Что нужно при устройстве на работу документы

У вас первый работник: как принять и оформить без ошибок

Мы рассказывали, когда можно обойтись договором гражданско-правового характера, а когда обязательно заключать трудовой договор, и каковы риски, если эти правила нарушить. Теперь с помощью эксперта по трудовому праву Татьяны Ирметовой сделали для вас «шпаргалку» по оформлению трудовых отношений.

⏱ Время прочтения — 11 минут

Татьяна Ирметова, эксперт по трудовому праву. Автор фото — Юлия Бородина

Итак, решено: ваш бизнес нуждается в работниках, и вы скоро впервые станете работодателем. Вы написали текст вакансии и разместили ее на hh.ru или ищете подходящих кандидатов по базе резюме. Пора узнать о подробностях процедуры приема работу.

Конечно, кадровый учет можно поручить подрядчику на аутсорсинге (так же, как и бухгалтерию), но ответственным за соблюдение всех процедур все равно останетесь вы. А значит, как минимум стоит знать хотя бы в общих чертах, как это должно быть. К тому же запрашивать у работника необходимые для оформления документы все равно придется вам.

Позаботьтесь о рабочем месте и охране труда

Продумайте, где будет находиться рабочее место вашего сотрудника и что ему понадобится для работы: техника, спецсредства, спецодежда, специальное программное обеспечение, канцелярские принадлежности и так далее. Обеспечить его всем необходимым — ваша обязанность.

Вы должны позаботиться о безопасности рабочего места и условий труда (ст. 212 ТК РФ). Ориентируйтесь на отраслевые инструкции по охране труда. Возможно, вы что-то слышали про обязательную спецоценку условий труда — да, она нужна, но не сразу, а в течение года после принятия первого сотрудника на работу (п. 1 ч. 1, ч. 2 ст. 17 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»).

Как работодателю вам нужно пройти специальное обучение по охране труда (ст. 225 ТК РФ). Это можно сделать в любом удобном вам аккредитованном учебном центре.

Пройти такое обучение надо в течение месяца после приема первого работника. Но, если вы сделаете это заранее, вам проще будет организовать у себя всё, что требуется для охраны труда. А еще только в таком случае у вас будет право самостоятельно обучить правилам охраны труда своего сотрудника. Об этом — ниже.

Если бухучетом и отчетностью у вас занимается бухгалтер на аутсорсинге, предупредите его, что у вас теперь будет сотрудник. Это означает дополнительную отчетность, расчеты НДФЛ и взносов на обязательное страхование. Если ведете бухучет самостоятельно, изучите вопрос.

Что узнать у будущего сотрудника еще до выхода на работу

Поинтересуйтесь у кандидата, на котором остановили свой выбор:

1. Есть ли у него трудовая книжка?

Если ваш будущий сотрудник устраивается на работу впервые — по крайней мере, впервые оформляется официально, — то трудовую книжку ему должны будете завести вы. Если трудовая книжка у него утеряна или сильно повреждена, вам нужно будет завести ему новую.

2. А медицинская книжка у него есть?

Она обязательно нужна, например, для продавцов, работников общепита и тех, кто работает с детьми, оказывает бытовые услуги населению (ст. 69, 213 ТК РФ, ст. 36 Федерального закона «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»).

Поэтому вам нужно предупредить работника о необходимости пройти обязательный медосмотр и оформить медкнижку. Обеспечить необходимые для прохождения медосмотра условия и оплатить его по закону должен работодатель, то есть позаботиться об этом нужно вам (ст. 213 ТК РФ, п. 3 ст. 34 Федерального закона «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»).

3. Не был ли он госслужащим в последние два года?

Если есть возможность посмотреть трудовую книжку, вы и так это увидите. А если нет — лучше спросите. Принимая на работу бывшего госслужащего, нужно сообщить об этом по его последнему месту службы. Но есть категории госслужащих, которым для устройства на следующую работу надо сначала получить согласие соответствующей комиссии (ст. 64.1 ТК РФ). В таком случае вам для оформления сотрудника на работу потребуется этот документ. То же самое касается бывших муниципальных служащих.

Если вы примете на работу экс-госслужащего, нарушив эти правила, есть риск существенного штрафа: с ИП — от 20 000 до 50 000 рублей, с юридического лица — от 100 000 до 500 000 рублей (ст. 19.29 КоАП РФ).

4. Нет ли у сотрудника инвалидности?

Если есть, попросите его принести для оформления на работу справку об инвалидности и индивидуальную программу реабилитации (ИПР). Вам нужно будет установить в трудовом договоре режим работы, основываясь на этой программе. Например, инвалидам I и II группы полагается сокращенная продолжительность рабочего времени с сохранением полной оплаты труда, всем инвалидам нужно предоставлять удлиненный ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 30 календарных дней.

Передайте будущему сотруднику перечень документов, которые он должен принести вам в день выхода на работу (ст. 65 ТК РФ). Вот он:

Требовать другие документы сверх этого списка запрещено законом. Но в ряде случаев работники могут предоставить дополнительные документы. Например, тому, кто хочет при расчете НДФЛ с зарплаты получать налоговые вычеты на детей, нужно принести свидетельства об их рождении.

У вас остается только трудовая книжка, а также медкнижка и справки (когда они обязательны), копия ИПР инвалида, если работник с инвалидностью, копия согласия специальной комиссии (для бывшего госслужащего, когда этот документ обязателен).

Остальное — данные паспорта, СНИЛС, документа об образовании, воинского учета — надо записать в личную карточку (об этом ниже). Но вот хранить у себя ксерокопии этих документов нежелательно. С точки зрения работы с персональными данными это считается «избыточной информацией» — в случае проверки контролирующие органы могут расценить как нарушение.

Оформление трудового договора

По закону трудовой договор не обязательно заключать в первый же день работы нового сотрудника. Главное — сделать это не позднее трех рабочих дней после того, как его фактически допустили к работе (ст. 67 ТК РФ).

Но лучше оформить договор сразу. Это позволит вам:

1. заключить срочный трудовой договор, если для этого есть основания (например, срочный характер работы или у вас статус субъекта малого предпринимательства, с малой численностью работников — подробнее в конце этой статьи);
2. установить испытательный срок.

И о том, и о другом можно договориться только «на берегу» — пока не допустили сотрудника к работе (ч. 3 ст. 58, ч. 2 ст. 70 ТК РФ). Иначе трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок и без испытания.

Ознакомить сотрудника с локальными актами. В частности, с правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда и другими, которые относятся к его работе. По закону это нужно сделать до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Если у вас статус микропредприятия и нет локальных нормативных актов, достаточно трудового договора.

Еще один совет. Работодатели обычно просят нового сотрудника написать в свободной форме заявление о том, что он в последние два года не был госслужащим. Это не обязательная, но полезная практика. Если сотрудник забыл предупредить вас о том, что работал на госслужбе, а трудовую книжку, в которой вы сами могли бы это увидеть, например, потерял, то ваша просьба напомнит ему об этом факте. В любом случае этот документ будет в вашу пользу, если потом окажется, что опыт госслужбы у сотрудника все-таки был, а вы, не зная об этом, не уведомили его бывшего работодателя о приеме экс-госслужащего.

Где взять образец трудового договора. Для микропредиприятий типовая форма трудового договора утверждена постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858 (ред. от 19.04.2021). Эту форму можно взять за основу и более крупным работодателям, адаптировав ее под свои особенности.

Может, достаточно заявления и приказа? Нет, недостаточно. Заявление от работника «прошу принять меня на должность…» — вообще не обязательный документ, хотя на практике его почти всегда используют. В любом случае у вас должен быть подписанный с двух сторон трудовой договор, один экземпляр — у работника, второй — у вас.

Согласие на обработку персональных данных. Этот документ нужен, только если вы собираетесь передавать данные работника третьим лицам (налоговая, ПФР и ФСС не в счет!). Например, если начислять и перечислять ему зарплату будет бухгалтер на аутсорсинге и выплачивать ее вы будете через банк, а также если кадровым учетом у вас занимается подрядчик.

Договор о полной материальной ответственности. Нужен, если ваш сотрудник будет непосредственно работать с деньгами, товарными ценностями, обслуживать другое имущество (ст. 244 ТК РФ). Например, эти договоры заключают с кассирами, продавцами и всеми, кто принимает и перечисляет платежи. Перечень таких должностей и работ утвержден постановлением Министерства труда и социального развития от 31.12.2002 № 85. Там же — типовая форма договора.

Кратко мы представили весь процесс на схеме.

Что еще нужно сделать

Оформить приказ о приеме на работу. И ознакомить с ним работника под подпись в трехдневный срок после фактического начала работы. Приказ обязательно должен быть, даже если у вас микропредприятие.

Возьмите за основу форму № Т-1, утвержденную постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Вообще, практически все кадровые процедуры можно оформить, ориентируясь на образцы из этого постановления.

Провести вводный инструктаж по охране труда. Причем обязательно — до допуска работника к его трудовым обязанностям. И сделать запись в специальном журнале учета вводного инструктажа, который должен быть прошит и пронумерован (ст. 212 ТК РФ). Нет такой записи — значит, инструктажа не было.

Форма журнала регистрации вводного инструктажа установлена в ГОСТ 12.0.004-2015. Его можно купить в магазинах канцтоваров.

Провести инструктаж вы можете сами, но только если у вас есть удостоверение от аккредитованного центра о том, что вы прошли обучение и проверку знаний по охране труда как руководитель. Предприниматели проходят такое обучение в форме повышения квалификации в учреждениях профессионального образования.

Оформить личную карточку работника. Этот документ обязателен для всех, в том числе для микропредприятий. Его бланк тоже можно найти в постановлении Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Карточка Т-2 оформляется только в бумажном виде, туда вносятся сведения о работнике (паспортные данные, данные документа об образовании, адрес и так далее). Работника нужно ознакомить со 2-м разделом карточки под подпись.

Внести запись в трудовую книжку. А если у работника ее не было — завести ему трудовую книжку и внести туда запись о его приеме на работу. Это нужно сделать на шестой день работы (ст. 66 ТК РФ). Исключение — совместители. Их трудовые книжки остаются у работодателя по основному месту работы. Если места для записей в трудовую книжку не осталось, нужно завести вкладыш.

Как вносить записи, написано в инструкции, которая утверждена постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Еще вам нужно завести книгу учета движения трудовых книжек и внести туда записи о трудовой книжке вашего работника. Также запись вносится в 3-й раздел личной карточки Т-2, и с ней надо ознакомить работника под подпись.

Иначе может получиться так, что он уволится, а потом будет утверждать, что его трудовая книжка осталась у вас, и вы ее не вернули ему при увольнении. Вы не сможете доказать обратное, если у вас не будет нужных записей с подписью работника в Т-2 и книге движения трудовых книжек. В таком случае грозит не только административный штраф. Бывший работник может потребовать с вас не полученный заработок за период с момента увольнения до даты передачи ему трудовой книжки (ст. 234 ТК РФ).

Куда сообщить о работнике

На бывшее место работы (только для экс-госслужащих). Это нужно сделать в течение 10 дней после заключения трудового договора с ним. Порядок сообщения утвержден постановлением Правительства от 21.01.2015 № 29.

В военный комиссариат. Касается приема на работу только тех, кто подлежит военному учету. Уведомить нужно в течение двух недель после поступления сотрудника на работу (п. 32 Положения о воинском учете, утвержденного постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719). Штраф за нарушение этой обязанности — от 1000 до 3000 рублей (ст. 21.1 КоАП РФ).

Подать в Пенсионный фонд форму СЗВ-М. Это нужно сделать не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором вы приняли человека на работу, и дальше делать ежемесячно (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Зарегистрироваться в ФСС (только для ИП). Вам нужно встать на учет в ФСС в течение 30 дней после заключения трудового договора с первым принимаемым работником (п. 8 порядка, утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты от 29.04.16 № 202н). Если у вас юридическое лицо, то такой обязанности нет.

Страховые взносы за работника (как пенсионные, так и по обязательному соцстрахованию) вы будете платить в налоговую инспекцию, как и НДФЛ с зарплаты работника, туда же — сдавать специальную отчетность.

На первый взгляд кажется, что очень много действий, но это только с непривычки. Со следующим работником будет проще!

Вернуться в начало

Читайте также

• Уведомления в мессенджер

HeadHunter

Новости и статьи

Сервисы для соискателей

Молодым специалистам

• Уведомления в мессенджер

Сегодня на сайте 998709 вакансии , 61239471 резюме , 1795091 компания и за неделю 3266953 приглашений

Какие документы требовать для заключения трудового договора

Документы, необходимые для заключения трудового договора:

1. Паспорт.
2. ЭТК или бумажная книжка.
3. Документация воинского учета.
4. Диплом или иные бумаги об образовании.
5. Справки об отсутствии (наличии) судимости и административных наказаний за употребление наркотических и психотропных веществ.

Документы из ТК РФ

В статье 65 ТК РФ указаны обязательные документы при заключении трудового договора с принимаемым работником:

• паспорт или иное удостоверение личности;
• трудовая книжка или сведения о профессиональной деятельности (ст. 66.1 ТК РФ);
• СНИЛС или уведомление о регистрации в системе индивидуального персонифицированного учета (АДИ-РЕГ);
• военный билет или приписное — для военнообязанных граждан;
• документы об образовании или о квалификации, наличии специальных знаний при приеме на работу, требующую таких знаний и квалификаций;
• справка о наличии или отсутствии судимости;
• справка о наличии или отсутствии административных правонарушений и наказаний за употребление наркотиков — необходима при приеме на работу, к которой не допускаются лица с таким наказанием.

В 2020 году действует особый порядок, касающийся электронных трудовых книжек (ЭТК). С 1 января начался переход на ЭТК. Все работающие граждане пишут в адрес работодателя заявление о переходе на электронные трудовые книжки до 31 декабря 2020 года (ч. 2 ст. 2 439-ФЗ от 16.12.2019). Если сотрудник не написал такое заявление до 31.12.2020, ему продолжают вести бумажную трудовую книжку.

При трудоустройстве в 2020 году принятый работник тоже пишет такое заявление, если планирует перейти на ЭТК. Если же в 2020 г. у сотрудника отсутствовала возможность подать такое заявление, то при трудоустройстве в 2022 г. он вправе письменно уведомить руководителя о желании перейти на ЭТК в любой момент (ч. 6 ст. 2 439-ФЗ).

Дополнительные документы

Работодателям запрещено требовать документы, не предусмотренные ТК РФ, федеральными законами и подзаконными нормативами (ст. 65 ТК РФ). Но иногда организация вправе запросить дополнительные бумаги. От специфики будущей работы зависит, какие документы нужны для заключения трудового договора в дополнение к обязательным. Это могут быть:

• ИНН — по запросу бухгалтерии (для государственных и муниципальных служащих ИНН при поступлении на службу — обязательный документ);
• 2-НДФЛ или справка о доходах, выданная предыдущим работодателем, — для начисления больничных и отпускных с учетом заработка прошлых лет (или рассчитают по минимуму);
• свидетельство о браке — для подтверждения смены фамилии;
• свидетельство о рождении детей — для стандартного налогового вычета, для оформления полисов добровольного медицинского страхования;
• фотографии — для оформления личной карточки, пропусков;
• водительские права — для выполнения работ, связанных с перевозками.

У трудоустраивающихся беженцев работодатель вправе запросить удостоверение беженца и свидетельство о предоставлении временного убежища в РФ. У трудовых мигрантов при заключении договора требуют разрешение на работу или патент.

Для некоторых профессий обязательна справка 086-У о прохождении медосмотра и личная медицинская книжка. Ее необходимо предоставить работодателю при заключении трудового договора. После трудоустройства ЛМК хранится на предприятии. Вот кому она потребуется:

• сотрудникам младше 18 лет (ст. 69 ТК РФ);
• служащим, занятым на вредных и опасных производствах, с тяжелыми условиями труда (приказ Минсоцразвития №302н от 12.04.2011);
• сотрудникам организаций пищепрома, общепита, торговли, детских учреждений, лечебно-профилактических организаций, водопроводных сооружений (ст. 213 ТК РФ).

Документы при первичном трудоустройстве

При приеме на работу в первый раз потребуется практически весь перечень обязательных бумаг по ст. 65 ТК РФ. Но есть исключение: при заключении трудового договора впервые работодателем оформляются ЭТК или бумажная книжка (по выбору сотрудника) и СНИЛС.

Документы для оформления трудового договора с совместителями

Совместители не представляют трудовую книжку. Она остается на основном месте работы.

Вот какие документы необходимы для заключения трудового договора совместителям (ст. 283 ТК РФ):

• обязательные по ст. 65 ТК РФ;
• об образовании и квалификации (или их заверенная копия);
• справка о характере и условиях труда у основного работодателя, если принимают на должность с вредными или опасными условиями.

Документы по специфике работы

У людей, претендующих на определенные должности, работодатели требуют особые бумаги. Дополнительно при заключении трудового договора предъявляется по запросу руководства:

1. Для несовершеннолетних: согласие одного из родителей или письменное разрешение органов опеки, справка по месту обучения об учебном режиме, медицинская справка 086-У и медкнижка, направление для трудоустройства или участия в общественных оплачиваемых работах из центра занятости.
2. Для иностранцев: паспорт и бумаги об образовании с официальным переводом на русский язык, документы, удостоверяющие право на проживание в РФ (вид на жительство, разрешение на временное проживание, отметка в паспорте), разрешение на работу, полис ДМС. Исключение действует для граждан Армении, Белоруссии, Казахстана, Киргизии — им не требуется разрешение на работу. Белорусы не оформляют и полис ДМС (письмо Минтруда №16-4/В-823).
3. Для госслужащих: специальная анкета, заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу, автобиография в произвольной форме, документы о прохождении конкурса на вакантную должность, цветные фото в костюме с галстуком, медицинское заключение об отсутствии заболеваний, препятствующих госслужбе (форма №001-ГС/у), справка о доходах, расходах и имуществе по форме, утвержденной указом президента №460 от 23.06.2014.

Для педагогических работников существуют ограничения по допуску к работе. Нельзя заключать договор и нанимать педагогов, утративших право на педагогическую деятельность по решению суда, признанных недееспособными, с судимостью по статьям 16–18, 20, 24, 25, 29 УК РФ, больных наркоманией и хроническими заразными инфекциями и лиц с тяжелыми психическими расстройствами. Все это подтверждается справками.

Необоснованные требования

Все обязательные документы, предъявляемые при заключении трудового договора, определены ТК РФ. Требование представить ИНН, свидетельство о браке и рождении детей, справку о заработке являются необоснованными. Но работники вправе представить их по запросу руководства или по собственной инициативе при подписании договора.

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.