Как прошить документы в 4 дырки схема

Как прошить документы в 3 и 4 дырки — пошаговые инструкции и схемы

Оригиналы или копии документов сшиваются нитками в соответствии с ГОСТ Р61141-98 — ниже приведены пошаговые инструкции и схемы прошивки документации в 3 и 4 дырки (прокола).

Сшитые бумаги нужно заверить в установленном порядке, указав количество лисов и поставив подпись и печать.

Как прошить оригиналы документов нитками?

Сшивать ценные бумаги необходимо в соответствии с ГОСТ Р61141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Нюансы оформления закреплены в Приказе Росархива от 23 января 2009 года №76.

Сшивать документы необходимо, чтобы защитить их от утраты или подмены.

Процедура прошивки считается обязательной для таких категорий документов:

• кадровых;
• проверочных;
• архивных;
• бухгалтерских.

Может подшиваться и другая документация, которая важна для владельца, компании и ее контрагентов.

Классическая схема прошивки требует инструментов для работы. Понадобятся обложки (стандартные, нестандартные или архивные), дырокол, канцелярский клей, острые ножницы, заверительный лист, нитки, шило или иглы, веревки или шпагат. Нитки должны быть прочными, толстыми и износостойкими.

Самые распространенные способы подшивки:

1. В две дырки – наиболее популярная схема. Расстояние между отверстиями – не менее 5 сантиметров. Узелок в этом случае должен находиться на лицевой стороне.
2. В три дырки. При этой схеме отверстия нужно разместить на одинаковом расстоянии друг от друга и до краев листа. Создать с помощью нитей «восьмерку», соединив оба конца нити посередине на внутренней стороне листа.
3. В четыре дырки – схема напоминает предыдущий вариант, только «восьмерка» теперь двойная. Хвост остается на уровне второго прокола на тыльной стороне.
4. В пять дырок – самый надежный способ, использующий для крайне важных документов. Представляет собой две «восьмерки», расположенные одна над другой.

Отверстия всегда формируют с левой стороны документа. Нити фиксируют узлом (свободные концы всегда должны оставаться минимум на 7 сантиметров).

Пошаговая инструкция и схемы прошивки в 3 и 4 дырки

Стандартно журналы и другую документацию не высшего уровня важности сшивают в три прокола, используя стандартные нити, клей ПВА и шило.

Подробная пошаговая схема прошивки в 3 дырки такова:

• Шаг 1. Первое движение иглы должно проходить через центр листа «изнутри-наружу» (чтобы ушко было ближе к тыльной стороне, а конец иглы – к лицевой).
• Шаг 2. Второй прокол нужно сделать уже с лицевой стороны, двигаясь ближе к краям листа.
• Шаг 3. В третий прокол игла опять должна входить с обратной стороны. Если еще раз вдеть иглу в исходное отверстие, схема будет считаться завершенной.

Схема прошивки документов в 3 дырки:

Схема прошивки документов в 4 дырки:

После нужно завязать узел и оставить минимум 7 сантиметров нити.

Заверительный лист должен иметь размер прямоугольника 6х4 сантиметра. Его нужно приклеить на узел и подписать.

Нумеровать листы нужно в порядке подшивки, используя арабские цифры и начиная с «единицы». Журналы нумеруются и сшиваются по стандартной схеме, а вот при оформлении других документов возникают трудности.

1. При сшивании письма сначала нумеруют конверт, и только потом – его содержимое.
2. При нумерации чертежей, диаграмм и других графических материалов, которые занимают весь лист или не должны иметь мешающих пометок, искажающих смысл, ставить нумерацию нужно на обратной стороне листа.

Стандартно номер проставляется в правом верхнем углу. Для описи нумерация не нужна.

Как заверить сшитые документы?

Заверительный листок приклеивается с помощь ПВА на узелок на обратной стороне сшитой стопки документов. Листок должен иметь небольшие размеры (от 3х4 до 8х10 см). На нем указываются наименование организации, ФИО и должность ее руководителя и дата подшивки.

Описание на листке может быть либо развернутым, когда подробно описываются содержание, количество листов, данные об адресате, наличие примечаний и чертежам и другие характеристики.

Также может быть перечислено количество помарок, исправлений и других сносок по ГОСТ. Описание может быть и сокращенным – когда приводится только количество и название документа (или объекта), который подлежал подшивке.

В любом случае руководитель обязан полностью расписывать свои ФИО, должность, расшифровывать личную подпись. Либо подпись с печатью, либо только печать должны располагаться так, чтобы они одновременно находились и на листке, и на тыльной стороне самого документа.

Образец заверения сшитой документации:

Как прошить и заверить копии?

Копии сшиваются и заверяются по тем же правилам, что и оригиналы. Можно использовать меньшее количество проколов, но техника является общей.

Если копии не сшиты, придется ставить заверительные отметки на каждой копии, что крайне непродуктивно.

В большинстве случаев копии сшивают в два или три прокола, используя заверительные листки небольшого размера и кратко описывая содержимое.

Подписи и печати должны быть такими же полными, как при оформлении оригиналов документов.

Чаще всего перечисляется только характер подшитых копий, их количество. Зачастую используется формулировка: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью N листов». Дата ставится по общим правилам.

Выводы

Сшивать оригиналы и копии документов нужно по ГОСТ Р61141-98. По количеству отверстий можно сшивать бумаги с разным числом проколов: от 2 до 5. Свободный конец должен достигать в длину не менее 7 сантиметров, чтобы можно было легко завязать узел.

Из инструментов и расходных материалов нужно использовать нитки, иглы, ножницы, дырокол, клей ПВА и твердые обложки. Нумеруется листы арабскими буквами, начиная с «единицы», номера в стандартных случаях проставляются в верхнем правом углу листа.

Заверительный лист приклеивается на тыльную сторону документа и содержит информацию о сшитых бумагах. На нем также указываются название организации, ФИО и должность руководителя, его личная подпись с расшифровкой.

Печать ставится так, чтобы часть ее была на листе, часть – на самом документе.

Как правильно сшить и пронумеровать документы

Единых государственных требований к сшиванию документов не существует, однако некоторые правила устанавливает отраслевое законодательство, ГОСТ Р 7.0.8-2013 и Приказ Росархива от 23.12.2009 №76. В зависимости от толщины дела и важности документов различается шесть основных способов прошивания бумаг.

Зачем сшивать

Документы, особенно в большом объеме, нуждаются в правильном группировании и систематизации. Это позволит сохранить порядок в архиве и облегчить поиск нужных бумаг. Прошить документы нитками и пронумеровать бумаги при должном уровне подготовки не представляет сложности.

Почему особенно важно прошивать документацию?

• Сгруппированные дела занимают меньше места.
• Ими удобнее пользоваться.
• В пронумерованных и сшитых бумагах трудно заменить листы – это обезопасит компанию от мошенничества и упростит процедуру официальных проверок.
• Если бумаги прошиты некачественно, это может стать причиной для отказа в партнерской работе компании.

В некоторых случаях правильно прошитые дела требуется предоставить для проверки в государственные или контролирующие органы, а также по требованию других организаций.

При оформлении бумаг не нужно подшивать документы, которые могут быть затребованы для проверки.

Пошаговая инструкция сшивания

Приступая к процедуре, необходимо подобрать обложку. Для листов формата А4 подойдет стандартная обложка размером 229×324 мм. Если дело планируется хранить долгое время, то лучше выбрать переплет из толстого картона.

Интересно, что в госархив документацию можно сдать только в обложке из специальной бумаги – бескислотного картона. Его еще называют «антикоррозийным» и «консервирующим».

Но лучше всего, если вы сшиваете не для себя, а для сдачи в какую-то организацию, отдел, заранее узнать правила, чтобы потом не переделывать работу.

Необходимые материалы

Выбор материалов зависит от предназначения документации, сроков ее хранения, указаний руководства и государственных требований.

1. Нитки: сшивные, банковский шпагат, х/б нить.
2. Дырокол, шило или игла. Если стопка сшиваемых бумаг очень толстая, то можно использовать шуруповерт, специальный станок или переплетную машинку.

Прокалывать отверстия можно также специальным дыроколом, который устанавливает люверсы – металлические шайбы, укрепляющие отверстия.

Часто компании отдают трудоемкую процедуру по сшиванию на аутсорс: типографии используют более прогрессивное оборудование для переплетения.

Фото: шило и шпагат нужны для толстой стопки бумаг.
Источник: wilhei/pixabay

Шаг 1. Нумерация листов

Необходимо сложить бумаги в ровные стопки по смысловой или хронологической последовательности, затем проставить арабские цифры в правом верхнем углу. Целостность текста при этом не должна быть нарушена.

При проведении процедуры нужно руководствоваться следующими правилами:

• Нумеруются только листы: не нужно отмечать каждую страницу.
• Дела разбиваются на тома, если количество бумаг превышает 250 стр.
• Опись нумеровать не требуется.
• Листы, имеющие большую ширину, также должны быть пронумерованы в правом верхнем углу, но свернуты и прошиты за один край.
• Номер ставится на оборотной стороне документа в левом верхнем углу, если весь лист занимает крупное изображение – чертеж, графики или фотография.
• Сшивая письма, необходимо достать и пронумеровать бумаги из конверта, а также сам конверт.
• Иногда среди документов попадаются крупные карты, состоящие из склеенных фрагментов. Такой бумаге присуждается общий номер, однако в примечаниях обязательно нужно прописать количество листов.

Ошибки в нумерации можно исправить, зачеркнув неверный номер или используя буквенное обозначение, если было пропущено несколько страниц.

Шаг 2. Составление описи

Виды документа различаются: нужно учитывать, куда планируется передать опись – в госорганы, на хранение либо другой организации. Обычно бумага содержит следующие сведения:

• информацию о передающей и принимающей организации (передал-принял);
• аннотацию (как называется дело, сшив);
• список документов в табличном виде;
• дату составления;
• количество листов.

В конце листа составитель должен оставить роспись с расшифровкой.

Шаг 3. Сшивание

Для переплетения бумаг разной важности и количества используются разные способы сшивания. Разберемся с самыми популярными способами прошивания бумаг.

На уголок

Если бумаг не много, и они не представляют серьезной важности для компании, то при переплетении можно воспользоваться способом «на уголок» – это самая простая процедура. Так сшивают, например, отчетные работы в школе, выполненные на отдельных листках, или устав предприятия.

Для этого нужно сложить бумагу ровной стопкой и загнуть левый край таким образом, чтобы образовался угол. Затем нужно сделать два прокола и протянуть сквозь образовавшиеся отверстия нити.

«Хвостики» должны быть зафиксированы на обратной стороне бумажной пломбой (кусочком приклеенной бумаги).

Схема прошивки на уголок

Еще один вариант – когда делают всего одну дырочку в уголке. В отверстие протягивают вдвое сложенную ленту или шнур и натягивают образовавшуюся петлю на угол документа. Концы шнурка фиксируют, как обычно.

В две дырки

Прежде всего нужно отступить 1 см от края и проделать две дырки иглой или дыроколом.

Вдеть нить необходимо так, чтобы образовалась петля, а концы оказались с тыльной стороны листа. Концы нитей крепко связать и закрепить бумажной пломбой.

В три дырки

Теперь необходимо разметить расположение уже трех отверстий с левого края. Между самими отверстиями нужно оставить по 3 см.

Затем вдеть нить с тыльной стороны документа в среднюю дырку и провести в нижнее отверстие. После этого по тыльной стороне нить продеть через верхний прокол, вновь заходя в среднее отверстие, но уже с другой стороны. Кончики связать между собой и закрепить пломбой (например, приклеивают кусочек бумаги).

Длина получившихся «хвостиков» не должна быть менее 7 см.

В четыре дырки

Четыре отверстия нужно расположить на расстоянии 1,5-2 см друг от друга, а затем продеть нить с тыльной стороны второго отверстия. После вдеть иглу в первый прокол, затем снова второй, третий, четвертый и вывести в третье отверстие. Кончики связать между собой и опломбировать.

В пять дырок

Этот способ применяется для самых толстых и важных стопок документов, например бухгалтерских отчетов. Обычно для скрепления такого количества бумаг требуется прошиватель. Для разметки расположения точек прокола нужно отложить по 2 см от верхнего и нижнего края листа, затем отметить середину между ними, а после и середину получившихся отрезков.

Нить вдевается в среднее отверстие с тыльной стороны, оставляя кончик, длиной около 10 см. Иглу нужно направить в первую дырку, выведя ее с тыльной стороны, и вдеть ее во второе сверху отверстие, а затем вывести в среднее. Теперь один край готов.

Теперь нужно повторить свои действия в зеркальном порядке: вывести нить в самую нижнюю дырку, затем направить во вторую, завязать «хвостики», образовавшиеся с тыльной стороны узлом и опломбировать.

Шаг 4. Заверение

Пломба – это небольшой прямоугольный кусок бумаги, который наклеивается на узелок на тыльной стороне бумаги. На ней необходимо указать количество листов цифрами и буквами, указать должность того, кто прошил бумаги, его ФИО и поставить роспись. При необходимости на пломбу также ставится печать компании или организации.

Нормативно-правовые акты, регламентирующие процедуру

Существует несколько правовых норм, устанавливающих правила оформления, и частности сшивания бумаг, на законодательном уровне.

1. Приказ Росархива от 23.12.2009 N 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». В приложении №24 подробно описана процедура оформления, прошивания и переплетения дел.
2. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Сам стандарт не предусматривает подробного описания переплетения дел.

Отраслевое законодательство также устанавливает методы оформления документов.

• Приказ Минкульта №536 в 2005 году, закрепляющий рекомендации по оформлению документации в государственных органах исполнительной власти.
• Приказ от 7 декабря 1992 года №02-213, регламентирующий положения о делопроизводстве в ЦБ РФ.
• Приказ МНС от 18.04.2003 № ВГ-3-09/198 «Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов».

В 2019 году нет общих упорядоченных требований для сшивания бумаг, однако НПА устанавливают основные принципы оформления официальной документации.