Как правильно сшивать документы

Как правильно прошивать документы в 2022 году: пошаговая инструкция

Содержание

• Для чего нужна прошивка документов
• Как сшивать бумаги по ГОСТу?
• Как правильно сшивать многостраничную документацию?
• Гид по кадровой документации: как правильно оформлять, и сколько ее необходимо хранить
• Способы сшивания документации
• Какие материалы используют для сшивания документов
• Как правильно прошить документы нитками – пошаговая инструкция
• Как прошивать документы ниткой в 2 дырки
• Как правильно прошивать бумаги на уголок
• Как сшить документы на 3 дырки правильно: пошаговая инструкция
• Как сшить документы на 4 дырки
• Базовые правила прошивания документации и выводы

Многие из нас на работе постоянно сталкиваются с потерей тех или иных документов или отдельных листов из них. Часто простой сортировки документов по ящикам стола или папкам недостаточно. Для того, чтобы все рабочие бумаги были в порядке и всегда находились под рукой, необходима прошивка документов.

Для чего нужна прошивка документов

В первую очередь, прошивка бумаг необходима для документов с большим объемом, состоящих из десятков, а иногда и сотен страниц. Прошивка рабочей документации поможет полностью систематизировать все офисные бумаги. Прошивка необходима не только в текущем делопроизводстве — без нее не обходятся и при передаче документов на хранение в архивы.

Сегодня в статье рассмотрим, как правильно нужно прошивать бумаги, и какие способы прошивки лучше для этого использовать. Также мы рассмотрим и ряд других вопросов:

• Как нужно прошивать документацию по ГОСТу.
• Какие существуют способы прошивки бумаг.
• Существует ли пошаговая инструкция по прошивке документов.

Но обо всем по порядку.

Как сшивать бумаги по ГОСТу?

Наверняка, многие из тех, кто только начал работу с документацией на работе, задавались вопросом, как правильно сшивать документы в соответствии с требованиями нашего законодательства. В первую очередь, такие вопросы возникают у делопроизводителя или у сотрудника, работающего с кадрами, когда появляется необходимость провести систематизацию большого количества документов или передать бумаги на хранение в архив. Конечно же, это достаточно простой процесс, однако и здесь есть определенные правила, которые сотруднику необходимо соблюдать. Ведь ошибки в прошивке могут привести к достаточно серьезным и неприятным последствиям. Так, например, органы, осуществляющие надзор, не примут на проверку такую документацию. Также некачественное хранение документов в будущем может привести к подмене бумаг или расформированию дел.

Как правильно сшивать многостраничную документацию?

Не существует какого-либо единого формата, который устанавливает такого рода правила. Однако же, существуют общие рекомендации “Делопроизводство и архивное дело”, представленные в ГОСТе 7.0.8-2013 . Важно понимать, что вы не найдете там описания каких-либо единых стандартов. Существуют также рекомендации Росархива , регулирующие данный вопрос на уровне законодательства. В данном приказе прописывается рекомендация, согласно которой при оформлении дел бумаги необходимо сшивать или переплетать. В 24 Приложении данная процедура носит более подробное описание.

Гид по кадровой документации: как правильно оформлять, и сколько ее необходимо хранить

Если речь идет о бумагах, касающихся личного состава, их следует оформлять по ГОСТу. Рекомендуют учитывать и Методичку к ГОСТу-2016, написанную специально Росархивом . Помимо данной методички, можно использовать для ориентира и отраслевые нормативные акты, по которым были установлены ранее правила прошивки. По причине того, что жесткие правила по единой прошивке документов отсутствуют, подготовить бумаги в разные инстанции достаточно непросто. В идеале, лучше всего учитывать абсолютно все рекомендации.

Важно! При подготовке такого рода документации важно убедиться в том, что среди документов нет бумаг, которые могут быть предназначены для ФНС. Такие документы для сотрудников налоговой необходимо передавать без скрепления, чтобы не усложнять их работу.

Также вы должны ознакомиться со списком документов, которые в 2022-ом году вы должны будете передать в архив или же уничтожить. Ведь с 26 октября текущего года штраф за неправильное хранение документов, их неграмотный учет и неверное использование архивов, увеличился в 10 раз. Штраф получают как должностные лица, так и юридические.

Способы сшивания документации

Для того чтобы правильно определиться, как прошивать документы, важно учесть все рекомендации руководства, а также назначение определенных деловых бумаг и наличие необходимых приспособлений. В традиционном формате, отдельные листы документов комплектуют и скрепляют с помощью нитей. Лучше всего такой способ подходит в тех случаях, когда объем документов достаточно небольшой. Используют для этого чаще всего дырокол или иглу. Закрепляют нитку с помощью наклейки, на которую затем ставят специальную заверительную надпись. Для того, чтобы скрепить объемные документы, используют шуруповерт и веревку или очень плотную ленту.

Если речь идет о делах очень большого объема, здесь не обойтись без переплетной машины или специального станка. Также существуют специализированные аппараты и брошюровочные машинки, которые значительно упрощают и ускоряют работу с бумагами. Такие устройства предназначены для того, чтобы скрепить большие папки с помощью пластиковых или металлических пружин. Такое крепление удобно еще и тем, что папки можно без проблем расшить и заново сшить.

Брошюровочно-переплетные станки позволяют выполнять классическое крепление с помощью ниток и иголок.

Какие материалы используют для сшивания документов

Чаще всего, для сшивания бумаг используют банковские шпагаты, лавсановые ленты или прошивные нити. Если под рукой не оказалось таких материалов, допускается пользование суровыми нитями. Если вы используете хлопчатобумажные нитки, их следует сложить в 8-10 слоев, в этом случае сшивка будет достаточно прочной.

Как правильно прошить документы нитками – пошаговая инструкция

Знаете ли вы, как правильно сшивать документы с помощью ниток? В первую очередь, важно правильно подобрать сами нити для работы. Если вы видите на изделии аббревиатуру “ЛШ”, она означает, что данная нить лавсановая, она прочная и состоит из полиэфирных волокон. Это значит, что такое изделие дольше прослужит, нити будут устойчивы к кислотам, щелочам, плесени и даже растворителям. Перед тем, как начать прошивку документов, их важно подготовить к процессу. Нужно удалить все скобы и скрепки, а также разложить все документы по назначению. Все бумаги нужно пронумеровать, подготовить обложки для них и сложить в ровную стопку.

Как прошивать документы ниткой в 2 дырки

Шаг 1. Вы должны проколоть два отверстия специальным дыроколом или достаточно толстой иглой, для этого отступив от левого края документов примерно на 1 см.

Шаг 2. Нить необходимо продеть через два сделанных прокола для того, чтобы между данными отверстиями образовалась петля.

Шаг 3. Затем нужно завязать узлом концы, сложить их вместе и приклеить с оборотной стороны документов с помощью пломбы.

Шаг 4. Также важно на листе сделать хорошо заметную надпись: «Прошнуровано, пронумеровано». Не забудьте указать количество листов в документе, а также ФИО ответственного за данную документацию лица.

Как правильно прошивать бумаги на уголок

Шаг 1. Вы должны сложить все необходимые бумаги одной стопкой, затем загнуть их левый уголок на оборотную сторону документа.

Шаг 2. Далее следует проделать небольшое отверстие и прошить документацию в две дырки.

Шаг 3. Затем нужно опломбировать нити специальной пломбой, на которой будут указаны количество листов, а также ФИО ответственного.

Как сшить документы на 3 дырки правильно: пошаговая инструкция

Шаг 1. Вам необходимо сложить все бумаги в одну стопку, а затем пробить слева три отверстия, при этом важно отступить от левого края примерно на 1 см.

Шаг 2. Далее вам нужно продеть иголку с нитками в среднее отверстие с тыльной стороны.

Шаг 3. Затем вы должны связать концы нити узлом с обратной стороны, а после — запломбировать, как было указано выше.

Как сшить документы на 4 дырки

Шаг 1. Вам необходимо пробить четыре отверстия на расстоянии примерно 2 см друг от друга с левой стороны сложенных в стопку документов.

Шаг 2. Далее вы должны вдеть вашу нить с тыльной стороны в третье отверстие, а после — действовать как в ранее описанных способах.

Важно! Необходимо учесть, что данные способы подойдут только для прошивки небольшого количества документов. Если же документация была сформирована в папку, в которой находится более 250 страниц, нет смысла использовать обычные дыроколы и иголки. Лучше всего для объемных документов подойдут переплетный станок и шуруповерт. А саму папку лучше всего прошить шпагатом или скрепить металлическими или пластиковыми пружинами.

Базовые правила прошивания документации и выводы

В чем заключаются базовые правила по прошиванию бумаг?

• Вы должны нумеровать не сами страницы, а листы.
• В папке не должно быть более 250 листов.
• Если листов в папке оказалось больше, вы должны создать отдельный том.
• Нумеровать опись дела не нужно.
• Для нумерации используют арабские цифры, может быть использована литерная нумерация.
• Если в дело включают письма, необходимо вначале пронумеровать сам конверт, и лишь затем — вложенные листы.
• Если у дела есть приложение, к нему формируют отдельные тома и нумерацию.
• Использовать наклейки для прошивки необходимо с обратной стороны документов. Они служат для опечатки дел, именно на них указывают количество листов, а также ФИО ответственного за документ работника.
• Также на наклейке нужно написать “Прошнуровано, пронумеровано”, а затем поставить дату создания дел или томов.

Если учитывать все перечисленные в статье моменты, вопросов с прошиванием документов у сотрудников не возникнет. И вся необходимая документация будет всегда под рукой. Вы сможете полностью систематизировать все офисные бумаги. Прошивка документации пригодится вам не только в текущем делопроизводстве — также без нее не обойтись и при передаче документов на архивное хранение.

Как правильно прошить документ по ГОСТу

Для того, чтобы сдать важные бумаги в архив или банк, предоставить отчет в налоговую или иную финансовую организацию, необходимо произвести прошивку документов. Подобная процедура оформления обусловлена практическими причинами, обеспечивающими невозможность случайных потерь отдельных листов, а также мерами безопасности. Стоит выяснить, как правильно прошить многостраничный документ.

Законодательное обоснование

На сегодняшний день общих нормативных принципов сшивания документации по ГОСТу не предусмотрено. Главный стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело», содержащий в себе терминологические определяющие документооборота, не регламентирует порядок прошивки официальных бумаг.

Среди нормативных актов, на которые следует опираться при подготовке материалов в государственные органы, выделяются следующие:

• рекомендации Росархива № 76 от 23.12.2009 г.;
• приказ Министерства культуры № 536 от 08.11.2005 г. о типовых принципах по делопроизводству;
• руководство Центрального Банка по ведению и оформлению деловых материалов;
• правила Федеральной налоговой службы, утвержденные от 18.04.2003 г., описывающие порядок заполнения и переплета отдельных видов документов.

По причине отсутствия строгой регламентации в вопросе делопроизводства при подготовке требующихся отчетов возникает необходимость изучать рекомендации именно того учреждения, куда будут направлены бумаги. Помимо этого, при регистрировании частного предприятия или юридического лица в госоргане, заявке на тендер или передаче материалов на архивное содержание необходимо соблюдать при прошивке инструкции, прописанные федеральным управлением.

Фото, как правильно прошивать документы по ГОСТу, будут размещены далее. Также будет затронута некоторая узкоспециализированная информация по прошивке. Например, как правильно прошить документы для налоговой.

Виды документации, требующей подшивки

Важно учитывать, что прошивать необходимо только определенные типы документов, содержание которых расположено более чем на одном листе, предназначенные для регистрационных, контролирующих органов, в том числе в налоговую. Прошивка также является обязательной при формировании тендерных материалов и папок, сдаваемых в архив.

Перед разбором того, как правильно прошивать и скреплять документы, важно узнать виды бумаг, нуждающихся в проведении процедуры специальной подготовки перед передачей в государственные и иные органы:

• архивная документация (материалы, подготовленные для сдачи на хранение);
• входящие и исходящие бумаги;
• бухгалтерская отчетность (авансовые, оборотные ведомости, счет-фактуры, акты проведенных работ, книги кассового учета, путевые листы и др.);
• кадровые постановления (приказы, штатное расписание);
• документы, направляемые в налоговый орган (определенные виды), пенсионный фонд для проверки;
• копии документов, нотариально удостоверенные и заверенные.

Делопроизводство представляет собой сложный и кропотливый процесс, требующий определенных знаний и умений. Прошитую документацию удобнее привести в систему, а также хранить. Тщательно скрепленные листы практически невозможно незаметно подменить или вынуть из папки, поэтому риски фальсификации или утраты важной информации минимизируются.

Оформление обложки

Перед тем как правильно прошить документ, требуется подготовить все необходимые материалы. Для каждой отдельной папки необходима картонная обложка. Среди обложек выделяют:

• стандартные, которые имеют размер 22,9 на 32,4 см, применяемые для типовых бумаг;
• нестандартные, используемые для листов большего формата, отличного от А4;
• длительного хранения – изготовлены из более прочного материала и могут иметь произвольную форму (рассчитано для документов со сроком хранения более 25 лет).

Для сдачи в госорганы применяется бескислотный картон. На обложках указывается опознавательная информация, необходимая для быстрого и удобного поиска папки среди других материалов. В первую очередь прописывается наименование учреждения, подразделения, формулировка названия материалов. Также фиксируется заданный индекс дела, сроки хранения, номер папки. Внизу проставляется общее число листов и дата формирования подшивки.

Опись документа

Описательная информация, раскрывающая содержание и временные сроки прошитых документов, является обязательной. В ней отмечается наименование документа, дата шнуровки дела, период хранения. Помимо этого, опись снабжена аннотацией, представляющей собой пояснительную записку, в которой выделены все пункты содержания материала, согласно списку тем указаны страницы, также отмечена причина хранения данных бумаг. В конце фиксируются персональные данные уполномоченного лица, ответственного за подшивку.

Опись не включается в общую нумерацию. Чаще всего опись подшивается вместе с папкой либо наклеивается на обложку с тыльной стороны (в некоторых случаях расположена в специальной папке для описей).

Сопоставленные с описью тома складываются и обвязываются в стопки высотой по 20 см. Материалы сортируются по возрастанию номеров. Затем дела могут быть оставлены храниться в специальном структурном отделе либо переданы сотрудникам архива. По истечении сроков содержания материалов в архиве они, согласно установленному порядку, уничтожаются.

Правила нумерации листов

Как правильно прошить и считать листы в прошитом документе? Процесс нумерации не вызывает серьезных проблем у делопроизводителя. Нумерация производится черным карандашом. Использовать чернила не допускается. Основные принципы верного указания номера заключаются в следующем:

• в процессе обозначения используются арабские цифры (очень редко — римские);
• цифры ставятся по возрастанию;
• нумеруются листы, а не страницы (хотя постраничная нумерация может также присутствовать отдельно);
• цифры должны располагаться сверху страницы в правом углу;
• обозначения не могут налагаться на текст;
• приложения нумеруются общим списком с основным документом (при условии, что приложение не выделено в отдельную папку).

Материалы для прошивки всегда раскладываются согласно хронологии: от более ранних к тем, которые были сформированы недавно.

При наличии в деле письма его необходимо начинать нумеровать с конверта, а затем уже вести пересчет содержащихся в нем листов. Когда имеется нескольких томов, каждый из них нумеруется отдельно. Большеформатные материалы нумеруются справа в верхнем углу, сгибаются в два-три раза, а затем сшиваются с одного края.

В случае, когда на листе расположен не один, а несколько различных документов (чеки, бланки) – составляется опись данных фрагментов, а лист нумеруется в обычной последовательности. Однако при наличии склеенных между собой бумаг нумеровать каждый лист нужно по отдельности с включением в общую опись.

При совершении ошибок при счете и прописывании правильной последовательности пропущенные номера позволено нумеровать с использованием цифры с предыдущего листа с добавлением к ней буквы (например, 11 и далее 11а, 11б).

Когда нумерация пропущена или нарушена основательно, необходимо переписать номера листов заново. Неверная цифра зачеркивается и рядом ставится правильный номер. Если прошивка уже была скреплена заверительной надписью, в ней также производятся исправления.

Способы подшивки

Правильно прошить документ можно несколькими способами:

1. При помощи иголки и нитки. Данный вариант используется в случаях, когда необходимо оформить небольшую подшивку. Сшивание обходится двумя проколами, через образовавшиеся отверстия продевается нить, концы которой скрепляются на оборотной стороне документа. На узел наклеивается отрезок бумаги с надписью, заверенной печатью.
2. При помощи дырокола (шила) и нити. Как правильно прошить документы с дыроколом? Этот способ является наиболее приемлемым, когда речь идет о материалах большего количества. При этом обложка документа не подвергается прошивке.
3. Дыроколом для люверсов и шнура. Как правильно прошить документ дыроколом для люверсов? Фурнитуру из металлического или пластмассового материала разрешается применять для оформления документов, имеющих срок хранения не более 10 лет. Для архивного содержания данный способ практически не применяется, исключение – при сроке хранения до 5 лет.
4. С использованием дрели (шуруповерта). Применение инструментов обосновано, когда требуется прошнуровать очень объемные тома. При этом соединяются материалы достаточно толстой веревкой или лентой. В данном случае чаще всего необходимо вместе с делом прошивать обложку.
5. На переплетном станке и автонумераторе. Данный вариант доступен только в типографиях для прошивки большого и крупного материала.

Порядок прошивки

Обычно вопросами подготовки документации занимается специалист, наделенный функциями делопроизводителя согласно приказу учреждения или своим должностным инструкциям. Как правильно прошить документ пошагово? Порядок прошивки документов содержит следующие моменты:

• Распределение документов по дате и номеру листа в правильной последовательности, лицевой стороной вверх.
• Удаление любых посторонних деталей с подготовленных материалов: скобы, крепки и т. д.
• Укладка всех листов ровной стопкой (при наличии большого количества листов используется определенное приспособление).
• Проделывание отверстий (они не должны заходить за поля, где находится текст, и должны располагаться на 1,5 см дальше от края листа). Для стандартных документов делается 3 прокола (иногда 4), для важных бумаг необходимо сделать 5. Центральное отверстие будет располагаться посередине, другие отверстия – в промежутке через 3 см каждое.

В полученные проколы продевается подходящая нить (если нитка тонкая, то она пропускается дважды), концы которой закрепляются узлом на тыльной стороне подшивки. Поверх связанных нитей прикрепляется прямоугольный лист (4 на 8 см) так, чтобы концы оставались видимыми. На наклейке указывается количество пронумерованных и прошнурованных листов и данные сотрудника, производившего сшивку.

Как правильно прошить документы РБ? Так же, как это описано в статье выше.

Заверительная надпись

Данная процедура является обязательной и проводится после прошивки и нумерации всего материала. Заверительная надпись представляет собой небольшой отрезок бумаги, прикрепляющийся к узлу из ниток на обороте прошивки.

В данной бумаге указывается число прошитых листов (обязательно прописью и цифрами). Помимо этого, необходимо указать, имеются ли в деле поврежденные/испорченные листы.

Фиксируются персональные данные ответственного, проводившего сшивание материалов, а также ставится его подпись. Поверх надписи ставится штамп учреждения. Печать должна охватывать саму надпись и выходить на часть листа.

Прошивка для архива

Материал для сдачи в архив требует соблюдения определенных наставлений о том, как правильно прошить документ. Перед тем как начать сшивать бумаги, необходимо удалить все лишние крепления, зацепы или иные элементы, мешающие прошивке. Весь перечень листов располагается по порядку, производится формирование ровной со всех сторон стопки.

Как правильно прошивать документы для архива?

Для типовых документов осуществляется произведение трех проколов при помощи специальной иглы либо шила. Отверстия располагаются на одинаковом расстоянии друг от друга (три сантиметра), начиная с центрального, которое должно быть расположено ровно посередине листа.

Сшивание материалов проводится с левой стороны стопки. От края листа, а также от текстовой части документа необходим отступ (полтора сантиметра). Используемая для продевания нить должна быть прочной и составлять около 70 сантиметров. Изначально прошнуровка начинается с центрального отверстия с конца документа и протягивается, пока оставшийся хвост нити не составит 15 сантиметров. Затем иголка вставляется в самый верхний прокол, протягивается до нижнего отверстия и снова в центральное. В конечном итоге завязывается узел с концами не менее 6-8 сантимтеров. Поверх образованного узла наклеивается заверительный лист.

Материалы постоянного хранения сроком более 10 лет передаются в архив согласно описи. Она удостоверяется заверительной надписью, предполагающей указание общего количества дел, их номерные знаки (прописываются словами и цифрами), ниже ставится дата и подписи участников приема-передачи документов.

Оказалось, что существует не так много регламентов, как правильно прошивать документы для архива. Главное – неукоснительно придерживаться их.

Формирование документов для налоговой

Как правильно прошить и опечатать документы для ФНС? Подготовка бумаг в это учреждение практически не отличается от стандартных типовых процессов, для которых подробно описаны приведенные выше рекомендации. Однако все-таки имеются некоторые отличия от прошивки материалов, передаваемых в архив. Официальные документы сшиваются специальной нитью или шпагатом. В обычном порядке проделывается 3 отверстия, для бухгалтерских отчетов необходимо 5. Опечатываются прошитые бумаги полоской 3 на 5 см, которая наклеивается поверх связанного узелка из ниток.

Хотя с недавних пор для заявлений и учредительных документов, подаваемых в Налоговую службу, подшивка не обязательна. Безусловно, это в какой-то мере является плюсом: появится больше свободного времени, которые можно потратить с большей пользой.

По истечении года после завершения дел материалы сдаются в архив конторы. Если такового не имеется, то передаются на государственное или муниципальное хранение. В среднем нотариальная документация хранится до 75 лет.

Одним их важнейших требований к прошитым документам является неприкосновенность. Поэтому в случае упущения какого-либо листа или материала просто так вставить его не получится. Для этого потребуется расшивать дело и формировать его заново либо оформлять пропущенный документ отдельно. В полностью готовую подшивку не разрешается добавлять или вынимать листы.

Теперь понятно, как правильно прошить и опечатать документы для налоговой или архива.