Восстановление утраченных документов: куда обращаться и как действовать
Какие варианты восстановления утраченных документов существуют, какие из них более надежны и чем опасны другие? Объясним риски заверения копии, изготовленной не с оригинала, а с сохранившегося скана или ксерокопии. Покажем примеры оформления отметки о заверении копии с копии для различных ситуаций. В этом номере объясним, какие документы нужно срочно запросить в налоговой, как восстановить протоколы и решения органов управления компанией, регистрационные документы (спецификой восстановления других групп документов займемся в следующем месяце). Здесь опубликованы образцы запроса в налоговую, приказа о выявлении состава утраченных документов и их восстановлении с назначением ответственных лиц, акта, который оправдает появление в деле копии взамен утраченного оригинала.
В опросом, кто же ты без бумажки, люди задаются достаточно давно. Окружающий нас мир, государство и отношения между различными лицами строятся на твердом, когда-то полностью бумажном, а теперь все чаще электронном фундаменте документооборота. Любое действие, совершенное компанией, оставляет за собой след из документов. Само существование организации обусловлено наличием документов. Поэтому вне зависимости от обстоятельств утраты организация обязана приложить все возможные усилия для их восстановления. Компания, утратив документы даже по независящим от нее обстоятельствам, может оказаться в сложном положении, чреватом серьезными финансовыми потерями.
С точки зрения порядка восстановления 1 документацию компании можно условно разделить на несколько блоков:
- корпоративные (включая учредительные) и регистрационные документы – по своей сути это основные статусные документы, определяющие организацию как правовой субъект;
- документы, связанные с производственной деятельностью организации, – здесь и документы первичного бухгалтерского и налогового учета, отчетности, и договоры, и документы, подтверждающие владение имуществом, и карты производственных процессов, и документация на особо опасные объекты, и еще многое другое;
- документы по личному составу.
Стоит отметить, что такое деление на самом деле достаточно условно. Целый пласт документов одновременно является первичными бухгалтерскими и оформляют трудовые отношения или производственную деятельность организации.
Что утрачено и надо ли восстанавливать?
Как организовать работу по определению объема утраченных документов, определяет администрация компании. Она может создать единую комиссию, отдельные комиссии по направлениям деятельности либо обойтись вообще без них. В принципе, достаточно и служебных записок / отчетов руководителей ответственных подразделений, которые каждый в своей зоне ответственности подготовят перечень утраченной документации.
Как оформить утрату, порчу документов (часть 1)
В какой ситуации нужно оформить акт об утрате документов, а когда – акт о неисправимых повреждениях архивных документов? Образцы заполнения утвержденных форм этих актов мы показали для различных случаев: когда утрачены бумажные или электронные документы, когда научно-справочный аппарат архива цел или тоже пострадал (от этого зависит, сможем ли мы ссылаться в акте на номера описей, по которым документы поступали в архив, а также на их индивидуальные номера как единиц хранения в составе этих описей). Упомянутые формы актов «родом» из архивных правил и утверждены для применения в этой сфере. Как их правильнее использовать и заполнять, если надо зафиксировать утрату либо повреждение документов, хранившихся в подразделении до передачи в архив? В конце приведен пример протокола экспертной комиссии, которым происходит согласование акта.
В организации произошла утрата документов. Чем это может грозить? Прежде всего, это зависит от того, какие документы утрачены. Если финансовые, бухгалтерские, налоговые документы, сроки хранения которых не истекли, то возможны штрафы. Потеря учредительных и правоустанавливающих документов может повлечь неприятные хлопоты по их восстановлению. Утрата действующих договоров при наличии недобросовестных контрагентов может привести к изменениям оставшегося подлинного экземпляра договора, и в дальнейшем – к значительным финансовым потерям. Не стоит забывать и о научно-технической документации. Ее разработка стоит дорого. А если еще учесть утрату секрета производства («ноу-хау») и внезапное появление его у ваших конкурентов, то становится грустно. Но даже если секрет производства не попал к конкурентам, а просто случилась авария на предприятии, обрушение конструкций и т.п., а ваша организация является разработчиком проектной документации, то без наличия подлинных документов невозможно будет доказать, что вы не виновник происшествия.
Наиболее частыми причинами утраты документов становятся:
- чрезвычайные обстоятельства: пожар, прорыв труб (залив документов), кража (взлом);
- неудовлетворительная система хранения и учета документов;
- невозврат документов из временного пользования;
- утрата документов по причине халатности.
При этом происходит либо неисправимое повреждение документов, либо документы невозможно обнаружить, найти, т.к. они утрачены. В любом случае документы надо списывать и снимать с учета. Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила), предусмотрены как раз 2 формы актов для таких случаев, их заполнением и займемся:
- акт о неисправимых повреждениях архивных документов и
- акт об утрате документов.
Причины утраты документов
Чрезвычайные обстоятельства
Пожар или залив документов наносят самый серьезный урон, эти факторы способны уничтожить целый архив. Правилами определена необходимость обеспечения нормативных условий хранения документов: оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией; соблюдение противопожарного режима; соблюдение охранного режима; создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий. Соблюдение данных требований позволит в значительной мере обезопасить документы и обеспечить их сохранность.
Кража документов. Чтобы максимально обезопасить свой архив от кражи, также следует соблюдать определенные требования 1 : помимо охранной сигнализации, документы, имеющие грифы ограничения доступа, следует хранить в металлических шкафах или сейфах отдельно от другой документации. Ключи от этих сейфов (так же как и ключи от хранилищ) лучше всего сдавать в опечатанном пенале на пост охраны под расписку. Установленная система видеонаблюдения поможет предотвратить кражу или даст возможность найти похищенные документы. Существуют также следующие меры предосторожности:
- в архивохранилище не должны находиться посторонние. Важно не дать возможность сторонним людям быстро сориентироваться и обнаружить необходимые документы;
- научно-справочный аппарат архива (описи, учетные журналы и т.п.) лучше всего хранить в рабочей комнате, а не в архивохранилище, что также усложнит похитителям обнаружение необходимых им документов;
- рабочая комната должна запираться, а ключ – сдаваться на пост охраны.
Неудовлетворительная система хранения документов
К ней можно отнести, в частности, отсутствие архива в организации (централизованного хранения и учета документов) или отсутствие лица, ответственного за архив.
Федеральный закон об архивном деле наделяет правом организации, не являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, создавать архивы:
Статья 13 «Создание архивов» Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
1. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.
2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.
Такие организации зачастую пренебрегают этим правом (ведь закон не обязывает их иметь в своей структуре архивы), т.к. содержание архива требует дополнительных финансовых затрат.
Но даже если в организации создан и функционирует архив, важно, чтобы там работал специалист с профильным образованием, а также соблюдались все основные нормы, зафиксированные в правилах хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Правила требуют наличие стеллажей в архивохранилищах, что может обезопасить документы от возможного залива. На полу документы располагаться не должны, нельзя сваливать их в кучу.
Правила требуют помещения документов в твердую обложку или папку с клапанами, более того, размещения документов в архивных коробках. Обложки дел или папки, коробки могут спасти документы от огня или залива, пагубного воздействия световых лучей (выцветания текста), запыления документов (что приводит к развитию микроорганизмов, повреждающих бумагу, текст, образованию плесени).
Кроме того, важно соблюдать температурно-влажностный режим хранения. Очень сухой воздух в хранилище приводит к изменению структуры бумаги, она становится ломкой, при длительном хранении рассыпается, восстановить документ уже не представляется возможным. Влажный и прохладный воздух приводит к образованию плесени. Плесень можно «лечить», но это недешево, а следы плесени на бумаге вывести почти невозможно.
Должна ли организация-сдатчик, т.е. источник комплектования, сдавать документы постоянного срока хра.
Должна ли организация (источник комплектования) сдавать документы постоянного срока хранения в государственный архив в коробах? Ответ на этот вопрос читателя см. в журнале № 6′ 2018
