Подлинник, копия, дубликат
В делопроизводстве наряду с термином «копия» используется термин «заверенная копия». ГОСТ Р 51141-98 определяет его следующим образом: «заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу». Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа.
Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает следующее: «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации».
Выдача копий и их заверение
Общий порядок выдачи копий документов и их заверения установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (с изменениями от 08.12.2003). В частности, указом установлено, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.
Предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, если копии этих документов затруднительно или невозможно получить непосредственно в тех организациях, учреждениях и на предприятиях, где они были изданы.
В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.
Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X также установлено, что предприятия, учреждения и организации высылают копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти учреждения, организации, на предприятия, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.
На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинник документа находится на данном предприятии, в учреждении или организации. Таким образом, установленная ГОСТ Р 6.30-2003 «Отметка о заверении копии» должна дополняться записью: «Подлинник документа находится в деле (наименование организации) № … за … г.».
Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Возникает вопрос о том, кто может быть уполномочен заверять копии документов. Как правило, это работник кадровой службы организации и/или службы делопроизводства. Должностные обязанности этих работников, в том числе заверение копий, как правило, закрепляются в утверждаемой руководителем должностной инструкции или трудовом договоре при приеме на работу. Если обязанности по заверению копий документов не отражены в названных документах или обязанность по заверению копий возлагается на другого сотрудника (секретаря, работника бухгалтерии или др.), должен быть издан приказ руководителя организации следующего содержания: «Возложить на (должность, фамилия, имя, отчество) обязанности по заверению копий документов».
Копии документов могут изготавливаться рукописным или машинописным способом, с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники, например с помощью сканера. Запрещено изготавливать копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
Аналогично копиям заверяются и выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан.
Указом также установлено, что для получения копии документа граждане направляют в организацию заявление. Эти заявления рассматриваются и исполняются предприятиями, учреждениями и организациями в соответствии с правилами, установленными для рассмотрения обращений граждан.
Нотариальное заверение копий документов
В определенных случаях законом установлено нотариальное заверение копий некоторых документов (устава, лицензии и др.) при представлении их в другие организации. Порядок нотариального заверения копий документов установлен Основами законодательства РФ о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (в редакции Федеральных законов от 08.12.2003 № 169-ФЗ, от 29.06.2004 № 58-ФЗ, от 22.08.2004 № 122-ФЗ, от 02.11.2004 № 127-ФЗ, с изменениями, внесенными Федеральными законами от 30.12.2001 № 194-ФЗ, от 24.12.2002 № 176-ФЗ, от 23.12.2003 № 186-ФЗ).
Законодательство лишь в ряде случаев требует представления нотариально удостоверенной копии документа, однако на практике многие ведомства требуют представления именно нотариально заверенной копии и в случаях, не предусмотренных законом. Основами законодательства о нотариате предусмотрено, что нотариус не вправе отказать гражданину в нотариальном заверении необходимой ему копии документа.
Свидетельствование верности копии с документа производится нотариусом при предъявлении подлинника документа. Верность копии с копии документа может быть заверена нотариусом в случаях:
— если верность копии ранее была засвидетельствована в нотариальном порядке;
— если копия документа выдана учреждением, предприятием, организацией и оформлена в порядке, установленном Указом Президиума Верховного Совета РСФСР от 04.08.1983 № 492.
В последнем случае копия документа должна изготавливаться на бланке юридического лица, скрепляться печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.
Нотариально засвидетельствованная копия с копии должна содержать полный текст документа с указанием подписей должностных лиц, текст расшифрованной печати учреждения. Далее следует текст удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии документа, подпись нотариуса, в строку указывается полное наименование нотариальной конторы. Копия с копии свидетельствуется путем проставления на ней удостоверительной надписи нотариуса специальной формы.
При заверении копии документа нотариус проверяет законность представленного документа, тщательно сверяет копию с подлинником. Прежде чем заверить копию, нотариус должен исследовать документ, с которого была снята копия, чтобы определить, правомочным ли учреждением выдан документ. Если подлинник документа вызывает сомнение, нотариус может направить этот документ на экспертизу, о чем выносит постановление. В постановлении указываются: дата вынесения постановления, фамилия, инициалы нотариуса, на чье имя выдан документ (фамилия, имя, отчество, место жительства), кем он представлен, обстоятельства, вызвавшие необходимость его направления на экспертизу, куда (какому экспертному учреждению) направляются вопросы, по которым требуется заключение эксперта.
Копия должна точно воспроизводить текст подлинного документа. На удостоверяемой нотариально копии вместо росписи должностного лица, подписавшего документ, указывается слово «подпись», вместо печати – слово «печать». В удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии нотариус делает отметку об отсутствии оговоренных исправлений в подлиннике документа и других особенностей. Незаполненные до конца строки и другие свободные места на копии, а также на оборотной стороне удостоверительной надписи прочеркиваются.
Копия документа, состоящая из нескольких листов, прошнуровывается, пронумеровывается, количество листов заверяется подписью нотариуса и приложением печати нотариуса.
Нотариус свидетельствует верность копии с любого документа, независимо от его наименования , кроме документов, имеющих подчистки и приписки, зачеркнутые слова и другие неоговоренные исправления; а также документов, написанных карандашом, имеющих неясный текст, изложенных на нескольких не пронумерованных и не скрепленных надлежащим образом листах; со смазанным или стертым оттиском печати, когда прочитать ее текст не представляется возможным.
Нотариус может свидетельствовать также и выписки из документов, если в них содержится решение нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. В этом случае должен воспроизводиться полный текст части документа по определенному вопросу. Так, выписка из протокола заседания учредителей акционерного общества, на котором решались разнородные вопросы, должна содержать все реквизиты этого общества, затем излагать содержание той части протокола, которая необходима заинтересованному лицу. Если протокол составлен на нескольких страницах, они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью и подписями лиц, составивших (подписавших) протокол.
Нотариально может быть заверен и документ, выданный лицом (гражданином), например заявление, поручение, доверенность и др. Чтобы такой документ имел юридическую силу, подпись гражданина должна быть засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, организации, учреждения по месту работы, учебы или жительства гражданина.
При свидетельствовании верности копии документа, выданного гражданином, применяются рассмотренные выше правила.
Кроме понятий «подлинник», «копия», «заверенная копия» в делопроизводстве используется также понятие «дубликат документа». Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дубликаты документов выдаются взамен утерянных подлинников или подлинников, пришедших в негодность. Дубликаты документов выдаются по письменным заявлениям юридических или физических лиц. Порядок выдачи дубликатов отдельных видов документов устанавливается нормативными актами. Например, порядок выдачи дубликатов трудовых книжек определен постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Дубликаты, как правило, оформляются на бланках установленной формы, используемых и для оформления подлинника документа. В отличие от дубликата копия документа может оформляться на обычной бумаге и не передавать некоторых особенностей внешнего оформления подлинника документа.
Для того чтобы можно было отличать дубликаты от подлинников (в случаях, когда дубликат выдается взамен испорченного или пришедшего в негодность подлинника) на дубликате в верхнем правом углу от руки или с помощью штампа указывается «Дубликат», а на испорченном или пришедшем в негодность подлиннике делается запись: «Взамен выдан дубликат серия __________».
Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по ГОСТу и частые ошибки
Мало кто задумывается, для чего нужна копия трудовой книжки, пока ее не требуют. Но как только вы обратитесь к новому работодателю, в банк или за пособием, например, по безработице, вам потребуется такой документ. Причем правильно оформленный, иначе придется его переделывать.
Без заявления — никаких документов
Прежде чем рассказать, как правильно заверить трудовую книжку, если работает по настоящее время сотрудник, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.
Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он обращается к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии. Его форма на законодательном уровне не установлена, обращение составляют произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление составляют от руки или с помощью компьютера. В последнем случае важно подписать заявление лично.
Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки:
Работодатель вправе уточнить в локальных нормативных актах иную форму обращения за трудовой. В таком случае нужный бланк выдается работнику, который заполняет его по предусмотренным правилам. Дополнительно есть возможность прописать, кому направлять заявление. К примеру, если подлинник документа находится в отделе кадров, логично обращаться напрямую к начальнику отдела, а не в секретариат.
Причины для обращения за копией разные — для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, предоставления данных о стаже в Пенсионный фонд, пр. Но в заявлении трудящийся не обязан отвечать на вопрос, для чего она ему понадобилась. Это не предусмотрено законодательством. И если в разработанной на предприятии форме заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ расценивают это как нарушение законодательных норм.
Рассмотреть обращение работника за копией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. И не только рассмотреть, но и успеть правильно подготовить запрашиваемые выписки, с учетом требований к образцу, как заверить копию трудовой книжки в 2022 году, и его обязательных реквизитов.
Все документы предоставляют бесплатно. Отказаться их предоставить работодатель не может, это противоречит ТК РФ.
Как заверяют копию бумажной трудовой книжки
Копия, выданная по запросу работника, — это официальная бумага, которая соответствует определенным требованиям. Разберем пошагово, что надо сделать, и покажем, как заверить ТК, которую ведет работодатель на бумажном носителе.
1. Отсканировать и распечатать все заполненные листы, начиная с титульного.
2. На каждом листе текст разрешено печатать только с одной стороны. Если текст напечатан с обеих сторон листа, его примут не во всех организациях.
3. Проверьте, что текст после печати четкий и легко читаемый.
4. Пронумеруйте и прошейте листы, как это делают нотариусы. На обороте последнего листа необходимо «запломбировать» концы нити бумажной наклейкой и написать, сколько собрано листов.
5. Заверять необходимо каждую из страниц. Это делает лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью. В противном случае кадровик обязан заверить бумаги у генерального директора.
7. Отметку о заверении дополняют записью, где подлинник трудовой книжки находится, если документ готовится для предоставления в другую организацию. В том же ГОСТ Р 7.0.97-2016 дается и корректная надпись, которую надо использовать кадровику, — «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № . за . год». Эта надпись необходима, чтобы проинформировать о месте хранения оригинала получателя копии.
8. Согласно ГОСТу, отметку о заверении допускается проставлять с использованием специального штампа.
Вот образец, как заверить трудовую книжку в 2022 году:
9. Считается, что подтверждать достоверность данных необходимо еще и печатью организации-работодателя. Но в РФ некоторые компании освобождены от обязанности использовать круглые печати, и они физически не могут их проставлять. Заверенные ими документы имеют такую же силу, даже если печать не стоит.
10. Относительно места расположения записи «Верно», подписи и даты лица, удостоверяющего дубликат, печати. Все это должно захватывать заверяемые данные, но не закрывать и не перекрывать их. В противном случае получатель не сможет прочитать сведения, и работнику придется вернуться.
11. В некоторых случаях работники просят написать фразу «Работает по настоящее время». Законодательно запрет на это не установлен, и делать такую запись допустимо.
Все вышеперечисленные требования описаны в ГОСТе, который является добровольным. Банки, ПФР и иные организации вправе вводить собственные требования к заверениям документов. Их следует уточнить заранее.
Учитывая правила ГОСТа, образец, как заверить трудовую книжку для банка по новым правилам в 2022 году, выглядит так:
Частые ошибки
Если кадровик неверно удостоверит копию трудовой книжки, работник принесет ее назад, и придется все переделывать. Чтобы этого не случилось, распечатайте образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем, и держите всегда под рукой.
На какие ошибки специалисты часто не обращают внимания:
- из-за оттиска печати скрыта часть текста, что мешает получателю документа разобраться в записях. Правильно ставить печать так, чтобы она не мешала;
- сама печать износилась, сложно разобрать, какой организации она принадлежит;
- нет подписей, должности или иных сведений и лице, которое заверило копию трудовой книжки. Либо этот сотрудник не уполномочен совершать такие действия;
- при внесении записей допущены ошибки и внесены исправления. Любые помарки недопустимы, из-за них документ признают недействительным и вернут человеку. Если при заверении закралась ошибка, лист заново сканируют, распечатывают и вносят верные сведения;
- не все листы заверены. Такое допустимо только в случае, если все листы копии прошиты, пронумерованы и опломбированы.
Внимательно изучите и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, нужно ли вести учет выдачи копий трудовых книжек работников. Используйте эти инструкции бесплатно.
Где еще получить заверенную копию
До сих пор мы рассматривали ситуацию, когда человек работает, и его трудовая книжка находится у работодателя — в отделе кадров или бухгалтерии, если она занимается кадровой документацией. Но если гражданин безработный, трудовая книжка у него на руках, и ему нужна заверенная копия, он с паспортом обращается к нотариусу. В нотариальной конторе заверят копию трудовой и работающему человеку. Для этого он просит у работодателя документ под расписку, а затем возвращает его.
Нотариус копирует необходимые страницы (обычно это только заполненные листы), проставляет на них печать, дату и подписывает.
Нотариус вправе делать копии только с оригинала трудовой книжки. Если работник заранее сделает копии и принесет их, бумаги не примут. Потому что юрист перед копированием проверяет все записи и только потом заверяет трудовую книжку. Кстати, если нотариус найдет ошибки или неточности в записях, он предложит человеку сначала их исправить у работодателя, а потом уже сделает заверенную копию. Услуги нотариуса всегда платные. Стоимость уточняйте в конкретной нотариальной конторе.
Как получить копию, если трудовая книжка электронная
С 2021 года все вновь поступающие на работу граждане не получают бумажные трудовые книжки, им заводят электронные. Но даже если ваш стаж уже большой, к началу 2021 года всем предлагали определиться, хотят ли они вести сведения о трудовой деятельности на бумаге или согласны на электронную книжку. Даже если работник не соглашался, от работодателя требовали перенести все данные в специальную информационную базу ПФР, и в фонде есть возможность получить копию электронной трудовой книжки.
Самый простой вариант — зайти на сайт госуслуг, выбрать категорию «Работа и занятость», затем строку «Выписка из электронной трудовой книжки». В течение нескольких минут после запроса (кнопка «Получить выписку») придет электронный документ со сведениями о вашей трудовой деятельности, подписанный усиленной цифровой подписью. Выглядит он так:
Сколько действует копия
На законодательном уровне нигде не заявлено, в течение какого срока действует заверенная работодателем или нотариусом, полученная на портале госуслуг копия трудовой книжки. Но в кредитных учреждениях, ПФР и иных организациях устанавливают определенные требования. Обычно «срок годности» документа — не более 30 дней. При обращении за крупными суммами потребуют копию, подготовленную в течение 3-14 дней.
Если в трудовой книжке появилась новая запись, то скопированный экземпляр, сделанный ранее, уже недействителен. Его надо переделывать.
- Мотрой Алена
Даже если подлинник трудовой книжки находится не у работодателя, а в компании, которая ведет кадровую деятельность, заявление на оформление копии вы подаете руководителю. И за допущенные ошибки тоже придется отвечать ему.
