Какие документы нужны при устройстве на работу

Содержание

Какие документы нужны при приеме на работу

Перечень документов, которые может затребовать работодатель при подписании трудового договора, закреплен на законодательном уровне. Часть из них обязаны предоставлять отдельные категории специалистов, часть — все будущие работники без исключения. О том, кто и какие документы должен предоставить при трудоустройстве, и пойдет речь в нашей статье.

Обязательные документы при приеме на работу по ТК РФ

Список документов, которые сотрудник должен предоставить при поступлении на работу, закреплен в ч. 1 ст. 65 ТК РФ. В перечень входят:

1. Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность

В некоторых случаях можно предъявить другие документы, удостоверяющие личность, как то:

свидетельство о рождении — лица, не достигшие возраста 14 лет;
временное удостоверение личности гражданина РФ — лица, чей паспорт оформляется, например, при замене документа с достижением его владельцем определенного возраста, при утрате или хищении паспорта;
удостоверение личности военнослужащего, военный билет солдата, матроса — для военных;
документ, удостоверяющий личность иностранного гражданина или лица без гражданства.

2. Трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР

Эти документы не нужны работнику, устраивающемуся на работу впервые.

Если сотрудник, ранее отказавшийся от бумажной трудовой книжки, представляет оригинал справки СТД-ПФР при новом трудоустройстве, работодатель вправе вернуть его или оставить у себя. По мнению Роструда, выбор остается за работодателем, поскольку этот вопрос не урегулирован законодательством («Обзор актуальных вопросов от работников и работодателей за сентябрь 2020 года» с сайта «Онлайнинспекция.РФ»). Полагаем, что аналогичный подход можно применить, если предъявлена справка по форме СТД-Р.

Однако существуют особенности при приеме совместителей и дистанционных сотрудников:

если на работу устраивается совместитель и на него ведется трудовая книжка у основного работодателя, ему не нужно предъявлять трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности. Если устраивающийся по совместительству работник выбрал предоставление ему работодателем сведений о трудовой деятельности, при устройстве на работу он предъявляет трудовую книжку с внесенной в нее записью о подаче соответствующего заявления, а также сведения о трудовой деятельности. Если сотрудник устроился на работу впервые после 31.12.2020, он предъявляет работодателю по совместительству только сведения о трудовой деятельности (ч. 1 ст. 65 и ст. 283 ТК РФ, ч. 8 ст. 2 Закона «О внесении изменений. » от 16.12.2019 № 439-ФЗ);
дистанционный работник не обязан представлять трудовую книжку. В предъявленный документ сведения о трудовой деятельности вносятся по желанию сотрудника. Если трудовая книжка утрачена, повреждена или отсутствует по другой причине, работник может написать заявление с просьбой оформить ему новую трудовую. В заявлении нужно указать причину отсутствия документа. В этом случае работодатель обязан оформить новый документ (ч. 5 ст. 65, ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ, письмо Роструда от 31.03.2021 № ПГ/06237-6-1).

Подробнее о том, как быть кадровику при приеме на работу любого сотрудника, мы рассказываем в онлайн-курсе про кадровый учет.

3. Документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета

карточка СНИЛС, выданная до 01.04.2019;
уведомление о регистрации в системе в виде электронного документа или на бумажном носителе по форме, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 13.06.2019 № 335п.

Исключение — первое поступление на работу лица, на которое не открыт индивидуальный лицевой счет. Работодатель должен представить в свой территориальный орган ПФР сведения для регистрации такого сотрудника в системе индивидуального (персонифицированного) учета (абз. 4 ч. 1, ч. 4 ст. 65 ТК РФ, пп. 2, 3 ст. 9 Закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Информирование лица о регистрации в системе и выдача подтверждающего документа происходит через работодателя (письмо Минтруда РФ от 17.05.2019 № 21-3/В-574). Если трудовой договор о дистанционной работе заключен с лицом, впервые поступающим на работу, путем обмена электронными документами, то СНИЛС такой сотрудник получает самостоятельно (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ).

4. Документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу)

В частности: (п. 5.1 ст. 8, п. 1 ст. 10 Закона «О воинской обязанности и военной службе» от 28.03.1998 № 53-ФЗ, п. 1 порядка, утвержденного Приказом Минобороны РФ от 18.07.2014 № 495):

удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу;
военный билет — для граждан, пребывающих в запасе;
временное удостоверение, выданное взамен военного билета. Оно выдается при отсутствии документов, являющихся основанием для выдачи военного билета или при необходимости проверки их подлинности;
справка, выданная взамен военного билета гражданам, не прошедшим военную службу по призыву, не имея на то законных оснований.

5. Справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям

Документ нужен в отдельных случаях, установленных законом. Например, справка необходима при приеме на работу педагога (ст. 331 ТК РФ). Порядок выдачи и форму документа можно найти в административном регламенте, утвержденном Приказом МВД России от 27.09.2019 № 660.

6. Документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний

Их необходимо предъявить, если работа требует специальных знаний или особой подготовки. К таким документам, в частности, относят диплом о среднем профессиональном образовании, дипломы бакалавра, специалиста, магистра (пп. 1–4 ч. 7 ст. 60 Закона «Об образовании в Российской Федерации» от 29.12.2012 № 273-ФЗ).

Пример документа о наличии специальных знаний — это, например, свидетельство бортпроводника, бортрадиста (абз. 10, 13 п. 1.2 Федеральных авиационных правил, утвержденных Приказом Минтранса РФ от 12.09.2008 № 147 в соответствии со ст. 53 Воздушного кодекса РФ).

7. Справка о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за употребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача

Она нужна при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой по федеральным законам не допускаются те, кто подвергся этому наказанию.

Например, лица, подвергнутые упомянутому наказанию, не принимаются на должности специалистов авиационного персонала, а также на работу, непосредственно связанную с обеспечением транспортной безопасности.

Запрет действует до окончания срока, в течение которого они считаются подвергнутыми данному наказанию (абз. 3 п. 3.1 ст. 52 Воздушного кодекса РФ, п. 9 ч. 1 ст. 10 Закона «О транспортной безопасности» от 09.02.2007 № 16-ФЗ).

Дополнительные документы при приеме на работу

В отдельных случаях от будущего сотрудника требуют предоставление дополнительных документов (ч. 2 ст. 65 ТК РФ). К ним относят:

справку о характере и условиях труда по основному месту работы — для внешних совместителей при приеме на работу с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 283 ТК РФ);
медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для работы и проживания в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях — для сотрудников, привлекаемых на работу в указанные районы и местности из других территорий (ст. 324 ТК РФ);
разрешение на работу или патент, а также полис ДМС — для временно пребывающих в РФ иностранных граждан либо лиц без гражданства, за исключением тех категорий иммигрантов или лиц без гражданства, которые в соответствии с федеральными законами или международными договорами РФ вправе осуществлять трудовую деятельность на территории РФ без указанных документов (абз. 3 ч. 1 ст. 327.3 ТК РФ, п. 4 ст. 13 Закона «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» от 25.07.2002 № 115-ФЗ);
решение комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав о допуске к педагогической или трудовой деятельности в сфере образования, воспитания, развития несовершеннолетних, организации их отдыха и оздоровления, медицинского обеспечения, соцзащиты и соцобслуживания, в сфере детско-юношеского спорта, культуры и искусства с участием несовершеннолетних — для лиц, перечисленных в ч. 3 ст. 331 и ч. 3 ст. 351.1 ТК РФ, которые намерены заниматься каким-либо из названных видов деятельности. Решение принимает указанной комиссия в соответствии с правилами, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 05.08.2015 № 796;
письменное согласие одного из родителей (попечителя) на заключение трудового договора с лицом, не достигшим возраста 15 лет (ст. 63 ТК РФ);
разрешение или письменное согласие органа опеки и попечительства на заключение трудового договора с лицом, не достигшим возраста 14 и 15 лет соответственно (ст. 63 ТК РФ).

Некоторые лица при поступлении на работу обязаны представить сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера (своих, супруга, несовершеннолетних детей). В частности, такие данные нужны (ч. 1 ст. 8 Закона «О противодействии коррупции» от 25.12.2008 № 273-ФЗ):

при назначении на должности руководителей государственных (муниципальных) учреждений;
поступлении на госслужбу;
поступлении на муниципальную службу на определенные должности;
приеме на работу в Центральный банк РФ на определенные должности;
приеме на работу в государственные корпорации на определенные должности;
приеме на работу на определенные должности в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования;
приеме на работу на определенные должности в иные организации, которые созданы для выполнения задач, поставленных перед федеральными государственными органами. Перечень названных организаций, а также перечень должностей, утверждены Постановлением Правительства РФ от 22.07.2013 № 613;
приеме на работу на должности финансового уполномоченного, руководителя службы обеспечения деятельности финансового уполномоченного.

Если в перечисленных случаях лицо не представит сведения о доходах и имуществе, работодатель вправе отказать ему в приеме на работу (ч. 8 ст. 8 закона № 273).

Работодатель может предложить, а сотрудник по собственной инициативе может предоставить:

1. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе с присвоением ИНН (п. 7 ст. 83, п. 2 ст. 84 НК РФ). Налоговые органы не вправе отказать налоговому агенту в приеме представляемой в фискальный орган отчетности, в которой в сведениях об отдельных физических лицах — получателях доходов не указан ИНН по причине его отсутствия (письмо МНС РФ от 27.02.2001 № БГ-6-12/169@). Поэтому свидетельство о присвоении ИНН к обязательным при устройстве на работу документам не относится.

2. Свидетельства о рождении детей. Они необходимы, если сотрудник планирует получать вычеты по НДФЛ, а также пользоваться гарантиями и компенсациями, предусмотренными для работников, имеющих детей (ст. 254–263, 264 ТК РФ, пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

3. Сведения о себе, необходимые работодателю и территориальному органу ФСС РФ для выплаты страхового обеспечения (п. 2 положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 30.12.2020 № 2375).

4. Справку о сумме заработка с места работы у другого работодателя для расчета пособий по временной нетрудоспособности за первые три дня болезни (ст. 13 Закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Как оформить прием на работу в 2022 году

Оформить прием на работу нужно не позднее трех дней с фактического допуска к труду (ст. 67 ТК). В 2022 году бизнесу важно учитывать некоторые нюансы этой процедуры, особенно те, что связаны с подтверждением стажа и электронными трудовыми книжками.

Обязательные этапы

В целом оформление приема на работу проводится в два этапа:

Человек пишет заявление о приеме на работу, прилагая необходимую документацию.
Работодатель ( его уполномоченный представитель, чаще — кадровик ) оформляет прием на работу, составляя необходимые документы.

Какие документы можно потребовать

Закон устанавливает перечень документов, которые работодатель вправе требовать у соискателя ( ст. 65 ТК ):

Документ, удостоверяющий личность ( как правило, это паспорт ).
Трудовую книжку — бумажную или форму СТД-Р ( полученную от прежнего работодателя ) или форму СТД-ПФР ( получить её можно в ПФР или через Госуслуги ). Если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку , то бумажную имеет смысл попросить для ознакомления, например, чтобы убедится в достаточном стаже по профессии.
Документы воинского учета ( для военнообязанных ).
Диплом ( иной документ об образовании ).
СНИЛС — если он имеется. Если нет (с 2019 ПФР их не оформляет, и сотрудник, начавший трудовую деятельность в 2019 году и позже, уже не имеет СНИЛСа в привычной форме ), то требуется документ по форме АДИ-РЕГ ( утв. постановлением Правления ПФР от 13.06.2019 № 335п ).

Если это необходимо в силу нормативных требований, запрашивается справка об отсутствии судимости ( например, для трудоустройства в образовательные учреждения ).

Подчеркнем: это рамочный, открытый перечень . В зависимости от обстоятельств или категории трудящихся могут потребоваться и иные документы, в частности:

патент, разрешение на работу, полис ДМС, вид на жительство ( для иностранцев );
водительское удостоверение ( для шоферов, курьеров );
справка об отсутствии наказаний за употребление наркотиков и психотропных веществ ( для работы в сфере транспорта );
личная медицинская книжка ( для общепита, торговли ).

Нужно ли требовать свидетельство о постановке на учет в качестве налогоплательщика?

ТК ничего не говорит об этом, но, конечно, будет нелишним запросить свидетельство об ИНН. На самом деле работодателю достаточно просто самого номера, но велика вероятность ошибок. Например, при передаче СЗВ-М в ПФР нужно указывать ИНН, если номер не верный, отчет могут не принять или потребуют уточнить.

Поэтому стоит убедится, что указан точный номер, глядя в само свидетельство о присвоении ИНН.

Заметим, что налоговики не имеют права отказать налоговому агенту в приеме представляемой отчетности, в которой в сведениях об отдельных физических лицах — получателях доходов не указан ИНН по причине его отсутствия ( письмо МНС от 27.02.2001 № БГ-6-12/169@ ).

Нужно ли заявление о приеме?

Для оформления в коммерческую организацию заявление о приеме на работу не является обязательным, но этот документ подтверждает должность, которую будет занимать работник, и дату, начиная с которой он приступает к труду. Этот документ упрощает оформление кадровых документов.

Другие документы

Свидетельства о рождении детей необходимы, если гражданин желает получать такие меры, как вычеты по НДФЛ, гарантии и компенсации для родителей.

Также работодатель вправе потребовать представить сведения о себе, необходимые работодателю и территориальному органу ФСС для выплаты страхового обеспечения ( ч. 13 статьи 13 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ ).

Если вы принимаете на работу бухгалтера, заместителя руководителя, директора по торгам, иного уполномоченного, разъездных, удаленных сотрудников, то не забудьте оформить сертификат КЭП!
Электронная подпись от Такском — залог эффективной работы в соответствии с законом. Выпускаем как классические на токене, так и мобильные подписи.

Оформление приема на работу

Нового сотрудника следует ознакомить под роспись с локальными нормативными актами:

правилами внутреннего трудового распорядка;
положением об оплате труда, премировании;
правилами хранения и обработки персональных данных и проч. ( ч. 3 ст. 68 ТК ).

Обязательным является ознакомление с трудовым договором , его подписание ( ст. 61 ТК ), а также вручение одного экземпляра работнику.

В течение трех дней со дня фактического допуска к работе издается приказ о приеме на работу ( ст. 68 ТК ), который подписывается обеими сторонами. Вносится запись о приеме на работу в трудовую книжку , в том числе если об этом просит совместитель. На основании представленных сведений на работника заполняется личная карточка Т-2, если предприятие их ведет.

КЭДО от Такском в три раза снизит нагрузку на кадровую службу, в пять раз ускорит обработку документов, на 80% сократит расходы на документооборот, на 100% исключит потерю документов. Подключайтесь!

О тех, кто поступает на работу впервые

Еще в 2020 году многие отказались от бумажных трудовых книжек. С 2021 года бумажные трудовые книжки не оформляются сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые ( п. 8 статьи 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ ).

Для такого сотрудника процесс оформления на работу выглядит так:

заключаем трудовой договор;
издаем приказ о приеме на работу;
знакомим с приказом работника под подпись;
не позднее следующего рабочего дня представляем в ПФР форму СЗВ-ТД, код «ПРИЁМ»;
при необходимости оформляем на работника личную карточку.

Подчеркнем, что те, кто устраиваются на работу с 1 января 2021, не вправе выбирать между бумажной или электронной трудовой книжкой.

Оцените статью:

[Всего голосов: 0 Средняя оценка: 0]