Как сшивать документы?
Прошивка — удобный способ систематизировать большое количество документов. Применяется как в текущем делопроизводстве, так и в случае отправки документации в архив. Процесс кажется простым, однако на деле часто выясняется, что малейшая ошибка или неточность в его организации вызывают неприятные последствия. Например, если бумаги сшиты неправильно, архив или надзорные органы могут их не принять. Плохая систематизация иногда становится причиной отказа в партнерстве, а также подмены важных документов. Рассказываем в своей статье, как сшивать документы по ГОСТу, чтобы избежать негативных последствий.
Какие документы нужно сшивать?
Прошивка помогает избежать потери документов. Особенно когда это многостраничные фолианты. Если все выполнено правильно, листы надежно зафиксированы. Подменить или достать документы будет непросто. К тому же прошитые дела занимают меньше места.
Однако сшивать требуется не все бумаги. Только многостраничные документы, которые вы собираетесь передавать в контролирующие, регистрационные органы. Еще сюда попадают тендеры, дела, отправляющиеся в архив.
Принято скреплять по правилам следующие группы документов:
Для справки! Документы, которые обычно запрашивает налоговая служба, не подшиваются, чтобы не затруднять инспекторам работу. Но вы можете действовать двумя способами. Первый — не сшивать документы, а при запросе сканировать и заверять копии. Второй — подшивать, но заранее создавать электронные копии.
Какие требования ГОСТ нужно соблюдать?
Сегодня не существует единого формата, который бы регламентировал прошивку документов. Поэтому в каждом конкретном случае нужно проверять наличие соответствующего регламента.
Приходится брать информацию из разных источников:
Методические указания есть в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело», но подробности самой процедуры не уточняются.
Отраслевые нормативные акты включают в себя инструкции ЦБ РФ, рекомендации Росархива (приказ №76 от 23.12.2009), типовые инструкции по делопроизводству, методические разъяснения по особенностям заполнения форм.
Если сшитые папки передаются в налоговую или архив, дело упрощается, так как у этих организаций есть собственный регламент. В других случаях приходится руководствоваться разными рекомендациями, что усложняет процесс.
Сшиваем документы для ФНС
Чтобы было понятнее, как сшить документы нитками, возьмем для примера регламент налоговой инстанции. Требования указаны в приказе от 25.01.2012 № ММВ-7-6/25, в разделе «Общие требования к оформлению представляемых документов».
Кроме соблюдения основных условий, нужно обратить внимание и на дополнительные:
не более 150 страниц в одной подшивке;
заверение лицом, ответственным за делопроизводство;
документы без прошивки заверяются постранично;
для скрепления делается 2–4 дырки.
Какие инструменты пригодятся?
Комплект инструментов зависит от двух факторов: размера организации, количество листов в подшивке.
Обычно компании используют следующий комплект:
нитки, тесьма или шпагат;
Если организация крупная и способна позволить себе профессиональное оборудование, приобретается брошюровщик.
Аппарат для прошивки
Автоматизированное оборудование облегчает и ускоряет процесс. Оно собирает большое количество листов под одну обложку на пружину из металла, пластика.
При подаче тендерной документации часто используют термобиндеры — те же брошюровщики, но для фиксации на клей. Такой формат актуален для папок на 80–100 листов и больше.
Еще могут использоваться брошюровочно-переплетные станки, которые осуществляют фиксацию традиционным методом — иглой и нитью. Подходящий вариант для официальных бумаг. Если пластиковые пружины легко расшить, то классическую прошивку — нет.
Обычные нитки не применяются, так как они тонкие и хрупкие. Вместо этого берется банковский шпагат, лавсановые ленты, специальные нитки. В крайних случаях их заменяют суровой нитью. Если применяется х/б нитка, она складывается в несколько слоев.
Материалы часто маркируются «ЛШ». Например, лавсановая лента ЛШ-210. Это значит, что перед нами лавсановая лента для прошивки с плотностью 210 текс. Она стойко переносит воздействие кислоты, растворителей, слабой щелочи, плесени, влажности, перепадов температур.
Когда прошивка закончена, нить закрепляется специальной наклейкой или пломбой. Здесь отмечается, сколько листов в подшивке, а ее наличие служит заменой официальной печати.
Однако наклейка должна соответствовать ряду требований:
быть прямоугольной, размер 6×4 или 5×8 см;
быть достаточно большой, чтобы спрятать узел;
разместить надпись «пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью Х листов»;
содержать место для информации об ответственной персоне: ФИО, подписи, даты подписания;
пропечатываться так, чтобы частично задевать папку.
Несколько правил прошивки
Когда все инструменты готовы, делается следующее:
собрать бумаги, развернуть нужной стороной;
разложить по датам;
проставить номера — только на листах, но не на страницах;
разбить папку на тома с уникальной нумерацией, если в ней более 250 листов;
опись не имеет номера;
применяются арабские цифры, которые ставятся в правом верхнем углу, соблюдая достаточный отступ от текста;
ошибка исправляется так — число зачеркивается, рядом ставится правильное, подпись с указанием даты исправления;
литерная нумерация допускается, когда нужно добавить в папку документ уже после завершения основной нумерации;
лист большого формата нумеруется в правом верхнем углу, затем сворачивается до формата А4, сшивается по левому краю;
чтобы подключить переписку в конвертах, сначала номер проставляется на конверте, а затем — на содержимом;
приложения к делам оформляются как отдельные тома, имеют собственную нумерацию;
убираются скобы и зажимы;
материалы аккуратно складываются, чтобы при хранении не мялись, а папка выглядела аккуратно;
заранее подготавливается обложка — стандартные размеры составляют 229×324 мм.
Инструкции, которые вам пригодятся
Количество дырок в документах может варьироваться от 2 до 5 штук. Все зависит от объема документов в подшивке, типа документов, требований принимающей стороны. Если бумаг немного, достаточно двух-трех проколов. Для повышенной защиты рекомендуется сшивать на четыре-пять дырок. Разбираемся, как правильно прошить документы по новым стандартам со схемами: в две, три дырки и более.
Простейшая процедура, с которой сложностей не возникает. Отверстия проделываются иглой или дыроколом. Документы прокалываются с левой стороны, отступ от края составляет 1–2 см. Нить продевается так, чтобы образовалась плотная петля. Концы завязываются узлом, складываются, а сверху располагается наклейка. На листе записывается, сколько бумаг пронумеровано и прошнуровано. Затем ответственное лицо вписывает число документов, ставит ФИО, роспись с указанием даты процедуры.
Сначала нужно отметить места будущих проколов. Если другое не предусматривается, они делаются в центре левого края папки на расстоянии трех-пяти сантиметров между собой.
Иголка вводится в средний прокол сзади, выводится на внешнюю сторону папки и протягивается через нижнее отверстие. Затем иголка направляется в верхнее отверстие, выводится на лицевую сторону и проходит через средний прокол на тыльную сторону папки. Там нити обрезаются, оставляются хвосты, ставится пломба.
Если папка довольно толстая, а степень защиты нужна повыше, используется схема в четыре отверстия. Расстояние между ними стандартное — от 3 до 5 см. От верхнего и нижнего края обычно нужно отступить по два сантиметра.
Иголка вводится в одно из средних отверстий с тыльной стороны на лицевую. Затем пропускается в нижнее отверстие, выводится через него на тыльную сторону, а затем в соседний прокол — на лицевую. По аналогии она пропускается через все четыре отверстия.
Кассовые бухгалтерские бумаги и некоторые другие разрешается соединять на уголок. Это значит, что листы складываются стопкой, а левый угол сгибается назад. В месте загиба проделывается два отверстия, через которые нитка пропускается по принципу «2 прокола». Концы фиксируются бумажной пломбой, которая заверяется по всем правилам.
Папка с документами
Иногда объем документации настолько велик, что обойтись стандартным дыроколом, шилом или иголкой не получится. Потребуется самый настоящий шуруповерт со шпагатом или профессиональная техника. Такие многостраничные документы должны содержать до 250 листов, а упаковываться в твердую папку. Сборка ведется на пружину из пластика или металла.
Кроме этого, нужно знать еще некоторые важные моменты.
Существует три разновидности обложек:
стандартная — для листов А4, 229×324 мм;
нестандартная — изготавливается вручную;
для длительного хранения — из бескислотного картона.
Для передачи материалов в контролирующие и регистрирующие органы достаточно будет простой картонной папки. Если речь идет об архиве компании, целесообразно выбирать плотный картон или пластик. А для длительного хранения — бескислотный материал.
Обложка содержит информацию:
название организации, структурного подразделения с индексом (если имеется);
дата создания прошивки с указанием дат крайних документов;
индекс, заголовок, сроки хранения;
номер тома или части;
Составляется в свободной форме, потому что шаблон отсутствует. Должна содержать название документа, дату составления, перечисление материалов из подшивки, указанием количества. Обязательно проставляется ФИО, должность, подпись ответственной персоны. Не нумеруется. Может подшиваться в папку или приклеиваться к обложке.
Содержит данные о количестве материалов, дате прошивки, ответственном лице. Для налоговой размеры пломбы составляют 3×5 см, для архивного хранения — 5×6 см.
Мы рассказали, как прошивать документы и почему это делать необходимо. Первая причина — исполнение требований, которые организации предъявляют при получении материалов. Вторая — сохранность самих документов и риски подмены важной информации. Чтобы этого не произошло, процесс должен осуществляться правильно.
убедитесь, что все материалы на месте;
проверьте, чтобы все листы были подписаны, отмечены печатью;
удалите булавки, скрепки;
сложите листы в хронологическом порядке и пересчитайте;
проставьте номера по указанным правилам;
опишите содержание папки и подготовьте обложку;
используйте бумажную пломбу с заверением;
Если вы четко придерживаетесь перечисленных правил, проблем с представлением материалов в проверяющие органы или хранением в архиве не будет никогда.
Нитки да иголки: как правильно прошить документы – пошаговая инструкция
Чтобы обеспечить целостность документации, представить отчет в налоговую или сдать важные бумаги в архив и другие организации, нужно выполнить прошивку документов. Это гарантия безопасности, ведь так не сможет произойти потери или подмены отдельных листов. Последовательная нумерация и скрепление листов решит множество проблем.
Однако, несмотря на простоту этой процедуры, здесь нельзя допускать ошибки. В статье мы рассмотрим, как правильно прошнуровать и пронумеровать документы нитками, а также образцы и способы прошивки.
Какая документация требует прошивания
Обычно сшиванию подлежат бумаги, предназначенные для регистрационных и контролирующих органов, а также те, что сдают в архивы, отправляют на проверку или имеют ценность для владельца.
Перечень документов, которым, как правило, требуется прошивание листов:
- Кадровые постановления.
- Бухгалтерская отчетность.
- Архивная документация.
- Другие документы.
Делопроизводитель должен понимать, что это сложный и кропотливый процесс, поэтому он обязан позаботиться о добросовестном исполнении и качестве сшивания. Потому что он несет ответственность в случае расформирования документации или ее потери.
Как правильно прошивать документы по ГОСТу
В наше время регламентированной формы правильной подшивки не существует. Однако имеются предписания Росархива, установленные приказом от 23.12.2009 № 76, также есть ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» и инструкции Центрального банка России. Вместе с тем есть требования к прошивке бумаг, которые разрабатывались другими ведомствами.
Из-за недостатка информации, предпринимателю сложно разобраться в процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдать свои правила.
Инструменты и подготовительная работа
Чтобы подшивать документы нитками, необходимо определить толщину документации, и тогда можно правильно подобрать нужные типы инструментов.
Обычно прошивку делают с использованием следующих предметов:
- Иголка и шило.
- Дырокол.
- Нитки или тесьма.
- Файл сшивки.
- Ножницы.
- Канцелярский клей.
После подготовки всех инструментов нужно:
- Собрать все документы, нужной стороной и в правильном порядке.
- Проверить, чтобы на страницах не оставалось скоб и зажимов. Поскольку они могут помешать да и при последующем хранении они не нужны.
- Аккуратно сложить листы, иначе скрепленная пачка будет смотреться некрасиво, а область выбившихся страниц замнется. При объемном делопроизводстве для сшивания нитью применяется специальный прибор для выравнивания офисных документов.
Инструкция прошивки важных бумаг
Подойти к этой процедуре нужно с большой серьезностью. Если прошивка будет некачественная и слабая, то страницы можно легко разъединить, чего допустить нельзя, так как основной целью процедуры является невозможность добавить новую информацию или потерять часть.
Кроме того, для предоставления документов в государственные органы, все должно быть правильно прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью по образцу на фото, иначе листы не смогут принять.
Два прокола
Это самая простая процедура, с которой не возникнет сложности. Отверстия делают иглой или дыроколом. Проткнуть их надо с левой стороны, отступая где-то 1-2 см.
Затем, как будут сделаны 2 дырки, можно подшивать – для этого надо пропустить нитку через прокол в документе несколько раз и в конце завязать узлом на задней странице. В верхнем правом углу каждого листа проставить порядковый номер.
Три прокола
Для начала надо отметить местонахождение отверстий. Если не нужно иное расположение, то они должны находиться в центре левого края страницы на равном расстоянии в 3-5 см.
Чтобы прошить документы нитками в три дырки, необходимо завести иголку в средний прокол с задней стороны, затем вывести на лицевую сторону через верхнее отверстие. Протягиваем нить через нижнее отверстие с обратной стороны, а потом через лицевую проводим в среднюю дырку. Оставляем отрезок примерно 7 см и связываем.
Четыре прокола
Если документ большой толщины, то для надежности его подшивают в 4 дырки. В таком случае лучше воспользоваться шилом или двумя иголками. Для начала иглой помечают, где будут находиться отверстия. Обычно расстояния между ними примерно в 3-5см.
Далее порядок процесса, как правильно прошивать документы ниткой, следующий:
- Нить пропускают в одно из средних отверстий с обратной стороны, а вытаскивают снизу через ближнее, первое свободное к краю.
- Затем нить пропускают еще раз через средний прокол, и выводят наверх через третье отверстие.
- После чего игла вводится в крайнюю свободную дырку и выводится на заднюю сторону через прошитый средний прокол.
Свободные концы связывают и обрезают. Крепление выполняют с помощью канцелярского клея и квадратного куска чистой бумаги.
Важно! Если пакет документов состоит из более 10 страниц, рекомендуется использовать дырокол или прошиватель.
Заключение
Иглы и нитки, чтобы сшивать договоры и другие документы, используются в каждом офисе, ведь прошивание самый проверенный и надежный метод скрепления важных бумаг.
Также сшивание необходимо при передаче в налоговую службу или Пенсионный фонд. Потому что документация, скрепленная с помощью клея и степлера, не принимается. Это будет нарушением предъявляемых к юридическим лицам требований.
Работая с большим объемом информации, требуется систематизировать ее и правильно хранить. Только после сшивания можно быть уверенным, что подмена или потеря листов невозможна.
В организации всегда должны присутствовать приспособления для подшивки документов: нитки, иглы, дыроколы. Эти товары можно найти в интернет-магазине Офисмаг.
