Документы при увольнении сотрудника
При участии Юлия Бусыгина
Принято считать, что оформить увольнение работника достаточно просто. Нужно лишь иметь соответствующее основание (заявление сотрудника, соглашение сторон, уведомление о предстоящем сокращении и проч.) и составить приказ. Однако в реальности приказ вовсе не завершает процедуру увольнения. Ведь нужно еще рассчитать все выплаты, которые полагаются при увольнении, и перечислить их бывшему сотруднику. Помимо этого, необходимо передать работнику достаточно объемный комплект документов, даже если сам увольняемый об этом не просил. В нашей статье вы найдете полный список документов, которые нужно выдать при увольнении сотрудника в 2022 году. Если этого не сделать, то организации грозят внушительные штрафы.
Обязательный список
Вне зависимости от причины увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон , по независящим обстоятельствам, по сокращению численности или штата , по инициативе работодателя за те или иные проступки и проч.), каждому увольняемому сотруднику необходимо передать следующий комплект документов:
1. Расчетный листок.
Этот документ выдается при проведении окончательного расчета с сотрудником. В нем указываются сведения о всех произведенных при этом начислениях и удержаниях (ст. 136 и 140 ТК РФ). Каждый работодатель самостоятельно разрабатывает и утверждает форму расчетного листа.
2. Трудовая книжка.
Если трудовая книжка велась на бумажном носителе, то ее положено выдать в последний день работы, даже если перед увольнением сотруднику предоставлялся отпуск (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, определение Конституционного суда РФ от 25.01.07 № 131-О-О, письмо Роструда от 24.12.07 № 5277-6-1). О том, какие записи внести в трудовую книжку при увольнении работника, см. в статье « Заполнение трудовой книжки в 2022 году: правила и образец ».
Если же работник перешел на электронную трудовую книжку, то в последний день работы выдаются сведения по форме СТД-Р (ст. 84.1 ТК РФ; см. «Как заполнить форму СТД‑Р и выдать ее работнику»). Оформить документ можно как на бумаге, так и в электронном виде, заверив файл усиленной квалифицированной электронной подписью. Обратите внимание: выбор способа получения СТД-Р при увольнении — прерогатива сотрудника. А сообщить о своем выборе он должен в соответствующем заявлении (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).
Важно
Выдавать СТД-Р при увольнении тем, кто решил сохранить традиционную бумажную трудовую книжку, не обязательно (письмо Минтруда от 16.06.20 № 14-2/ООГ-8465; см. «Работник отказался от электронной трудовой: обязан ли работодатель выдать ему сведения по форме СТД‑Р?»).
3. Выписка из формы СЗВ-М.
Данная выписка оформляется за месяц увольнения. В нее переносятся сведения о работодателе, а также данные на увольняемого работника. Выписку следует заверить. Делается это следующим образом. На выписке указывается ФИО и должность лица, уполномоченного заверять документ, далее проставляется его подпись и дата составления выписки. Если в организации есть печать, то выписку нужно также заверить печатью.
4. Выписка из РСВ.
Эта выписка составляется за период с начала квартала по дату увольнения. В нее переносятся сведения о работодателе из титульного листа, а также данные из раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах», касающиеся уволенного работника. Выписку из РСВ нужно заверить в том же порядке, что и выписку из СЗВ-М.
5. Выписка из формы СЗВ-СТАЖ.
Такую выписку нужно сформировать за отчетный год (по дату увольнения работника). В нее переносятся сведения о работодателе и данные об уволенном работнике (письмо отделения ПФР по Москве и Московской области от 03.04.18 № В-4510-08/7361). Выписку из формы СЗВ-СТАЖ нужно заверить по описанным выше правилам (т.е. необходимы подпись, ФИО и должность уполномоченного лица, и печать организации при ее наличии; дата составления выписки).
6. Справка о сумме зарплаты (справка 182н).
Этот документ составляется по форме, утвержденной приказом Минтруда от 30.04.13 № 182н (о том, как заполнить справку, см. в статье « Справка 182н о сумме заработной платы »). Рекомендуем выдать сотруднику 2-3 экземпляра такой справки — это упростит его общение с последующими работодателями.
Совет
Включите в комплект документов, которые в обязательном порядке следует отдать при увольнении сотрудников, несколько экземпляров справки о доходах за текущий и предыдущий годы (подробнее см. ниже).
В некоторых случаях необходимо передать увольняемому сотруднику дополнительные документы.
Так, если организация перечисляла страховые взносы на накопительную часть пенсии работника, то при его увольнении надо составить выписку из формы ДСВ-3 за квартал увольнения. А если за время работы на сотрудника оформлялась медицинская книжка (в т.ч. за счет средств работодателя), то в обязательный комплект документов, выдаваемых при расставании с работниками, нужно включить и ее (письмо Роспотребнадзора от 10.11.15 № 01/13734-15-32).
Также необходимо вернуть сотруднику оригиналы всех документов, которые он принес во время работы. Это могут быть дипломы, сертификаты, медицинские заключения и прочие официальные бумаги.
Внимание
Перечисленные выше документы (за исключением справки о доходах) выдаются по инициативе работодателя. Никаких заявлений от работника не требуется.
Документы по требованию
Все остальные бумаги нужно передать увольняемому работнику только в том случае, если он подал соответствующее заявление. Речь идет о следующих документах:
1. Справка о доходах (п. 3 ст. 230 НК РФ).
Начиная с доходов за первый квартал 2021 год, эта справка оформляется по форме, приведенной в приложении № 4 к приказу ФНС от 15.10.20 № ЕД-7-11/753@. А для доходов 2018 — 2020 годов используется справка по форме, приведенной в приложении № 5 к приказу ФНС от 02.10.18 № ММВ-7-11/566@. Оба бланка не предусматривают указания должности лица, подписавшего справку, и проставление печати организации. Подробнее см. «Справка о доходах, которая выдается физлицу по его запросу: инструкция по заполнению».
Заполните, проверьте и сдайте действующую форму 6‑НДФЛ через интернет Сдать бесплатно
2. Справка для службы занятости.
Официально этот документ называется Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы (службы) для постановки на учет в центре занятости. Рекомендуемая форма приведена в письме Минтруда от 10.01.19 № 16-5/В-5 (см. « Обновлена рекомендуемая форма справки о среднем заработке по последнему месту работы »).
3. Копия приказа об увольнении.
Выдача этого документа предусмотрена частью 2 статьи 84.1 ТК РФ. Там же указано, что копия должна быть заверена работодателем (при заверении этого документа применяются те же правила, что и при заверении выписок из СЗВ-М и других форм). Копия приказа об увольнении выдается в том случае, когда он носит «индивидуальный» характер (например, составлен по унифицированной форме № Т-8 , утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1).
Если же одним приказом увольняется несколько сотрудников (например, использована унифицированная форма № Т-8а ), то оформляется выписка из приказа в произвольной форме. В выписке нужно указать дату и номер приказа об увольнении, сведения об уволенном работнике (ФИО, должность, подразделение), основание и дату увольнения, а также данные о том, кто подписал приказ об увольнении (ФИО и должность).
4. Записка-расчет.
Документ составляется по форме № Т-61 . Она содержит сведения об использованных и неиспользованных за время работы отпусках, а также расчет выплат при увольнении.
5. Другие документы.
Также по заявлению увольняемого работника нужно выдать копии любых других документов, связанных с работой (приказы о приеме, переводах, поощрениях и наказаниях, предоставлении отпусков и т.д.).
Внимание
Повторим, что документы, указанные в этой части статьи, нужно передать работнику только по его требованию. При этом необходимо учесть, что заявление на получение «трудовых» документов подается в письменной форме (ст. 62 и 80 ТК РФ). А вот за справкой о доходах работник может обратиться и устно (п. 3 ст. 230 НК РФ). Именно поэтому на практике эта справка выдается при увольнении вместе с обязательным комплектом документов, о которых говорилось в первой части статьи.
Ответственность за невыдачу документов
Невыдача или несвоевременная выдача увольняемому сотруднику документов из обязательного списка грозит для организации штрафом в размере от 30 000 до 50 000 рублей, а для работодателя-ИП — от 1 000 до 5 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Если же такое нарушение будет совершено повторно в течение года, то штрафы увеличатся. Для организации — до 70 000 руб., а для ИП — до руководителя —20 000 руб. (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).
Отметим, что эта же статья предусматривает ответственность должностых лиц компании (например, руководителя): за первое нарушение штраф до 5 000 руб., за повторое — дисквалифиция на срок до 3 лет. При этом, недавно принятые поправки в КоАП запрещают привлекать организацию к ответственности за административное правонарушение, если должностное лицо или иной работник уже понесли наказание за это же нарушение (см. « Принят закон о смягчении административных штрафов для бизнеса »).
За задержку выдачи трудовой книжки наступает материальная ответственность на основании статьи 234 ТК РФ. Компании придется оплатить бывшему сотруднику то время, в течение которого он не мог приступить к новой работе из-за отсутствия трудовой книжки (абз. 2 п. 62 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.04 № 2).
Важно
За несвоевременную выдачу СТД-Р установлена аналогичная ответственность на основании статьи 234 ТК РФ. Однако, скорее всего, данную норму будет сложно применить на практике, поскольку работник может получить аналогичные сведения о трудовой деятельности (по форме СТД-ПФР) в Пенсионном фонде, МФЦ или через портал Госуслуг (ст. 66.1 ТК РФ).
В день увольнения сотрудника нет на работе
Как быть, если сотрудник в день увольнения не работал, либо не явился за получением соответствующих документов? Алгоритм действий в подобной ситуации законодательно регламентирован только в части выдачи трудовой книжки и сведений о трудовой деятельности.
В статье 84.1 ТК РФ сказано, что если в последний день работы выдать сотруднику СТД-Р невозможно, то сведения составляются на бумажном носителе и направляются по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за невыдачу СТД-Р. Полагаем, что аналогичным образом нужно поступить и в том случае, если работник не подал заявление о выборе способа выдачи СТД-Р при увольнении (бумажный или электронный).
Несколько сложнее процедура взаимоотношений с работником, которому в день увольнения не получается вручить трудовую книжку. Ему надо направить уведомление. В нем следует указать, что человек должен явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на ее отправку по почте.
Направить СТД-Р или уведомление нужно не позднее следующего рабочего дня после увольнения сотрудника. Но лучше сделать это в конце того дня, когда состоялось увольнение. Поскольку от штрафа освобождает именно факт направления указанной формы или уведомления, то важно иметь документ, подтверждающий отправку. Поэтому следует использовать регистрируемое почтовое отправление с описью вложения и уведомлением о вручении. Необходимо сохранить опись и почтовую квитанцию. Если уведомление о вручении не вернулось, нужно распечатать информацию о доставке с сайта Почты России.
Письмо следует направить на адрес официального места жительства («прописки») сотрудника. Если в личной карточке есть данные о других адресах работника, рекомендуем дополнительно направить уведомление и по этим адресам. В ситуации, когда все направленные конверты вернулись, их нужно хранить в нераспечатанном виде вместе с документами об отправке.
Если от уволенного человека поступит письменное согласие на пересылку трудовой книжки по почте, ее нужно направить по указанному работником адресу. Для этого также следует использовать регистрируемое почтовое отправление с описью вложения и уведомлением о вручении. Если же согласия на пересылку нет, то трудовая книжка должна остаться у работодателя. Также нельзя направлять трудовую книжку за пределы РФ, даже если сотрудник письменно просит об этом. В таком случае документ тоже остается у работодателя (письмо Минтруда от 17.09.19 № 19-1/ООГ-210; см. « Минтруд сообщил, нужно ли высылать трудовую книжку за границу по просьбе работника » ).
Аналогичный порядок действий можно применять и в отношении всех остальных документов, которые работодатель обязан выдать увольняемому сотруднику.
Совет
Если в день увольнения работника нет на месте, направьте ему два письма. Первое — со сведениями СТД-Р или с уведомлением о необходимости получить трудовую книжку, второе — с уведомлением о необходимости получить остальные документы, обязательные для выдачи при увольнении. Это позволит подтвердить, что работодатель выполнил возложенные на него обязанности в точном соответствии с требованиями Трудового кодекса. А также четко определить, на пересылку каких именно документов согласился уволенный. Если работодатель направит трудовую книжку по почте без прямо выраженного письменного согласия работника, это будет признано нарушением, которое повлечет ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП и по статье 234 ТК РФ. Заметим, что пересылка по почте других документов (кроме СТД-Р) без согласия работника не освободит работодателя от необходимости повторно выдать их при личном обращении.
Какие документы выдаются работнику при увольнении?
Предоставление документов и справок при увольнении — это важный этап окончания трудовых отношений. Законодательно предусмотрен список документов и сведений, которые работодатель обязан предоставить увольняющемуся сотруднику. Часть из них выдается безусловно, часть — по заявлению. Подробно опишем как грамотно и безопасно пройти этап увольнения.
Общие сведения о предоставлении документов
При окончании трудовых отношений с сотрудником, независимо от причины, на работодателя возложены обязательства по выдаче нескольких видов документов, связанных с трудовой деятельностью.
В последний день работы увольняемый сотрудник должен получить на руки оригиналы документов, но возможно случаи, когда выдаются копии. Они предоставляются уволенному сотруднику безвозмездно.
Передаваемые копии должны быть заверены : на экземпляре сотрудника под подписью ставится отметка, со словом « Верно » или « Копия верна », должностью, подписью и расшифровкой лица, заверившего копию, с обязательным указанием даты заверки документа.
Документация выдается увольняющемуся сотруднику в день окончания действия трудового договора . Однако бывший сотрудник может направить запрос на получение документов спустя некоторое время после окончания трудовых отношений. Ограничений при выдаче бывшему работнику документов ни по периоду, ни по сроку давности, прошедшему со дня увольнения, не предусмотрено. Нужно только учитывать обязательный срок хранения кадровых документов в организации.
Чтобы избежать споров с уволенным сотрудником и санкций контролирующих органов можно зафиксировать дату обращения сотрудника за документами, а также — дату и перечень выдаваемых документов. Для этого составляет опись таких документов, в которой сотрудник расписывается и указывает дату подписи.
Оптимизируйте документооборот в компании: доверьте архивную обработку и надежное хранение любых документов: бухгалтерских, кадровых, банковских сервису Делис Архив. Вам не нужно будет постоянно ездить к нам за документами — по вашему желанию мы оцифруем вашу бухгалтерию или кадровые документы и создадим электронный архив с удобным поиском по заданным параметрам.
Узнать больше об архивном хранении
Обязательно выдаваемые документы
Увольняемый сотрудник, без формирования дополнительных запросов, должен получить:
- трудовую книжку (в случае ее ведения) или сведения о трудовой деятельности (в случае отказа от бумажной трудовой книжки);
- справку о сумме полученных от работодателя выплат и количестве дней временной нетрудоспособности за установленный период;
- выписки из отчетов по персонифицированному учету сотрудника.
Выдача трудовой книжки при увольнении
В общем случае, если по сотруднику ведется бумажная трудовая книжка, то она выдается в последний день присутствия на рабочем месте, даже если он перед увольнением отправляется в отпуск. Если выдать документ фактически невозможно, то компания обязана письменно уведомить бывшего работника о том, что нужно лично забрать документ или выслать заявление с разрешением переслать документацию почтой.
Отправляйте уведомление в день увольнения заказными письмами по всем известным адресам.
Отправленное уведомление — это гарантия, что компанию не привлекут к ответственности за нарушение трудового законодательства.
Лучше всего отправлять уведомление заказным письмом или заказным с почтовым уведомлением о вручении. Тогда вы сможете проследить судьбу письма и узнаете — получил его сотрудник или нет.
Для пересылки документов почтовым отправлением работник должен дать на это письменное согласие с указанием адреса доставки. После получения разрешения, необходимо направить документ ценным письмом с уведомлением и описью вложения . Опись подтверждает, что вы отправили не просто пустой конверт или листы бумаги, а действительно трудовую книжку.
Кроме того, если почта потеряет письмо, ответственность за утрату книжки будет именно на ней, а не на работодателе.
Если от уволенного сотрудника не получено заявление на пересылку документа, он сможет получить документ у бывшего работодателя по письменному запросу. В течение трех рабочих дней организация, в которой хранилась трудовая книжка, должна выдать ее заявителю. Даты получения заявления и дату выдачи документа фиксируйте в обязательном порядке.
Для этого обычно ведут журнал учета выдачи трудовых книжек. А факт получения заявления может быть подтвержден записью в журнале входящей корреспонденции или другом регистре.
Дополнительный законный способ выдать документ — передать его по доверенности . Это разрешено при условии, что доверенное лицо имеет все необходимые документы и по возможности — может предоставить их копии организации, для устранения рисков претензий как самого сотрудника, так и контролирующих инстанций.
Увольняющемуся сотруднику, отказавшемуся от ведения трудовой книжки, работодатель должен выдать бумажную или электронную версию сведений о трудовой деятельности. Эта информация оформляется по форме СТД-Р . Этот документ может быть предоставлен как в бумажном, так и в электронном виде.
Выдача справки о доходах 182н
Федеральный закон о социальном страховании предусматривает обязательство работодателя предоставить справку о сумме заработной платы и иных выплат за два года . Последние изменения в форму справки внесены приказом Минтруда от 10.01.2022 № 1н ( убрали подпись главного бухгалтера ).
В документ включаются данные о заработке за два прошлых года и за текущий календарный год. Дополнительно в справке указывается количество дней нетрудоспособности и декретного отпуска, которые были в период трудовой деятельности у этого работодателя.
Справка в обычном порядке выдается в день увольнения . При отсутствии сотрудника, отправьте по месту жительства сообщение о явке за справкой или предоставлении от сотрудника письменного разрешения на отправку документа по почте.
Кстати, эти и иные необходимые сообщения сотруднику можно включить в одно письмо (например, вместе с извещением о необходимости получить трудовую книжку). Не обязательно отправлять сообщения отдельно
При обращении сотрудника после увольнения с заявлением о выдаче справки , работодатель выдает этот документ в течение трех дней . Аналогично трудовой книжке, выдачу справки можно осуществить третьим лицам, при наличии доверенности.
Для снижения рисков претензий контролирующих органов и иных споров, нужно фиксировать даты получения заявлений, отправки уведомлений и выдачи документов лично и по доверенности.
Справка 182н понадобится сотруднику при получении пособий и оплате больничных у нового работодателя.
Документация по персонифицированному учету
Список обязательных к выдаче документов дополняют сведения о персонифицированном учете, которые указываются в отчетных формах СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и в расчете по страховым взносам.
Сотруднику выдаются не формы целиком, а заверенные выписки с информацией о конкретном человеке:
- Из формы СЗВ-М собираются данные только за месяц увольнения.
- Сведения из ДСВ-З предоставляются сотруднику, если компания уплачивала дополнительные страховые взносы в счет увеличения накопительной пенсии своего работника.
- В той части РСВ, которая передается уволенному сотруднику, должна быть общая информация за текущий отчетный период (это по факту раздел 3 отчета в части начислений по конкретному работнику).
Аналогично иным документам, если вручить выписки в день увольнения невозможно — отправляйте сотруднику почтовое уведомление. Без него — организация будет нести риски административной и материальной ответственности за нарушение трудового законодательства.
Если сотрудников у вас много, а бухгалтерия и кадры не справляются с наплывом запросов — вам нужен Делис Архив . Мы приведем в порядок ваши кадровые документы, сформируем аккуратные личные дела, соблюдая закон о персональных данных. По запросу сотрудников подготовим и передадим нужные справки и выписки. Делис Архив имеет соглашение с Пенсионным фондом на исполнение социально-правовых запросов граждан.
Если вам не понравится услуги — вернем деньги!
Посчитать стоимость услуг
Документы, выдаваемые по заявлению
Увольняемый сотрудник может получить дополнительные документы. Их предоставление возможно только при подаче письменного заявления . К подобным документам относятся:
- Копии приказов о приеме на работу, о переводах между подразделениями организации, об увольнении и других.
- Справка о доходах и суммах налога физического лица (бывшая справка 2-НДФЛ).
- Справка о периоде работы у данного работодателя.
- Справка о «северных» надбавках (при наличии) и другие документы, связанные с работой сотрудника
На подготовку документов работодателю дается три рабочих дня ( статья 62 ТК ). На практике централизованные бухгалтерии или кадровые отделы крупных компаний не всегда укладываются в сроки. Выдачи документов сотрудник ждет не три дня, а иногда 1-2 недели.
Имейте в виду, что оправдание более длительного срока сложностями документооборота в конкретной организации проверяющие не принимают во внимание, а сотрудник может пожаловаться в Трудовую инспекцию или даже прокуратуру. К примеру, если он не сможет оформить вовремя льготы из-за отсутствия необходимых документов или понесет иной ущерб.
Важно отметить, что сотрудник не обязан обосновывать и подтверждать необходимость получения им документов, связанных с работой, т. е. для выдачи документов у сотрудника нельзя запрашивать дополнительные сведения и иные документы.
Риски невыдачи документов при увольнении
За нарушение законодательно установленных правил выдачи документов возможно привлечение к административной ответственности (статья 5.27 КоАП). Размер штрафа будет следующий:
- при выявлении нарушения в первый раз: от 1 000 до 5 000 рублей — на ИП;
- от 30 000 до 50 000 рублей — на организацию;
- при повторных правонарушениях : штраф до 70 тысяч рублей, в качестве дополнительного наказания возможна дисквалификация на срок от 1 до 3 лет.
Повторное нарушение — это невыполнение (ненадлежащее выполнение) одной и той же обязанности, установленной трудовым законодательством, выявленное в течении одного года.
Например, если руководитель нарушил срок выдачи копий документов в январе и в декабре 2021, то за второе нарушение ему будет грозить более высокий штраф.
Судебная практика складывается таким образом, что привлечь к ответственности могут даже если на момент возбуждения дела лицо перестало быть руководителем. А также — при совершении аналогичных нарушений в разных организациях.
Кроме административной, возможна материальная ответственность , в частности — компенсация за задержку выдачи сотруднику трудовой книжки. В этой ситуации организация обязана возместить бывшему работнику заработок, не полученный за все время задержки. Эта компенсация рассчитывается исходя из среднего заработка, выплачиваемого за период вынужденного прогула и устанавливается в судебном порядке.
