЭДО становится обязательным. В России действует программа «Цифровая экономика Российской Федерации», внедрение электронных технологий курируется на государственном уровне. Переход на ЭДО входит в национальные цели развития.
Государство планирует перевести на ЭДО 95 % счетов-фактур и 70 % транспортных и товарных накладных до конца 2024 года. При этом в ФНС России ожидают, что с 2023 года объем бумажных документов в рамках налогового контроля будет сокращаться на 10 % в год. А общий оборот электронных документов между контрагентами покажет ежегодный рост на 20 %.
В Диадоке соблюдаются все требования к ЭДО. Документы принимают налоговые и суды
