Печать
До 2015 года компании должны были заверять все документы печатью — округлой формы, с юридическим адресом и полным названием компании. Компании, основанные после 2015 года, могут обходиться без печати или оформить ее на свой вкус. От ИП печать не требовали и не требуют — все по желанию.
В статье расскажем, какие бывают печати и какие материалы и оснастку лучше выбрать.
Где ставят печать
По закону компаниям больше не нужно заверять печатью все документы. Вот примеры бумаг, на которых она больше не нужна:
- акт о несчастном случае на производстве;
- документы для налоговой;
- доверенность;
- журнал учета проверок;
- решения об эмиссии ценных бумаг;
- копии учредительных документов, аудиторского заключения;
- выписки по счету;
- печать при увольнении работника в трудовой книжке;
- первичная документация;
- заявка на участие в тендере по госзаказу;
- платежные документы.
В остальных случаях компании ставят печать, чтобы подчеркнуть индивидуальность и обозначить свой товарный знак. А еще с ней солиднее: некоторые контрагенты могут подумать, что ООО без печати — ненадежный партнер.
Печать ставят в нижней части листа рядом с подписью руководителя или уполномоченного лица. Обычно оттиск проставляют в конце всего документа, но можно и на каждом листе.
Печать могут использовать только уполномоченные лица. Другие сотрудники могут получить ее на время под расписку.
Чем печать отличается от штампа
Штамп содержит минимум информации, его можно ставить в любом месте документа. Им подтверждают:
- степень подготовки документа («получено», «оплачено», «аннулировано»);
- справочные сведения компании (название, адрес, номер телефона, банковские реквизиты, ИНН);
- дату подготовки документации.
Штамп не влияет на юридическую силу документов, в отличие от печати. Его используют для экономии времени сотрудников бухгалтерии и делопроизводства.
Разновидности печатей
Печати различают по виду бизнеса, который ее использует.
Для ИП и организаций. Печать на документах ИП и компании — дань традиции. Она показывает надежность владельца бизнеса и подлинность бумаг. Вот что на них указывают:
| Печать ИП | Печать ООО |
|---|---|
| «ИП» | «Общество с ограниченной ответственностью» или «Акционерное общество» |
| Ф. И. О. предпринимателя | Название компании |
| Регион постановки на учет | Регион постановки на учет |
| ИНН | ИНН |
| ОГРНИП | ОГРН |
Можно добавить свой логотип или товарный знак. Использовать занятые товарные знаки и государственные элементы символики, например герб России, нельзя.
Для медицинских учреждений. У медорганизаций обычно два вида печатей:
- Врачебная — личная печать врача. На оттиске должно быть слово «врач», Ф. И. О. и специализация доктора. Такой печатью заверяют справки, медзаключения и другие врачебные документы.
- Печать клиники — с названием организации и регистрационным номером. Ей заверяют больничные листы и внутренние документы медучреждения.
Для государственных и муниципальных учреждений. На таких печатях изображен государственный герб, наименование организации, местонахождение, номер регистрации и городского реестра печатей.
Из чего делают печати
Есть четыре вида печатей по материалу и способу нанесения оттиска:
- резиновые;
- полимерные;
- металлические, их еще называют сургучными;
- красконаполненная, или флэш-печать.
Резина. Чтобы сделать такую печать, на лист резины наносят рисунок лазерной гравировкой. Это дорого, но такой способ позволяет изготавливать детальные рисунки.
Фотополимер. Это состав, который становится твердым под ультрафиолетом. Оттиск распечатывают на 3D-принтере и ждут, пока затвердеет состав. Полимерная печать недорогая и износостойкая — подойдет, если нужно часто заверять документы.
Металл. Металлические печати изготавливают из латуни или алюминия, рисунок наносят лазером. Такими оттисками опечатывают двери или украшают пригласительные. Чтобы поставить печать, нужно растопить сургуч, налить его на поверхность, прижать печатью и подождать, пока сплав остынет. Этот процесс занимает много времени и потому не подходит, когда нужно работать оперативно.
Пористая резина. Флэш-печать — водостойкая печать без подушки для чернил. Ее изготавливают из пористой резины, которая постепенно впитывает чернила внутри корпуса. Рисунок оттиска может состоять из шести цветов, можно даже использовать ультрафиолетовые краски. Информацию на печати видно только под определенным светом. Такая печать дорого стоит и долго изготавливается.
Какая бывает оснастка печати
Оснастка — это корпус печати. От нее зависит долговечность и удобство использования. Оснастка бывает двух видов:
- Ручная — деревянная или пластиковая ручка. В комплекте с ней обычно идет подушка для чернил. Это традиционный недорогой вариант.
- Автоматическая — пластиковая коробочка. Штемпельная подушка находится в корпусе печати. Благодаря одинаковой силе нажатия на корпус отметка всегда будет нанесена на бумагу равномерно. Этот вариант стоит дороже.
Клише печати с ручной оснасткой нужно постоянно промакивать в подушке. Это неудобно, если необходимо заверить много документов. Для частой работы с бумагами подойдет автоматическая оснастка.
Как компании отказаться от печати
Если в уставе было прописано, что ставить печать обязательно, — нужно внести в него изменения. Порядок такой же, как при смене названия и других изменениях.
Если в уставе слов про печать нет, достаточно отправить контрагентам уведомление о том, что вы больше ее не используете.
Печать нельзя выбрасывать, иначе мошенники могут ее обнаружить и использовать для налоговых преступлений, фиктивных сделок и договоров. Если организация решила перестать пользоваться печатью, она должна собрать специальную комиссию, которая приведет клише в нерабочее состояние и составит акт утилизации. В нем фиксируется место и причина уничтожения, а также способ ликвидации.
Нужна ли организации печать?
В 2015 году юрлица получили возможность работать без привычной круглой печати. За четыре года вопросов по этой практике меньше не стало. Ведь есть документы, которые без печати не имеют никакой силы.
Да и во многом побороть бюрократию сложно. Посмотрим, можно ли выжить в мире документов без синего оттиска.
Что говорит закон
В апреле 2015 года вступил в силу Федеральный закон № 82-ФЗ. Он снимал с АО и ООО обязаность иметь круглую физическую печать. Звучит это так:
«. Общество вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации. Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества. ».
Пройдемся по ключевым моментам и расшифруем, что это означает:
- Руководство самостоятельно решает, нужна организации печать или нет.
- Решение о наличии печати прописывается в уставе. От этого зависят дальнейшие формулировки при составлении документов.
- Печать — элемент «индивидуального стиля» организации. То есть, она несет такую же функцию, как вывеска или логотип. Получается, что никаких требований к форме и содержанию оттиска нет.
- При этом отдельные законы предусматривают случаи, когда организация обязана использовать печать. Например, печать все еще нужна в налоговых декларациях и доверенностях
Когда можно не ставить печать
Отмена обязательной печати затронула много законов. Теперь в них есть формулировка «(при наличии печати)». То есть, если организация решила работать без печати, то в части документов наличие оттиска стало необязательным.
Вот сводная таблица таких законов и документов.
| Закон | Документ |
| Трудовой кодекс РФ (ст. 230) | Акт о несчастном случае на производстве |
| Арбитражный процессуальный кодекс РФ (ч. 5 ст. 61) | Доверенность от имени организации |
| Гражданский процессуальный кодекс РФ (ч. 3 ст. 53) | Доверенность от имени организации |
| Гражданский кодекс (абз. 9 п. 1 ст. 913) | Двойное складское свидетельство |
| Федеральный закон от 26.12.08 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (ч. 10 ст. 16) | Журнал учёта проверок |
| Федеральный закон от 02.10.07 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» (ч. 2 ст. 54) | Доверенность, выдаваемая от имени организации другому лицу |
| Федеральный закон от 13.07.15 № 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости» (ч. 9 ст. 18) | Копии учредительных документов |
| Федеральный закон от 22.11.95 № 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборото этилового спирта, алкогольной и спиртосодержищей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции» (подп. 5 п. 1 ст. 10.2) | Копия извещения об уплате авансового платежа акциза с отметкой налогового органа по месту постановки на учет покупателя спирта |
| Федеральный закон от 16.07.98 № 102-ФЗ «Об ипотеке (залоге недвижимости)» (абз. 6 п. 1 ст. 17, п. 2 ст. 25) | Выписки по счету депо Закладные об исполнении обеспеченного ипотекой обязательства |
| Федеральный закон от 22.04.96 № 39-ФЗ «О таможенном регулировании в РФ» (п. 6 ч. 3 ст. 90) | Решения об эмиссии ценных бумаг Сертификаты эмиссионной ценной бумаги Решения о выпуске российских депозитарных расписок |
| Федеральный закон от 21.12.01 № 178-ФЗ «О приватизации государственного и муниципального имущества» (абз. 4 п. 1, абз. 1 п. 2 ст. 16) | Документы, содержащие сведения о доле РФ, субъекта РФ или муниципального образования в уставном капитале юридического лица Документы, представляемые претендентами на покупку имущества |
| Федеральный закон от 27.11.10 № 311-ФЗ «О таможенном регулировании в РФ» (п. 6 ч. 3 ст. 90) | Копия аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности, прилагаемой к заявлению включении в реестр уполномоченных экономических операторов |
| Федеральный закон от 05.04.13 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (ст. 51, ст. 88) | Доверенности, прилагаемые к заявкам на участие в открытом конкурсе или закрытом аукционе Заявка на участие в закрытом аукционе |
Когда печать обязательна
Есть документы, которые составляются только по строго установленным формам. В них печать — обязательный элемент. Среди таких документов приходные и расходные кассовые ордера № КО-1 и КО-2, а также бланки строгой отчетности. Список таких документов достаточно большой, поэтому разберем на примерах самые частые ситуации.
| Основание | Печать обязательна |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций | Квитанция к приходному кассовому ордеру (форма № КО-1) Последняя страница кассовой книги (форма № КО-4) |
| Пункт 5.1 Указания ЦБ РФ № 3210-У о порядке ведения кассовых операций от 11-03-2014 г. | Платежные документы, по которым организация перечисляет денежные средства |
| Пункты 3, 5 и 6 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 | Бланки строгой отчетности |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККМ, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 | Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4) Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ (форма № КМ-25) |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 | Товарная накладная (форма № ТОРГ-12) Товарный журнал работника мелкорозничной торговли (форма № ТОРГ-23) |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций при продаже товаров в кредит и по учету торговых операций в комиссионной торговле, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 | Справка для покупки товаров в кредит (форма № КР-1) Поручение-обязательство (форма № КР-2) |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ, утвержденных постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. № 100, унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а | Акт о приемке выполненных работ (форма № КС-2) Справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма № КС-3) Общий журнал работ (форма № КС-6) Акт о сдаче в эксплуатацию временного (нетитульного) сооружения (форма № КС-8) Акт о приостановлении строительства (форма № КС-17) Акт о приостановлении проектно-изыскательных работ по неосуществленному строительству (форма № КС-18) |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 | Справка для расчетов за выполненные работы (форма № ЭСМ-7) Товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т) Путевые листы всех типов транспортных средств |
| Пункт 5 статьи 185 Гражданского кодекса РФ, унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а | Доверенность (формы № М-2, М-2а) акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35) |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7 | Акт о приеме-передаче основных средств (формы № ОС-1, ОС-1а, ОС-16) Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма № ОС-3) Акт о приемке-передаче оборудования в монтаж (форма № ОС-15) Акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16) |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 | Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73) Командировочное удостоверение (форма № Т-10) |
| Пункт 29 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 | Исправленный счет-фактура |
| Приказы Минфина России об утверждении форм деклараций | Налоговая декларация |
Что делать в спорных моментах
Печать — необязательный элемент для ряда документов. Часто приходится решать правомерности отсутствия оттиска через суды. Посмотрим, что говорят законы.
Договоры. Законодательство не содержит обязательного наличия печати сторон по договору. Например, без печати можно заключать и трудовые договоры.
Первичка. Формы первичных учетных документов организации могут разрабатывать самостоятельно. Оттиск на этих документах также необязателен.
Трудовая книжка. Если печать есть, то ее требуется проставлять на титульном листе при заполнении трудовой книжки и при изменении записей. Обязательную печать отменили 27 ноября 2016 года.
Отчетность. Многие организации сдают отчетность в электронном виде. Печать не нужна — ее заменила электронная подпись. Однако форма 4-ФСС, книга продаж, книга учета доходов и расходов все еще требуют на своих страницах синий оттиск.
