Как выглядит электронная цифровая подпись на документе
Как выглядит электронная подпись и как идентифицировать подлинность документа? Что такое ЭЦП, кем и для каких целей она используется? Ответы на эти вопросы узнайте в нашей статье.
Что такое ЭЦП и кто может ее использовать
С развитием новых технологий электронно-цифровая подпись (ЭЦП) находит все более широкое применение. ЭЦП — электронный аналог личной подписи ответственного лица (а в некоторых случаях и печати организации).
ЭЦП позволяет защитить электронный документ от подделки и придает ему юридическую силу. Документ, заверенный ЭЦП, приравнивается к бумажному варианту, подписанному собственноручно.
ЭЦП бывает двух видов: простая и усиленная. Усиленная, в свою очередь, подразделяется на квалифицированную и неквалифицированную.
Простая ЭЦП — подпись, которая включает в себя определенную последовательность кодов или паролей и подтверждает факт подписания электронного документа определенным лицом.
Усиленная неквалифицированная ЭЦП (НЭП) — подпись, полученная в результате криптографического преобразования информации, которая позволяет выявить:
- ответственное лицо, подписавшее документ;
- факт изменения документа после его подписания.
Усиленная квалифицированная ЭЦП (КЭП) — подпись, которая обладает всеми свойствами неквалифицированной ЭЦП, но при этом имеет сертификат проверки ключа ЭЦП.
Простая и усиленная НЭП соответствуют автографу подписывающего лица на бумажном носителе, а усиленная КЭП — подписи ответственного лица и печати фирмы-заверителя электронного документа (пп. 2, 3 ст. 6 закона 63-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»).
Подробнее о простой и усиленной ЭЦП узнайте в материалах:
- «Как сделать простую электронную подпись»;
- «Чем отличаются два основных типа электронных подписей».
Физлицо может получить ЭЦП в удостоверяющем центре (УЦ), аккредитованном Минкомсвязью РФ. Выдаваемый центром комплект включает:
- Сертификат ключа проверки ЭЦП — как правило, выдается на USB-носителе.
- Дистрибутив софта «КриптоПро» с активированной лицензией для использования в течение срока действия ключа проверки ЭЦП.
Ключ проверки ЭЦП действует в течение 12 месяцев, после чего подлежит замене.
Руководитель юрлица или ИП с 01.01.2022 получает ЭЦП в налоговой (только в определенных филиалах, список которых можно найти на сайте налоговой) или в доверенных центрах (Сбербанк, ВТБ Банк, АО «Аналитический центр»). Для начала следует приобрести токен, а также установить на компьютер КриптоПРО.
ЭЦП могут использовать юридические лица, подписывая электронную информацию внутри фирмы или обмениваясь электронными документами с внешними контрагентами, а также с контролирующими ведомствами. Зачастую ЭЦП используют и физлица, заверяя документы в формате MS Office или отправляя заявки на получение госуслуг. Физлица также могут получить ЭЦП для обмена электронными документами с ИФНС. Для этого достаточно скачать сертификат ключа проверки в личном кабинете налогоплательщика. Данная возможность недоступна ИП, частным нотариусам и адвокатам.
С 01.01.2022 действуют новые правила получения ЭЦП юрлица — только через ФНС или доверенные лица. Новый порядок описали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.
Как выглядит ЭЦП на документе
Как выглядит электронная подпись на документе — таким вопросом задаются многие пользователи, желающие проверить ту или иную форму на подлинность.
При распечатке электронного документа, заверенного ЭЦП, электронная подпись на бумажном носителе не обнаруживается, поскольку фактически ЭЦП — действие по криптографическому шифрованию информации, которое позволяет однозначно идентифицировать подписанта.
На электронном документе ЭЦП может выглядеть по-разному, поскольку для каждого вида информации предусмотрен свой способ защиты. Это может быть:
- Набор цифр и букв, который обычному пользователю может показаться случайным. Однако на самом деле такой код обозначает ключ, указанный в проверочном сертификате.
- Графическая картинка. В электронном виде выглядит как обычный штамп, содержащий подпись ответственного лица и печать предприятия. Подписывающее лицо также может создать стикер с сообщением или заданием получателю, который выводится на экран. Таким функционалом обладает относительно недорогой софт «КАРМА», разработанный российскими программистами.
- Невидимая ЭЦП, которая считается самым надежным способом защиты подписываемой информации. Незнающий человек попросту не сможет выявить ее наличие, а значит, и подделать ее будет крайне затруднительно. Как правило, такой способ защиты используется в документах, создаваемых в продуктах MS Office. В данном случае строка подписи визуально не определяется, а ЭЦП генерируется как метаданные. Узнать о том, что документ заверен ЭЦП, можно по специальному значку, который появляется в окне «Состояние» в нижней части монитора. При этом заверенный документ не подлежит редактированию.
Пример того, как выглядит ЭЦП на справке 2-НДФЛ, сформированной в личном кабинете налогоплательщика:
Подробности смотрите в материале «2-НДФЛ можно скачать в личном кабинете на сайте ФНС».
Итоги
Выходя за рамки стандартного делопроизводства, электронная подпись все больше внедряется в жизнь обычных интернет-пользователей, позволяя своим владельцам сэкономить массу времени. Физлицам предоставлена возможность скачать сертификат проверки подписи в личном кабинете налогоплательщика, а также добавить ее в электронную систему своего электронного паспорта. Юрлица могут получить ЭЦП в ФНС или у доверенных лиц.
Вопрос, как выглядит электронная цифровая подпись на документе, не имеет однозначного ответа, поскольку для каждого вида подписи и подписываемого файла предусмотрен свой уникальный метод защиты информации. ЭЦП может быть невидимой, состоять из кодового набора букв и цифр, обозначающих ключ проверки сертификата, или же выглядеть в электронном виде как штамп с подписью и печатью.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Подробнее о простой электронной подписи: суть, примеры, использование
Простая электронная подпись (ПЭП) – это электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом, согласно статье 5 федерального закона 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 года (далее — 63-ФЗ).
Для лучшего понимания сущности ПЭП следует выделить понятие ключа электронной подписи. Согласно 63-ФЗ, ключ ЭП – уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи. Применительно к ПЭП роль ключа ЭП исполняют коды, пароли и прочие средства либо их сочетание. Ключ ЭП может формироваться как на стороне пользователя, так и на стороне информационной системы (ИС).
Использование ПЭП с точки зрения законодательства
В соответствии с 9 статьей упомянутого выше федерального закона, чтобы электронный документ считался подписанным простой электронной подписью, кроме самого «факта ее использования», должно выполняться одно из условий:
- ПЭП содержится в самом электронном документе;
- Ключ ПЭП применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы (ИС), при использовании которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, в котором содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого он был создан и (или) отправлен.
Виды простой электронной подписи
Таким образом, условно можно разделить простую ЭП на 2 вида:
1. ПЭП в виде присоединяемой к электронному документу информации
Простая электронная подпись представляет собой набор данных, генерируемых программой или информационной системой совместно с пользователем или по его команде и присоединяемых к электронному документу.
Пример использования:
Создание ПЭП в Microsoft Office для подтверждения авторства документа.
Примечание: ПЭП позволит определить авторство, но не гарантирует неизменность документа с момента подписания.
2. ПЭП, созданная при помощи средств прохождения авторизации в ИС
Простая электронная подпись формируется пользователем информационной системы посредством прохождения авторизации в ИС при помощи логина, пароля, кода, отправляемого ИС в смс-сообщении на мобильный телефон пользователя и т.п.
Пример использования:
Авторизация на портале «Госуcлуги» при помощи ввода логина и пароля.
Примечание: При подключении двухфакторной аутентификации комбинация будет состоять из 3 средств (логин, пароль, код, отправленный в смс-сообщении).
Информационные системы, в том числе использующие ПЭП
Ведомства и госучреждения
Например, ключ ЭП (логин и пароль) используется как один из вариантов получения доступа к сервису ФНС России «Личный кабинет налогоплательщика». Указанные данные содержатся в регистрационной карте, получить которую можно в любом налоговом органе, независимо от места постановки на учет, предъявив удостоверяющий личность документ (например, паспорт). При этом ПЭП допускается использовать для входа в ЛК, но не для электронного документооборота с налоговым органом.
На сайте Почты России доступен раздел «Ускоренное получение отправлений», где представлена информация о способах перехода на ПЭП. Сделать это можно в отделении, заполнив анкету и предъявив паспорт, или при помощи подтвержденной учетной записи на портале «Госуслуги». После перехода на новый формат взаимодействия пользователю не потребуется иметь при себе паспорт, чтобы забрать отправление. Оператор будет высылать код (одноразовый ключ ЭП) на зарегистрированный в системе номер телефона, а получателю посылки нужно будет озвучить его оператору. Важно: сообщать код можно только сотруднику ИС (оператору «Почты России»).
Простая ЭП активно используется во взаимодействии «клиент – банк», когда клиентом выступает физическое лицо. Инструмент применяется в системах дистанционного банковского обслуживания, в том числе в мобильных приложениях. Ключ простой ЭП может представлять собой сочетание логина и пароля, а в некоторых случаях к ним добавляется код подтверждения, отправляемый в смс-сообщении на мобильный телефон пользователя. Если клиентом банка выступает юридическое лицо, то ему следует использовать квалифицированную электронную подпись.
При онлайн-покупке полиса ОСАГО заявление о заключении договора обязательного страхования подписывается простой электронной подписью физического лица, являющегося владельцем транспортного средства, и признается электронным документом равнозначным бумажному с собственноручной подписью. Вместе с тем, если владельцем является юридическое лицо необходимо использовать квалифицированную электронную подпись.
Область применения простой электронной подписи не ограничивается перечисленными выше сферами. ПЭП может быть задействована во многих отраслях, в том числе простую ЭП используют коммерческие компании, например, для ведения внутрикорпоративного документооборота.
При этом запрещено подписывать ПЭП документы, которые содержат сведения, составляющие государственную тайну, или использовать ПЭП в ИС, которая содержит сведения, составляющие государственную тайну.
Также нужно учитывать: если законодательным или нормативным правовым актом в конкретных правоотношениях предусмотрено использование вида ЭП, отличного от простой электронной подписи, то применение ПЭП в таком электронном документообороте не допускается и не будет иметь юридической силы.
Юридическая значимость ПЭП
В 63-ФЗ предусмотрены условия придания действиям, совершаемым с простой электронной подписью, юридической значимости. Это возможно в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.
При этом НПА и соглашения должны соответствовать требованиям, перечисленным в части 2 статьи 9 63-ФЗ, и предусматривать:
- Правила определения лица, подписывающего документ, по его ПЭП (например, в соглашении может быть предусмотрено определение лица по логину и паролю в определенной ИС, а также способы их получения);
- Обязательное соблюдение конфиденциальности ключа простой ЭП.
Дополнительная информация
Адрес отправителя входящего электронного письма можно считать простой ЭП отправителя?
Ответ: Да, если участники электронного взаимодействия заключили соответствующее соглашение (о признании получения электронного сообщения с определенного адреса электронной почты подписанием документа ПЭП), а также при соблюдении одного из условий, представленных в статье 9 63-ФЗ, которые можно найти в материале выше.
Задать прочие вопросы по теме ПЭП можно в специализированной рубрике Единого портала Электронной подписи «Вопрос эксперту».
СОГЛАШЕНИЕ О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ И ИСПОЛЬЗОВАНИИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
Настоящее соглашение регламентирует отношения между АО «Аналитический центр» и физическим лицом (Пользователь) и вступает в силу с момента принятия Пользователем условий настоящего соглашения. При несогласии Пользователя с хотя бы одним из пунктов соглашения, Пользователь не имеет права дальнейшей регистрации. Продолжение процедуры регистрации говорит о полном и безоговорочном согласии с настоящим соглашением.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
Регистрация — процедура, в ходе которой Пользователь предоставляет достоверные данные о себе по утвержденной форме регистрации (регистрационная карта). Прохождение процедуры регистрации говорит о том, что Стороны полно и безоговорочно согласились с условиями настоящего соглашения.
Персональные данные Пользователя — данные, используемые для идентификации личности, добровольно указанные Пользователем при прохождении регистрации. Данные хранятся в базе данных на сервере АО «Аналитический центр» и подлежат использованию исключительно в соответствии с настоящим соглашением и законодательством РФ.
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
Мы используем персональные данные Пользователя только для тех целей, которые указываются при их сборе. Мы не используем персональные данные для других целей без согласия Пользователя. Мы можем использовать персональные данные Пользователя для следующих целей:
- Для организации выдачи Пользователю электронной цифровой подписи в рамках сети Аккредитованных при Некоммерческой организации «Ассоциация Электронных Торговых Площадок» Удостоверяющих центров, а также ее обслуживания и оказания сопутствующих услуг;
- Для обратной связи с Пользователем в целях предоставления услуги или информации, в том числе посредством рассылки рекламных, информационных и (или) иных материалов АО «Аналитический Центр» на указанную электронную почту. Отказаться от рассылки рекламных, информационных и (или) иных материалов АО «Аналитический Центр» можно нажав на соответствующую кнопку в нижнем колонтитуле любого письма в рамках такой рассылки;
- Для ответов на запросы Пользователя в службу поддержки;
- Для выполнения обязательств по договорам.
Для использования персональных данных для любой иной цели мы запрашиваем подтверждение Пользователя. Пользователь соглашается, что АО «Аналитический центр» оставляет за собой право использовать его персональные данные анонимно и в обобщенном виде для статистических целей.
ОБЯЗАТЕЛЬСТВА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ ПО РЕГИСТРАЦИИ
Пользователь соглашается предоставить правдивую, точную и полную информацию о себе по вопросам, предлагаемым в регистрационной карте. Если Пользователь предоставляет неверную информацию, АО «Аналитический центр» имеет право приостановить либо отменить регистрацию.
ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ ТРЕТЬИМ ЛИЦАМ
АО «Аналитический центр» не передает персональные данные третьим лицам для маркетинговых целей без разрешения Пользователя.
АО «Аналитический центр» может передавать персональные данные Пользователя компаниям, аффилированным по отношению к АО «Аналитический центр», для обработки и хранения. Пользователь соглашается с тем, что АО «Аналитический центр» передает персональные данные Пользователя уполномоченным организациям для создания и выдачи электронной подписи, выполнения требуемых услуг и операций.
АО «Аналитический центр» предоставляем третьим лицам объем персональных данных, необходимый для оказания требуемой услуги или транзакции. При необходимости АО «Аналитический центр» можем использовать персональные данные Пользователя для ответа на претензии, исковые заявления.
АО «Аналитический центр» можем собирать и, при необходимости, передавать уполномоченным органам имеющуюся в нашем распоряжении информацию для расследования, предотвращения и пресечения любых незаконных действий. АО «Аналитический центр» вправе раскрывать любые персональные данные по запросам правоохранительных органов, решению суда и в прочих случаях, предусмотренных законодательством РФ.
С целью предоставления дополнительной информации, оказания услуг, Пользователь можете быть направлен на другие ресурсы, содержащие информационные или функциональные ресурсы, предоставляемые третьими лицами.
Только в тех случаях, когда информация собирается от лица АО «Аналитический центр», использование данных Пользователя будет определяться политикой АО «Аналитический центр» в отношении конфиденциальности персональных данных. При предоставлении информации на других ресурсах будут использоваться политики в отношении конфиденциальности персональных данных, проводимые их владельцами.
АО «Аналитический центр» требует от своих партнеров использования политики в отношении конфиденциальности персональных данных, согласующихся с политикой АО «Аналитический центр».
БЕЗОПАСНОСТЬ ВАШИХ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
АО «Аналитический центр» использует технологии безопасности, процедуры и организационные меры для защиты персональных данных Пользователя от несанкционированного доступа, использования или разглашения.
АО «Аналитический центр» стремится защитить персональные данные Пользователя, но не может гарантировать безопасность передаваемых данных.
АО «Аналитический центр» рекомендует принимать все меры по защите ваших персональных данных при работе в Интернете. Часто меняйте пароли, используйте сочетание букв и цифр при создании паролей и используйте защищенный браузер.
АО «Аналитический центр» не хранит персональные данные Пользователя дольше, чем необходимо для целей их сбора, или чем требуется в соответствии с действующими законами или правилами.
